Gestió documental i Arxiu
Durant el curs acadèmic 2022-2023 s'ha continuat treballant, en el marc del projecte d'administració electrònica, en la definició i el desplegament de les polítiques de gestió documental i que han de donar continuïtat a les de l'anterior gestor.
En relació amb les polítiques d'accés i disposició en el gestor documental, una de les tasques prioritàries d’aquest curs ha estat la revisió i actualització del Quadre de Classificació de la Universitat. L’Arxiu va obtenir una subvenció del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya en el programa de subvencions per dissenyar i implementar un sistema de gestió de documents en arxius d'entitats locals i universitats públiques (CLT056).
S'ha continuat col·laborant en el desplegament de nous tràmits i serveis d'administració electrònica així com en els projectes d’interoperabilitat de sistemes de gestió d’informació en curs aportant els criteris i les pautes tècniques requerides.
En aquesta línia, l’Arxiu ha participat en el projecte d’implantació de l'expedient digital i digitalització de documentació física del Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC), en el marc del fons REACT-UE. Atesa la participació de la Universitat en altres àmbits d’aquest projecte, s’ha decidit digitalitzar els expedients en suport paper de l’Oficina de Postgrau i Doctorat.
S’ha finalitzat la consultoria en gestió documental i arxiu duta a terme per encàrrec de la Secretaria General per una empresa externa des de mitjans del curs 2021-2022.
S’ha participat en el grup de treball liderat per la Vicegerència de l'Àrea de Projectes Transversals i de Comunitat Universitària per revisar l'actual normativa de procediment per eliminar exàmens i documents base de la qualificació (2018). S’ha redissenyat el procediment de treball actual i queda pendent la redacció d'una nova normativa que reculli els canvis.
A finals del primer trimestre del curs es va detectar i confirmar la presència d’una infecció de microorganismes en els espais del dipòsit. Amb caràcter d’urgència s’ha treballat amb el Servei d’Infraestructures i Patrimoni així com de l’Oficina de Prevenció de Riscos Laborals i de Promoció de la Salut (OPRLiPS) per garantir les condicions òptimes de treball de l’equip integrant de l’Arxiu. De la mateixa manera, s’han pres mesures per adaptar els serveis a les limitacions imposades per aquesta situació excepcional.
Comissió d'Arxius
Aquest curs s'ha reprès el funcionament de la Comissió d'Arxius, que s'ha reunit en dues ocasions, una de manera ordinària el mes de novembre i una de manera extraordinària el mes de febrer. La composició dels membres de la Comissió havia estat modificada prèviament, segons l'acord de Consell de Govern de 13 de juliol del 2022, amb l'objectiu d'actualitzar i de racionalitzar la seva estructura.
Serveis i consultes
S'han rebut un total 125 consultes del fons custodiat per l’Arxiu: 121 han estat internes de 16 serveis/unitats peticionàries diferents i 4 han estat d'usuaris externs. En total, s'ha donat accés parcial o total a 563 expedients tant de documentació administrativa com del fons audiovisual i gràfic de la Universitat.
Durant aquest curs s'ha rebut documentació per eliminar de 24 serveis/unitats peticionàries diferents. El volum de documentació eliminada de manera certificada i d'acord amb els criteris de l'Arxiu ha estat de 154,42 metres lineals. S'han atès i s'han gestionat eliminacions extraordinàries en espais de diferents campus, ateses les necessitats requerides.
Tot i les circumstàncies actuals del dipòsit de l'Arxiu, s’han atès i s'han gestionat 12 transferències de 9 serveis/unitats peticionàries diferents per atendre de manera excepcional necessitats d’espai urgent.
Formació
Durant aquest curs acadèmic s'ha reprès la participació en el Pla de Formació de la Universitat amb la impartició del curs De Documentum a la PAE. Els objectius del curs han estat, d'una banda, revisar conceptes arxivístic i introduir els relatius als documents electrònics i, de l'altra, contextualitzar les funcions actuals del gestor documental actualment en procés d'implementació.
Se n'han dut a terme 3 sessions amb un total de 31 participants.