El desarxivament es considera un pas previ a la transferència consistent a moure la documentació dipositada en els arxivadors de les oficines i traspassar-la a capses d'arxiu definitiu. 

Aquestes operacions estaran coordinades per la persona encarregada de l'arxiu de gestió, d'acord amb el procediment següent:

• Comprovar que els expedients estiguin degudament classificats i donats d’alta a la PAE. Si l'expedient té més d'una carpeta, cada carpeta serà un expedient.
• Identificar cada carpeta amb l’etiqueta corresponent (una a la portada i l'altra a l'interior visible en vista apaisada).

Aquí podreu accedir als manuals de suport de la PAE on trobareu com fer els diferents procediments, entre d'altres com donar d'alta expedients.

• Extreure tots aquells elements que són sobrers (còpies, duplicats, esborranys, documents repetits, catàlegs, propaganda...) i els elements que són nocius per a la conservació de la documentació (clips, gomes elàstiques, fundes de plàstic...).
• Col·locar les carpetes dins les caixes d’arxiu definitiu ordenades per l’ordre númeric del codi de classificació.
• Identificar amb un llapis les capses d'arxiu amb els elements següents:
  • Codi d'arxiu de gestió (unitat productora)
  • Codis extrems de classificació
  • Anys
• Les caixes que es transfereixen a l'Arxiu han d'estar en molt bon estat, noves a poder ser; ja que la documentació quedarà arxivada directament al dipòsit per a la seva conservació. Per això, no han d'estar guixades amb bolígraf o retolador, ni han de contenir cap identificació, llevat del que s'especifica a l'apartat anterior. Igualment, no han de dur adherides cap tipus d'etiquetes, ja que aleshores s'hauran de canviar abans de ser trameses.
• Les caixes han d'estar raonablement plenes, és a  dir, ni massa plenes ni massa buides.