La documentació de la Universitat està subjecta a uns períodes de tramitació, de consulta i de permanència als òrgans, les unitats i els serveis i, com a conseqüència, s’estableixen també uns terminis de retenció o d’eliminació, atès el seu valor temporal o permanent.

Aquest procés de selecció documental segueix la legislació comuna, aprovada per la Generalitat de Catalunya, i permet el desenvolupament de la normativa de la Universitat sobre el conjunt de la seva documentació en aquesta matèria, d’acord amb l’autonomia que se li reconeix.

Per tal d’avançar cap a criteris homogenis d’eliminació de documents a l’administració pública catalana, el Decret 13/2008, de 22 de gener, de la Generalitat de Catalunya, preveu aquests mecanismes d’avaluació documental i estableix les bases per elaborar les taules corresponents. L’aplicació més immediata de la selecció i eliminació de la documentació a la UPF s’expressa en uns mecanismes de control que garanteixen l’eliminació dels documents sobrers i la conservació d’aquells que tenen caràcter permanent.

Amb aquesta finalitat s’han establert tres categories de documents que es podran eliminar, d’acord amb uns criteris fixats, i que tenen com a objectiu, d’una banda, alliberar els documents sobrers de les unitats i, de l’altra, evitar la transferència d’aquesta documentació a l’Arxiu, seguint el procediment previst. Per norma general, destruir d’aquesta documentació, en qualsevol suport, s’han de seguir els criteris vigents i les instruccions contingudes al manual d’instruccions dels arxius de gestió de la UPF. El pas final és sol·licitar-ho amb el formulari d’autorització per eliminar documents.