1. Identificació del document

Les dades d'identificació del document s'han de fer constar en el marge superior dret. Són les següents:

• Ref. («referència»): codi de classificació del document per a l'òrgan emissor.

2. Destinatari

Les dades del destinatari es posen en el marge superior esquerre, de manera completa o reduïda.

Informació completa:

• Nom i cognoms
• Càrrec
• Via pública, número, pis i porta
• Codi postal i localitat
• Comarca, si cal

Informació reduïda:

• Nom i cognoms o bé càrrec
• Localitat

Aquest apartat (amb la informació completa) es pot desplaçar on convingui si es fan servir sobres amb finestreta.

3. Salutació

La fórmula de salutació ha de ser l'adequada al to de la relació que s'expressi en el cos de la carta. Les fórmules més habituals són, per ordre decreixent de formalitat, les següents:

Distingit senyor, o bé Distingida senyora,

Senyor, o bé Senyora,

Benvolgut senyor, o bé Benvolguda senyora,

Benvolgut company, o bé Benvolguda companya,

Benvolgut amic, o bé Benvolguda amiga,

Normalment, el destinatari d'una carta és conegut; en el cas, però, que no ho sigui i que no se sàpiga si és home o dona, es poden utilitzar les fórmules de salutació pròpies de la circular.

4. Cos

La informació ha d'estar ordenada de manera lògica:

• Introducció: presentació del motiu de la carta.
• Desenvolupament: explicació dels fets, arguments, etc.
• Conclusió: petició, síntesi dels fets, etc.

5. Comiat

Cal que hi hagi una correlació entre la fórmula de comiat i la de salutació, que a la vegada han de ser adequades al to general del text. Les fórmules de comiat més habituals són, per ordre decreixent de formalitat, les següents:

Aprofitem l'ocasió/l'avinentesa per saludar-lo atentament.

Rebeu la nostra salutació i respecte.

Ben atentament,

Atentament,

Cordialment,

Una salutació cordial,

Ben cordialment,

6. Signatura

Hi han de constar els elements següents i en l'ordre següent:

• Signatura
• Nom i cognoms
• Càrrec o unitat

(Com que el càrrec va posposat al nom i cognoms, no s'ha d'introduir per mitjà de l'article determinat.)

7. Datació

Cal fer-hi constar:

• Lloc
• Data: el dia (en xifres), el mes (en lletres) i l'any (en xifres i de manera completa).

8. Informacions ocasionals

• Postdata (PD): per mitjà de la sigla PD s'introdueixen al final del document anotacions especials (referències a documents, informacions complementàries, etc.).
• Assumpte: una descripció breu de l'assumpte a què es refereix la carta; aquesta informació cal posar-la a la part superior del document, a continuació de l'apartat 1.