El procés de revisió de la implementació de l'administració electrònica, endegat durant el curs 2016-2017, va culminar amb la realització d'una auditoria el primer trimestre del curs 2017-2018. Amb els resultats de l'auditoria es van fer els treballs preparatoris per canviar eines i metodologies. Així, s'executa la primera fase del canvi d'eines amb la publicació del plec del concurs per contractar noves eines d'AE durant el tercer trimestre del curs.

Simultàniament, es continua treballant en la millora dels tràmits d'administració electrònica que ja estaven desenvolupats i en producció, i s'avança en nous projectes que s'implementaran en el proper curs.

Tràmits d'administració electrònica

Certificat acadèmic personal

Durant aquest curs s'ha migrat tecnològicament aquest tràmit i s'ha millorat amb la generació de certificats de dobles titulacions.

Certificat de càrrec acadèmic

Es posa en producció la generació automàtica del certificat de càrrec acadèmic, que documenta quins són els càrrecs que ha ocupat l’acadèmic i les dates en les quals ha exercit aquesta responsabilitat.

Certificat supletori de títol

Juntament amb el Servei de Gestió Acadèmica es desenvolupa l'anàlisi funcional i tècnica per generar el certificat supletori de títol amb les eines d'administració electrònica i millorar el tràmit ja existent, amb l'objectiu de generar un document electrònic vàlid.

Presentació de candidatures d'estudiants al Claustre

Es convoquen noves eleccions de representants d'estudiants al Claustre i s'implementa el tràmit en paper o en format electrònic.

Digitalització, signatura i còpies autèntiques

Fent ús de funcionalitats que ja existien en el tramitador, i dintre del tràmit de "Contractes de PDI" es possibilita que el Servei de Recerca generi còpies autèntiques dels contractes de PDI per a la seva justificació davant de tercers. També se substitueix l'eina de signatura electrònica i còpia autèntica (digitalització) que fa servir Servei de PDI i les unitats de gestió acadèmica en el suport administratiu al tràmit de contractació de PDI.

Factures electròniques

Es fan feines preparatòries per generar factures electròniques des de la UPF i servir-les a tercers.

Identificació electrònica per a la comunitat UPF

Fins aquest curs, tots els membres de la comunitat UPF rebien un certificat electrònic T-CAT amb el carnet UPF. Amb el desenvolupament de l'administració electrònica, i l'orientació cap a altres mètodes d'identificació i signatura que superin les dificultats dels certificats, s'ha reflexionat sobre la conveniència de continuar amb la distribució del T-CAT universal a la UPF. En aquest sentit, s'ha optat per impulsar la implantació de nous mètodes d'identificació i signatura (a través de VÀLid) als tràmits UPF, i per la generació de certificats idCAT sota demanda, i T-CAT per a càrrecs de la Universitat o treballadors que el necessitin en l'exercici de les seves funcions.

Integració d'EACAT amb el Registre de la UPF a través del MUX

Les administracions catalanes es relacionen a través del portal EACAT, on tenen disponibles les eines de l'AOC i poden presentar documentació i fer tràmits en altres administracions catalanes i també espanyoles (a través de SIR). Per poder tramitar correctament era necessari integrar els tràmits del portal EACAT amb el Registre de la UPF a través d'una peça intermitja anomenada MUX, que s'ha implantat en aquest curs amb l'ajuda del Registre General. Així, els tràmits fets es registren automàticament al Registre de la UPF, d'entrada i de sortida.

Interoperabilitat i Via Oberta

El compliment de la Llei 39/2015 implica que la Universitat ja no pot demanar documentació als interessats que estigui en possessió de l'administració pública, en els seus tràmits. Per aquesta raó, durant aquest curs hem fet els treballs preparatoris d'anàlisi i desenvolupament de processos per poder accedir a les dades de tercers a través de Via Oberta i incorporar-les als nostres expedients.

Preparació per desplegar les oficines d'atenció en matèria de registre

La Llei 39/2015 de procediment administratiu requereix que a l'octubre del 2018 estiguin donant servei les oficines d'atenció en matèria de registre. Aquestes oficines necessiten tenir una sèrie d'eines d'administració electrònica, que s'han estat desenvolupant durant aquest curs, amb la col·laboració de la Secretaria General, el Registre General i l'Arxiu de la UPF:

—Presentació d'instància general electrònica

—Notificació electrònica

—Generació de còpia autèntica (amb signatura de funcionari i també amb segell d'òrgan)

Signatura amb VÀLid

La Universitat accepta la signatura electrònica de la documentació amb diferents mètodes, segons el nivell de seguretat del tràmit, i més enllà del certificat electrònic. En aquesta línia, durant aquest curs s'ha treballat en la implementació de la signatura electrònica amb VÀLid. Això suposa una millora en la tramitació, que supera les dificultats que presentaven els certificats.