1. Identificació del document

Les dades d'identificació del document s'han de fer constar en el marge superior dret. Són les següents:

• Ref. («referència»): codi de classificació del document per a l'òrgan emissor.

2. Destinatari

Les dades del destinatari es posen en el marge superior esquerre, de manera completa o reduïda.

Informació completa:

• Nom i cognoms
• Càrrec
• Via pública, número, pis i porta
• Codi postal i localitat
• Comarca, si cal

Informació reduïda:

• Nom i cognoms o bé càrrec
• Localitat

Si la persona convocada assisteix a la reunió pel càrrec que té, cal fer-hi constar el càrrec sense la indicació del nom de qui l'ocupa. En aquest cas, el destinatari es pot posar al final del full, en majúscules.

3. Salutació

La fórmula de salutació ha de ser la següent:

Senyor, o bé Senyora

4. Identificació de la reunió

Aquest apartat consta de les dades següents, redactades en un sol paràgraf:

• Fórmula de convocatòria. Una reunió ha de ser convocada pel president o la presidenta de l'òrgan col·legiat: Us convoco a la reunió... Si és el secretari o la secretària qui fa la convocatòria, ha de fer constar que ho fa per ordre del president: Per encàrrec (o indicació) del president (o la presidenta), us convoco...
• Indicació, si escau, del caràcter ordinari o extraordinari de la reunió.
• Dia, hora i lloc de la reunió.

5. Ordre del dia

Aquest apartat consta d'una llista numerada dels temes que es tractaran en la reunió.

Generalment s'inicia amb el punt Lectura i aprovació de l'acta de la sessió anterior i s'acaba amb el Torn obert de paraules, que correspon al període obert d'intervencions a la fi d'una reunió.

6. Comiat

Les fórmules de comiat que s'utilitzen habitualment són les següents:

Atentament, o bé Ben atentament,

7. Signatura

Hi han de constar els elements següents i en l'ordre següent:

• Càrrec (introduït per mitjà de l'article determinat corresponent)
• Signatura
• Nom i cognoms

La persona que convoca ha d'indicar el càrrec que exerceix com a convocant (president/a o secretari/ària), prescindint del càrrec que tingui en altres circumstàncies.

8. Datació

Cal fer-hi constar:

• Lloc
• Data: el dia (en xifres), el mes (en lletres) i l'any (en xifres i de manera completa).

9. Informacions ocacionals

• Nota: indicació, si cal, d'alguna circumstància particular o del fet que la convocatòria va acompanyada de documents annexos.