A l'hora de pensar la web, és important definir el nostre paper  en l'emissió de la informació. A vegades, una mateixa persona, un mateix equip, un mateix àmbit (secretaria, grup de professors, etc.) tenim rols diferents, amb necessitats de comunicació diferents. 

Podem començar per determinar en nom de qui parlem:

• En nom de la Universitat?
• En nom d'un òrgan o servei concret?
• Oferint un producte determinat?
• Com a part d'un grup de recerca? Com a impulsant un projecte o un programa?
• A títol personal, com a investigadors?
• O bé ...?

Si ja tenim una web, hem de pensar si la nova informació es pot difondre des d'aquella mateixa web o si, des d'un rol diferent, en necessitem una de nova.

Abans de començar, convé fer una petita reflexió per determinar a qui ens adrecem.

Això condiciona aspectes molt importants de la nostra web: des de la presentació i l'estructura fins al llenguatge que utilitzem. 

Ens podem fer aquestes preguntes:

• A qui s’adreça la web? Qui són els usuaris del producte o servei que oferim?
• Quins tipus d'usuari tenim? Si és possible, fem-ne una segmentació: estudiants, alumnes d'unes assignatures o programes determinats, professorat, Alumni, investigadors, etc.
• Quins són l'objectiu i les prioritats de l'usuari? Això ens pot ajudar a estructurar la nostra web i saber des d'on l'haurem d'enllaçar per tal que ens trobin fàcilment.
• Quin missatge volem fer arribar als nostres usuaris? Això ens ajudarà també a buscar la presentació i el llenguatge més adequats.

En resum, com són els nostres usuaris? Com es comporten normalment?

Si ja tenim clar en nom de qui parlem (el nostre rol) i a qui ens adrecem (els nostres usuaris), ens serà més fàcil establir els aspectes més rellevants de la web: què volem comunicar i com ho volem comunicar.

• Quins objectius volem aconseguir informant sobre el nostre producte, el nostre servei?
• Quins beneficis aporta el nostre producte o servei als usuaris?
• Quins punts clau hem de destacar per obtenir l'atenció de l'usuari? Pensem en unes paraules clau o unes etiquetes per identificar clarament els nostres continguts.
• Quin llenguatge farem servir? Busquem interpel·lar l'usuari, o volem adoptar un to descriptiu?
• Com pensem fer interaccionar l'usuari? Necessitem que dugui a terme determinades accions? Esperem una resposta? Si esperem una interacció, hem de pensar en un disseny que permeti anticipar com es comportarà l'usuari i adaptar-lo a la resposta que esperem obtenir.

En la qüestió de les versions lingüístiques cal plantejar-se dues coses:

• En quines llengües tenim necessitat de comunicar-nos? Les llengües oficials de la UPF són el català, el castellà i l'anglès. A més, hi ha la possibilitat d'incorporar-ne d'altres. En aquest cas, cal consultar-ho primer amb Serveis web.
• Tindrem disponibilitat per mantenir dues o tres versions lingüístiques de la web? Cal tenir present la feina que representa mantenir una web en diferents idiomes i valorar si podrem assumir l'esforç, tant en el moment de l'impuls inicial de la web com, sobretot, en el futur quan anem actualitzant i afegint continguts.

Si tenim dubtes, podem començar amb una sola versió lingüística i més endavant afegir les versions lingüístiques que calguin.

• Consulta també: Com escrivim a la web

Si ja sabem què volem dir i a qui ho volem dir, ja ens hi podem posar! Ara toca pensar com ho farem tot això:

• Qui és la persona responsable d'aquesta web davant de la Universitat, davant dels serveis de suport (Serveis web, Gabinet lingüístic, etc.) i, també, davant dels usuaris. Cal que tingui un coneixement exhaustiu i molt clar dels continguts i l'estructura de la web: això és bàsic per mantenir-ne la coherència i la consistència. 
• Qui és l'equip de treball responsable dels diferents continguts?
• El calendari. Tindrem tots els continguts des del començament? Podem pensar en una versió inicial més bàsica de la web, amb uns continguts mínims, que anirem fent créixer amb el temps.