En la fase final del cicle vital dels documents es decideix de conservar-los o d’eliminar-los, en virtut del seu valor administratiu, legal, fiscal, científic o històric.

La selecció dels documents es fa d’acord amb els criteris tècnics aprovats per la Universitat i d’acord amb la legislació vigent sobre tria i eliminació. Segons aquests procediments, només es podran eliminar les còpies o els duplicats dels documents originals, sempre que els originals estiguin localitzats i en bon estat de conservació. Pel que fa a l’eliminació d’originals, només s’eliminaran aquells originals que oficialment hagin estat autoritzats per la Universitat i per la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental de la Generalitat de Catalunya.

Calendari de conservació i eliminació

Instrument que conté el conjunt de les regles de conservació i d’eliminació establertes per a cadascun dels expedients i dels documents en les diferents fases del seu cicle de vida.

Regla de conservació i d'eliminació

Indicatiu que assenyala els períodes de retenció i els suports de conservació dels documents i dels expedients en tramitació i vigència, i que identifica els expedients tancats que s’han de conservar permanentment i els que s’han d’eliminar.

A cada codi de classificació s’aplica una regla de conservació i d’eliminació per a l’expedient principal (conjunt de documents que contenen la informació més completa sobre un assumpte concret) i una altra per a l’expedient secundari (documents que poden substituir, durant un temps limitat i per a finalitats precises, l’exemplar principal). Del procés d’avaluació documental es deriven tres possibles solucions: la conservació total, l’eliminació total, o la conservació parcial. 

Objectius generals

  • Controlar el volum creixent i desmesurat dels documents.
  • Fer efectiu l’accés ràpid i eficient a la documentació.
  • Optimitzar els espais destinats a arxivar els documents actius i semiactius.
  • Conservar els documents importants i essencials per a la institució.
  • Seleccionar el fons documental que en el futur han de constituir el patrimoni històric de la institució.
  • Racionalitzar els costos de producció i de conservació dels documents.