El quadre de classificació de la UPF
Què és?
El quadre de classificació és un dels components essencials del sistema de gestió documental i d'arxiu de la Universitat. La primera versió va ser implantada l'octubre de 1991.
Amb el projecte d’implantació de l’administració electrònica, el quadre de classificació ha experimentat l’evolució requerida per ’adapta-se a les solucions tecnològiques utilitzades. D’aquesta manera actualment, i de forma temporal, mentre es duu a terme el canvi d’eines de gestió dins del projecte d'administració electrònica, són vigents a la Universitat dos quadres de classificació:
- Quadre de classificació versió 2 (implementat al sistema Documentum)
- Quadre de classificació versió 3 (implementat a la Plataforma d'Admininstració Electrònica)
- Equivalències del QdCv2 i QdCv3
Per a què serveix?
El quadre de classificació és la clau de volta per identificar els documents sota l'estructura de les funcions i les activitats de la Universitat, l'agrupació dels quals constitueix els expedients.
Com s'utilitza?
Tots els documents produïts o rebuts per una unitat han de classificar-se d'acord amb els procediments establerts al Manual dels arxius de gestió.
Calendari de conservació i eliminació (UPF)
Què és?
El calendari de conservació i eliminació és l’instrument que indica els terminis de retenció i disposició de la documentació, d’acord sempre amb la normativa vigent.
Per a què serveix?
El calendari de conservació i eliminació ens indica què hem de fer amb la documentació generada un cop tanquem els expedients; concretament si s’han de transferir a l’Arxiu per conservar-la un temps més i en quina data o si s’ha d’enviar a l’Arxiu per eliminar i a partir de quina data enviar-la.
Com s’utilitza?
El calendari de conservació i eliminació s’estructura a partir del quadre de classificació de la Universitat i s'assigna a cada codi de classificació i període de retenció i disposició.