La transferència és l’operació relativa al traspàs físic i legal de la custòdia dels expedients i dels documents dels diferents serveis i unitats acadèmiques i administratives a l’Arxiu de la Universitat, d’acord amb la regla de conservació i d’eliminació corresponent per a cada sèrie documental.

El sistema de gestió documental i arxiu, Documentum, calcula i aplica automàticament els trams de retenció de la documentació, d'acord amb les determinacions del calendari de conservació i eliminació de documents, per a cada tipus de documents i/o sèries d'expedients. 

Quan la consulta dels documents esdevé cada vegada més infreqüent i esporàdica i la seva tramitació administrativa o acadèmica es dóna per acabada s'aconsella retirar-los dels arxivadors de gestió i traspassar-los a capses d'arxiu definitiu en una operació que s'anomena desarxivament.

El desarxivament es considera el pas previ cap a la transferència de la documentació al dipòsit de l'Arxiu.

La unitat administrativa que desitgi efectuar una transferència de documents haurà de posar-se en contacte amb a l'Arxiu, per tal d'iniciar i fixar la data de l'operació. La transferència es podrà efectuar durant un període anual que comprèn dos mesos fixats per a cada arxiu de gestió en el calendari de transferència.