Visualització del contingut web Visualització del contingut web

El desarxivament es considera un pas previ a la transferència consistent en moure la documentació depositada en els arxivadors de les oficines i traspassar-la a capses d'arxiu definitiu. 

Aquestes operacions estaran coordinades per la persona encarregada de l'arxiu de gestió, d'acord amb el procediment següent:

  • Comprovar que els expedients estiguin degudament classificats i donats d’alta al programa de Gestió Documental i Arxiu mitjantçant l’aplicació “Alta d’expedients”. Si l'expedient té més d'una carpeta, cal que a Documentum hi hagi els diferents volums de carpetes.

Manual d'Alta d'Expedients.

  • Identificar cada carpeta amb l’etiqueta corresponent del registre Documentum mitjançant l’aplicació “Generar etiquetes”.

Manual de Generació d'Etiquetes.

  • Extreure tots aquells elements que són sobrers (còpies, duplicats, esborranys, documents repetits, catàlegs, propaganda, ...) i els elements que són nocius per a la conservació de la documentació (grapes, clips, gomes elàstiques, fundes de plàstic,...).
  • Col·locar les carpetes dins les caixes d’arxiu definitiu ordenades per l’ordre númeric del codi de classificació.
  • Identificar amb un llapis les capses d'arxiu amb els elements següents:
    • Codi d'arxiu de gestió (Unitat Productora)
    • Codis extrems de classificació
    • Anys
  • Les caixes que es transfereixen a l'Arxiu ha d'estar en molt bon estat, ja que la documentació quedarà arxivada directament al dipòsit per a la seva conservació. Per això, no han d'estar guixades amb bolígraf o retolador, ni han de contenir cap identificació, llevat del que s'especifica a l'apartat anterior. Igualment, no han de dur adherides cap tipus d'etiquetes, ja que aleshores s'hauran de canviar abans de ser trameses.
  • Les caixes han d'estar raonablement plenes, és a  dir, ni massa plenes ni massa buides.