Gènere del destinatari

Aquest punt fa referència a l'adequació de la llengua al gènere del destinatari en documents que van adreçats a persones de diferent sexe (per exemple, les circulars) o bé quan no es coneix el destinatari (quan no se sap si és home o dona). Tenint en compte dues de les característiques que ha de tenir el llenguatge administratiu català —la democratització i la precisió—, a continuació hi ha algunes indicacions que ajudaran a evitar la discriminació per raó de sexe en els documents administratius:

- Utilitzar la forma femenina dels càrrecs o professions si els exerceixen dones. Per exemple:

- En els documents adreçats a persones de diferent sexe o bé desconegudes (per exemple, els impresos), utilitzar, sempre que sigui possible, formes vàlides per als dos sexes, com ara les següents:

- Recórrer al masculí plural com a forma més genèrica que el masculí singular. Per exemple:

- Utilitzar el tractament de vós pot facilitar la redacció de determinats documents i evitar el tracte discriminatori o les solucions poc còmodes. Per exemple:

Indicacions de lloc: via pública, localitat, comarca

A l'hora d'escriure indicacions de lloc en un text, cal tenir en compte que de vegades els criteris són diferents segons que es tracti d'escriure-les enmig d'un text (dins d'una frase) o bé en una adreça (dins l'apartat de les dades del destinatari o en un sobre).

Per començar, en una adreça completa la disposició dels elements que la componen ha de ser la següent (per a cada document, vegeu el model corresponent):

- Nom i cognoms 
- Càrrec 
- Via pública, número, pis i porta 
- Codi postal i localitat 
- Comarca, si cal 

A continuació s'exposen alguns criteris per escriure els elements que formen part de les indicacions de lloc (via pública, localitat i comarca) enmig del text o en una adreça.

Via pública

Enmig del text:
- Cal escriure els noms dels tipus de via pública sencers, sense abreujar. 
Per exemple:

- En general, la lletra inicial d'aquests termes s'escriu amb minúscula, excepte quan la designació genèrica és usada com a nom absolut de lloc. Així, cal escriure la rambla de Catalunya, però la Rambla. 

- Cal respectar la denominació oficial i escriure la preposició de que va entre el nom del tipus de via pública i el nom propi d'aquesta. Per exemple:

- Cal assenyalar, finalment, que s'ha d'escriure una coma entre el nom de la via pública i el número, i entre el número i el pis. Entre el pis i la porta cal deixar un espai. Per exemple:

passeig de Gràcia, 16, 3r. 2a.

En les adreces:
- Per raó d'economia, és més recomanable escriure el nom del tipus de via pública abreujat:

- Com que en les adreces l'abreviatura es troba a inici de ratlla, cal escriure-la amb majúscula inicial. Per exemple:

- En el cas de carrer, que és el terme més genèric, es pot ometre aquesta referència —sempre que no hi hagi cap possibilitat d'ambigüitat o confusió— i escriure, per exemple: Balmes, 132. 

- La preposició de que va davant del nom propi de la via pública s'acostuma a suprimir en les adreces per raó d'economia. Per exemple: 

Pg. Circumval·lació, 8

Localitat

Enmig del text:
- L'article determinat d'aquelles localitats catalanes que en duen (el Vendrell, el Masnou, el Pont de Suert...) s'ha d'escriure amb minúscula inicial —sempre, és clar, que no aparegui en posició inicial de text o després d'un punt—. Per exemple:

- De la mateixa manera, l'article personal de respecte, en aquells municipis que en duen, s'escriu amb minúscula inicial:

- Cal tenir en compte, igualment, que quan l'article determinat va precedit de les preposicions a, de o per forma les contraccions corresponents. Per exemple:

En les adreces:
- El nom de la localitat ha d'anar precedit en tots els casos del codi postal corresponent. 

- L'article determinat d'aquelles localitats catalanes que en duen (el Vendrell, el Masnou, el Pont de Suert...) s'ha d'escriure amb majúscula inicial. Per exemple:

Comarca

La divisió territorial pròpia i tradicional dels territoris de parla catalana és la divisió per comarques. Per tant, cal utilitzar la comarca com a punt de referència de les localitats situades en un territori de llengua catalana i limitar l'ús de les províncies a la resta de l'Estat espanyol.

Enmig del text:
- Cal escriure l'article davant els noms que designen les comarques, llevat d'Osona. Tanmateix, en el cas de l'Anoia, el Garraf i la Terra Alta, l'ús de l'article és recomanable, però no obligatori. Per exemple:

En les adreces:
- Després del codi postal i de la localitat és molt recomanable indicar la comarca, especialment quan es tracti de poblacions petites o no gaire conegudes, i no tant quan es tracti de grans ciutats, sempre, és clar, en el marc dels territoris de parla catalana (vegeu l'apèndix 2 per a la llista de municipis i comarques dels Països Catalans). 
Per exemple:

- Cal tenir en compte, d'acord amb l'exemple anterior, que les comarques s'han d'escriure sense article quan formen part d'una adreça.

Signatura

Els elements que formen part de la signatura com a apartat i l'ordre en què han d'aparèixer depenen dels criteris següents:

- En les comunicacions oficials fetes per càrrecs (ofici, citació, informe...), la signatura consta dels elements següents i en l'ordre que s'especifica:

La cap de l'Arxiu General
(signatura)
Maria Camps i Borrell

- En les comunicacions personals (carta, nota interior, etc.), la signatura consta dels elements següents i en l'ordre que s'especifica:

(signatura)
Maria Camps i Borrell
Cap de l'Arxiu General

Tant en un cas com en l'altre, si algun dels elements ja s'ha esmentat en apartats anteriors, no cal repetir-lo en l'apartat de la signatura. Això passa en els documents següents:

- Acta de reunió: càrrec (introduït amb l'article determinat corresponent) i signatura. 
- Certificat, fax, petició i sol·licitud: només es posa la signatura pròpiament dita. 

El càrrec s'escriu amb majúscula inicial si es troba a començament de línia. Si no, s'escriu tot en minúscules perquè és un nom comú. Per exemple:

Datació

La datació s'escriu sempre separada del text i segueix l'ordre següent:

  Els aspectes que cal tenir en compte a l'hora d'escriure la datació són els següents:

- La població se separa de la data amb una coma. 
- El dia i l'any s'escriuen amb xifres, i el mes amb lletres. 
- El mes s'escriu amb minúscula inicial. 
- No s'escriu la preposició a davant de la població ni el dia davant el número del dia. 
- Del 2000 en endavant, els anys han d'anar precedits de la preposició i l'article contractes del. 
- No es posa cap punt al final de la datació. 

Exemple: Barcelona, 23 d'octubre del 2004

Mida del full: DIN A4 (la majoria), DIN A5 (alguns documents breus: avís, ofici), targeta gran (invitació, saluda).

Alineació de tots els apartats dels documents a l'esquerra.

Paràgrafs: no s'inicien amb una entrada sinó amb la separació per un doble espai.

Marges esquerre i dret: 3 centímetres.

Paginació: recomanada en els documents de més de dos fulls per raó de claredat; cal utilitzar xifres aràbigues, escrites soles (1, 2, etc.), a la part inferior del full, alineades al marge de la dreta o bé centrades; la paginació comença al primer full i acaba a l'últim, incloent-hi qualsevol apèndix o annex.