Els instruments del sistema de gestió documental i arxiu de la Universitat són el quadre de classificació, el quadre de seguretat i accés, el calendari de conservació i eliminació i el sistema de descripció.

El quadre de classificació de la UPF

El Quadre de Classificació (en endavant QdC) és un dels instruments essencials del sistema de gestió documental i d'arxiu de la Universitat. És una eina transversal i dinàmica que permet identificar els documents i, per extensió, els expedients amb els processos i procediments de treball que responen a les funcions i les activitats de la Universitat.

La primera versió va ser implantada l'octubre de 1991. Posteriorment es va implementar una segona versió (QdC2) en l’entorn de Documentum i una tercera (QdC3), desenvolupada en el marc del projecte d’administració electrònica (PAE) de la Universitat. El QdC2 va deixar de ser vàlid el mes de març de 2022 data a partir de la qual només resta vigent la versió 3.

L'any 2023 l'Arxiu ha obtingut un ajut en la convocatòria de Subvencions per al disseny i implementació d'un sistema de gestió de documents en arxius d'entitats locals i universitats públiques (CLT056) del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. L’abast del projecte ha estat la definició de les polítiques d’accés i disposició a implementar en el gestor documental GD-Matrix a partir de la revisió conceptual del QdC3 i de l'actualitzacó de les dades de gestió vinculades, concretament la vigència, l’accés i la disposició.

Com a resultat d’aquest ajut incorporem l’accés a una nova visualització del QdC3, en format Excel, amb l’estat de treball de cada sèrie així com les definicions corresponents.


 

Calendari de conservació i eliminació (UPF)

El calendari de conservació i eliminació és l’instrument que indica els terminis de retenció i disposició de la documentació, d’acord sempre amb la normativa vigent. El calendari s’estructura a partir del quadre de classificació de la Universitat i s'assigna a cada codi de classificació un període de retenció i disposició. El calendari ens indica què hem de fer amb la documentació generada un cop tanquem els expedients; concretament si s'han de transferir a l'Arxiu per conservar-la un temps més i en quina data o si s'ha d'enviar a l'Arxiu per eliminar i a partir de quina data enviar-la.