1. Identificació del document

Les dades d'identificació del document s'han de fer constar en el marge superior dret. Són les següents:

• Ref. («referència»): codi de classificació del document per a l'òrgan emissor.
• Assumpte: descripció breu de l'asumpte a què es refereix l'ofici.

2. Destinatari

Les dades del destinatari es posen en el marge superior esquerre o bé al final del full. En aquest darrer cas cal escriure-les en majúscules:

• Ofici intern: només cal fer-hi constar el càrrec de l'òrgan administratiu —que no ha d'anar precedit del tractament protocol·lari que pugui tenir—, no la persona que l'ocupa, o bé l'organisme.
• Ofici extern: com que s'adreça a un particular, cal fer-hi constar el nom i cognoms i l'adreça.

3. Salutació

• Ofici intern: no en porta.
• Ofici extern: Senyor, o bé Senyora,

4. Cos

Si la comunicació és breu, el cos pot constar d'un sol paràgraf. Però si és llarga i complexa, cal fer servir més d'un paràgraf i ordenar la informació de manera lògica:

• Introducció: presentació del motiu de l'ofici.
• Desenvolupament: explicació dels fets, arguments, etc.
• Conclusió: petició, síntesi dels fets, etc.

5. Comiat

• Ofici intern: no en porta.
• Ofici extern: un comiat formal, com ara Atentament

6. Signatura

Hi han de constar els elements següents i en l'ordre següent:

• Càrrec o unitat
• Signatura
• Nom i cognoms

7. Datació

Cal fer-hi constar:

• Lloc
• Data: el dia (en xifres), el mes (en lletres) i l'any (en xifres i de manera completa).

8. Informacions ocasionals

• Postdata (PD): per mitjà de la sigla PD s'introdueixen al final del document anotacions especials (referències a documents, informacions complementàries, etc.).