Procediment d'eliminació

La destrucció de la documentació a la UPF es un servei centralitzat que realitza l'Arxiu de la Universitat i esta regulat per l'article  11 del Reglament de l'Arxiu. 

L'eliminació es realitza mitjançant el gestor documental Documentum, a través les aplicacions. 

El sistema documental calcula i aplica automaticament els trams de retenció de la documentació susceptible d’eliminació generant un llistat d’expedients que es poden eliminar mitjançat les aplicacions a l’opció Autorització d’eliminació, posant la unitat productora i la data, l’aplicació ens genera un llistat de tots els expediens susceptibles de ser eliminats. Marquem els que veritablement volem eliminar. A continuació sol·licitem a l’arxiu l’autorització d’eliminació mitjançant el l'opció corresponent.

https://arxiu.sb.upf.edu/UPFAltaExpedients

Un cop el procediment de documentum per l’eliminació ha finalitzat, cal que envieu per correu intern la documentació a eliminar a l’Arxiu en capses d’Arxiu definitiu o bé en sobres de mida foli prolongat. Les mides de les les caixes han de ser poc voluminosses per facilitar la seva manipulació i control de la documentació, tipus caixa d’arxiu definitiu. La mida máxima acceptada per rebre la documentació será com a màxim 22x30,5x24, per exemple caixa paper Abacus.

Manual Eliminació d'Expedients.

Excepcionalment per exàmens i treballs i altre documentació que no sigui necessari descriure i procesar a Documentum aplicarem l’eliminació directa a través del Full d’Autorització  per a l’Eliminació de Documents.

Pel que fa al trasllat de la documentació per eliminar, s’ha d’enviar en caixes o sobre tancats i identificats amb el Cartell d'Eliminació, juntament amb el Full d'Autorització per a l'Eliminació de Documents.

Les mides de les les caixes han de ser poc voluminosses per facilitar la seva manipulació i control de la documentació, tipus caixa d’arxiu definitiu. La mida máxima acceptada per rebre la documentació será com a màxim 22x30,5x24, per exemple caixa paper Abacus.