Comunicació escrita de caràcter oficial integrada en la tramitació d'un procediment administratiu i que tracta d'un sol tema. Segons el destinatari els oficis poden ser de dos tipus:

- Ofici intern: adreçat a un altre òrgan administratiu o a un funcionari o funcionària.

- Ofici extern: adreçat a una persona física o jurídica que no pertanyi a l'Administració (empresa, etc.).

Un tipus especial d'ofici és la notificació, que és regulada per una normativa específica.

Format: DIN A4 (210 x 297 mm) o bé DIN A5 (210 x 148 mm).

 Veure document i apartats 

 

Criteris generals de redacció


L'ofici segueix una estructura generalment constant i s'ajusta als trets de funcionalitat i de formalitat que caracteritzen les comunicacions oficials. Els aspectes més destacables pel que fa a la seva redacció són els següents:

  • Document monotemàtic: tracta d'un sol tema. 
  • To clarament impersonal i formal, a causa del seu valor de comunicació oficial feta per un càrrec, sobretot en els de caràcter intern. 
  • Estructuració lògica del contingut de l'ofici, per mitjà de paràgrafs breus i separats: introducció de l'assumpte, exposició de fets, arguments o consideracions i conclusió a partir d'una síntesi, una petició, etc. 
  • Claredat, precisió i concisió en l'expressió de les idees. La redacció és especialment concisa en els de caràcter intern. 
  • El tractament personal:

- Emissor:
Primera persona del singular (jo): comunico, demano, etc.
Primera persona del plural (nosaltres): comuniquem, demanem, etc. Té un cert valor de modèstia i representa la globalitat de la institució o de la unitat des d'on s'escriu.

- Destinatari:
Segona persona del plural (vós): rebreu, vau comunicar, etc.
Tercera persona del singular (vostè): rebrà, va comunicar, etc.

 

Fraseologia útil

Fórmules d'introducció:

  • D'acord amb el que disposa l'article... del Reial Decret ..., li comunico que... 
  • En relació amb..., us comunico que... 
  • Per tal de/que..., us demano que... 
  • Li trameto, annex/a, l'informe/la documentació... 
  • Em plau comunicar-vos/fer-vos arribar/adjuntar-vos... 
  • D'acord amb..., li faig arribar... 

Fórmules de conclusió:

  • Per això, li demanem/sol·licitem... 
  • Si desitgeu més informació... 
  • Quedem a la seva disposició per a tot el que necessiti. 
  • La qual cosa us comunico perquè...