Els canvis en la normativa europea i estatal, així com la voluntat de transformar digitalment la UPF, han portat els responsables del projecte d’administració electrònica (AE) a revisar la implementació que s’estava fent.

En aquest sentit, el procés de revisió, endegat durant el curs 2016-2017, ha culminat amb la realització d'una auditoria el primer trimestre del curs 2017-2018. Amb els resultats s'han fet els treballs preparatoris per canviar eines i metodologies. Així, s'ha executat la primera fase del canvi d'eines amb la publicació del plec del concurs per contractar noves eines d'AE durant el tercer trimestre del curs.

Aquest plec preveia les característiques següents, vinculades a l’eina i al desplegament del projecte:

  • Plataforma al núvol
  • Substitució i migració de la gestió de documents i de l’eina de registre
  • Substitució i migració de les eines de gestió de l’arxiu físic
  • Integració amb serveis externs (Administració Oberta de Catalunya, Administración General del Estado, Consorci de Serveis Universitaris de Cataluya, etc.)
  • Integració amb altres aplicacions de la UPF (Hominis, Sigma, etc.)
  • Simplificació de procediments administratius
  • Gestió del canvi i acompanyament d’usuaris

El desembre del 2018 es van adjudicar les noves eines d’AE, i des del gener del 2019 es treballa en el desplegament de la nova Plataforma d’Administració Electrònica (PAE), en funcionament des del 15 de maig del 2019. Els mòduls que inclou aquesta plataforma són els següents:

  • Registre
  • Gestió d’expedients (tramitació)
  • Signatura electrònica
  • Portasignatures
  • Còpia autèntica i estació de digitalització
  • Gestor documental
  • Repositori de CSV
  • Gestor d’evidències
  • Notificació electrònica

A banda del desplegament de la nova plataforma, durant el curs s’ha implementat la signatura amb Valid a tots els tràmits de la seu electrònica. Això comporta que la Universitat accepta la signatura electrònica de la documentació amb diferents mètodes, segons el nivell de seguretat del tràmit, i més enllà del certificat electrònic. Tot plegat suposa millorar la tramitació, que supera les dificultats que presentaven els certificats.

Simultàniament, es continua treballant en la millora dels tràmits d'administració electrònica que ja estaven desenvolupats i en producció, i s'avança en nous projectes, que s'implementaran el proper curs.