1. Identificació del document

Cal fer constar les dades següents en el marge superior esquerre:

• NOTA INTERIOR
• De: nom de la unitat o de la persona emissora
• A: nom de la unitat o de la persona destinatària
• Ref. («referència»): codi de classificació per a l'òrgan emissor
• Assumpte: l'objecte de la nota expressat breument

2. Cos

La informació ha d'estar ordenada de manera lògica:

• Introducció: presentació del motiu de la nota.
• Desenvolupament: explicació dels fets, arguments, etc.
• Conclusió: petició, síntesi dels fets, etc.

Si es tracta d'una comunicació breu, no cal distingir aquestes tres parts.

3. Signatura

Hi han de constar els elements següents i en l'ordre següent:

• Signatura
• Nom i cognoms
• Càrrec o unitat

(Com que el càrrec va posposat al nom i cognoms, no s'ha d'introduir per mitjà de l'article determinat.)

4. Datació

Cal fer-hi constar:

• Lloc
• Data: el dia (en xifres), el mes (en lletres) i l'any (en xifres i de manera completa).

5. Informacions ocasionals

• Postdata (PD): per mitjà de la sigla PD s'introdueixen al final del document anotacions especials (referències a documents, informacions complementàries, etc.).