1. Identificació del document

Les dades d'identificació del document s'han de fer constar en el marge superior dret. Són les següents:
- Ref. («referència»): codi de classificació del document per a l'òrgan emissor.

2. Salutació

La circular ha de dur una fórmula de salutació adequada al to de la relació que s'expressi en el cos de la carta i ha d'especificar les dues variants morfològiques del gènere, masculina i femenina, ja que el text s'adreça a destinataris diversos, homes i dones. Les fórmules més habituals són, per ordre decreixent de formalitat, les següents:

Distingit/ida senyor/a,
Senyor/a,
Benvolgut/uda senyor/a,
Benvolgut/uda company/a,
Benvolgut/uda amic/iga,

3. Cos

La informació ha d'estar ordenada de manera lògica:

• Introducció: presentació del motiu de la circular.
• Desenvolupament: explicació dels fets, arguments, etc.
• Conclusió: petició, síntesi dels fets, etc.

4. Comiat

La fórmula de comiat s'ha de correspondre amb la fórmula de salutació i amb el to general del text. Les fórmules de comiat més habituals són, per ordre decreixent de formalitat, les següents:

Aprofitem l'ocasió/l'avinentesa per saludar-vos atentament.
Rebeu la nostra salutació i respecte.
Ben atentament,
Atentament,
Cordialment,
Una salutació cordial,
Ben cordialment,

5. Signatura

Hi han de constar els elements següents i en l'ordre següent:

• Signatura
• Nom i cognoms
• Càrrec o unitat

(Com que el càrrec va posposat al nom i cognoms, no s'ha d'introduir per mitjà de l'article determinat.)

6. Datació

Cal fer-hi constar:

• Lloc
• Data: el dia (en xifres), el mes (en lletres) i l'any (en xifres i de manera completa).

7. Informacions ocasionals

• Postdata (PD): per mitjà de la sigla PD s'introdueixen al final del document anotacions especials (referències a documents, informacions complementàries, etc.).
• Assumpte: una descripció breu de l'assumpte a què es refereix la carta; aquesta informació cal posar-la a la part superior del document, a continuació de l'apartat 1.