Els instruments del sistema de gestió documental i arxiu de la Universitat són el quadre de classificació, el quadre de seguretat i accés, el calendari de conservació i eliminació i el sistema de descripció.

El quadre de classificació de la UPF El quadre de classificació de la UPF

Què és?

El quadre de classificació és un dels components essencials del sistema de gestió documental i d'arxiu de la Universitat. La primera versió va ser implantada l'octubre de 1991.

Amb el projecte d’implantació de l’administració electrònica, el quadre de classificació ha experimentat l’evolució requerida per ’adapta-se a les solucions tecnològiques utilitzades. D’aquesta manera actualment, i de forma temporal, mentre es duu a terme el canvi d’eines de gestió dins del projecte d'administració electrònica, són vigents a la Universitat dos quadres de classificació:

Per a què serveix?

El quadre de classificació és la clau de volta per identificar els documents sota l'estructura de les funcions i les activitats de la Universitat, l'agrupació dels quals constitueix els expedients.

Com s'utilitza?

Tots els documents produïts o rebuts per una unitat han de classificar-se d'acord amb els procediments establerts al Manual dels arxius de gestió.

Calendari de conservació i eliminació (UPF)

Què és?

El calendari de conservació i eliminació és l’instrument que indica els terminis de retenció i disposició de la documentació, d’acord sempre amb la normativa vigent.

 

Per a què serveix?

El calendari de conservació i eliminació ens indica què hem de fer amb la documentació generada un cop tanquem els expedients; concretament si s’han de transferir a l’Arxiu per conservar-la un temps més i en quina data o si s’ha d’enviar a l’Arxiu per eliminar i a partir de quina data enviar-la.

 

Com s’utilitza?

El calendari de conservació i eliminació s’estructura a partir del quadre de classificació de la Universitat i s'assigna a cada codi de classificació i període de retenció i disposició.