Esquema general dels documents administratius

Els documents administratius es poden agrupar en els cinc grans blocs següents: correspondència administrativa, convocatòries, sol·licituds, documents de règim intern i comunicacions breus.

1. Correspondència administrativa
S'inclouen en aquest grup els documents administratius que compleixen una funció de comunicació escrita entre persones, tant si es tracta de documents estrictament oficials o que incorporen actes jurídics (l'ofici, per tant, la notificació, com a tipus particular d'ofici) com si es tracta de documents de tipus més personal o de caràcter no jurídic (la carta i la circular, entesa, aquesta darrera, com a carta no personalitzada, i no pas com a disposició administrativa).

2. Convocatòries
S'hi inclouen els documents administratius que tenen com a funció demanar la presència d'una persona en un lloc i en una data. N'hi ha tres tipus bàsics:

- La convocatòria de reunió: convocatòria d’òrgans col·legiats per dur a terme una sessió. 
- La citació: convocatòria oficial per la qual es demana la compareixença d’algú en oficines públiques. 
- La invitació: convocatòria a un acte com ara un col·loqui, un homenatge, una cerimònia, etc.

3. Sol·licituds
Inclouen els documents administratius per mitjà dels quals els particulars poden demanar per escrit alguna cosa sobre una matèria reglada (la sol·licitud o instància) i no reglada (la petició) a l’organisme o al càrrec competent.

4. Règim intern
Dins dels documents anomenats de règim intern s’inclouen els documents la característica comuna dels quals és que desenvolupen una funció de comunicació interna dins la Universitat. Aquests documents són els següents:

- L’acta de reunió: per deixar constància del funcionament de les reunions i dels acords que s’hi prenen. 
- La nota interior: per comunicar fets o informacions de caràcter no oficial d’una unitat o una persona a una altra. 
- La diligència: per acreditar de manera interna l’execució d’un tràmit administratiu. 
- L’informe: per informar de la situació d’un afer o dels elements necessaris perquè es resolgui. 
- La resolució: per decidir sobre un afer o procediment administratiu. 

5. Comunicacions breus
En aquest darrer grup s’inclouen els documents la característica comuna dels quals és que transmeten informacions succintes i puntuals:

- L’avís: per informar d’un contratemps o d’un fet concret les persones interessades; es penja en un tauler d’anuncis, com si es tractés d’un rètol. 
- El certificat: per reconèixer oficialment i per escrit un fet. 
- El fax: per trametre una informació escrita urgent per via telefònica. 
- El saluda: per comunicar un agraïment, una felicitació, etc., a algú amb formalitat i cortesia especials.