La destrucció de la documentació a la UPF és un servei centralitzat que presta l'Arxiu de la Universitat i està regulat per l'article -11 del Reglament de l'Arxiu. 

L'eliminació es fa mitjançant el gestor documental Documentum, a través de les seves aplicacions. 

El sistema documental calcula i aplica automàticament els trams de retenció de la documentació susceptible de ser eliminada, i genera un llistat d’expedients que es poden eliminar mitjançat les aplicacions corresponents a l’opció Autorització d’eliminació. Posant-hi la unitat productora i la data, l’aplicació ens genera un llistat de tots els expedients susceptibles de ser eliminats. Marquem els que veritablement volem eliminar. A continuació, sol·licitem a l’Arxiu l’autorització d’eliminació mitjançant l'opció corresponent.

Manual d'eliminació d'expedients

Un cop el procediment d’eliminació que ens permet Documentum ha finalitzat, heu d’enviar a l’Arxiu, per correu intern, la documentació que s’ha d’eliminar, a l’Arxiu en capses d’arxivament definitiu o bé en sobres de mida foli prolongat. La mida de les caixes ha de ser poc voluminosa per facilitar-ne la manipulació i el control de la documentació, tipus caixes d’arxiu definitiu. La mida màxima acceptada per rebre la documentació serà de 22 x 30,5 x 24; per exemple, caixes de paper Abacus.

Excepcionalment per a exàmens i treballs i altra documentació que no sigui necessari descriure i processar des de Documentum aplicarem l’eliminació directa a través del full d’autorització  per a l’eliminació de documents.

Pel que fa al trasllat de la documentació per eliminar, s’ha d’enviar en caixes o sobres tancats i identificats amb el cartell d'eliminació, juntament amb el full d'autorització per a l'eliminació de documents.

La mida de les les caixes han de ser poc voluminosa per facilitar-ne la manipulació i el control de la documentació, tipus caixes d’arxiu definitiu. La mida máxima acceptada per rebre la documentació serà de 22 x 30,5 x 24; per exemple, caixes de paper Abacus.