Per traslladar la documentació transferida des de les oficines de gestió fins a l'Arxiu, s’han d’utilitzar les capses de trasllat de documentació que custodia el personal de les recepcions dels edificis. Aquesta mesura no s'aplica al trasllat de capses d'arxiu definitiu de les oficines situades al campus de la Ciutadella.

El personal de recepció dels edificis custodia deu capses de trasllat de documentació a l'Arxiu. Quan l'oficina de gestió vulgui enviar la documentació a l'Arxiu, ha de sol·licitar les capses de trasllat que necessitarà per fer l'enviament.

L'Arxiu retorna després les capses a la recepció de l'edifici per tal que les tinguin disponibles per al trasllat següent.