Procediment de préstec i consulta
Segons la tipologia d’usuari distingim:
- Préstec o consulta intern, per a les consultes fetes pel personal adscrit a la UPF.
- Préstec o consulta extern, per a les consultes fetes per persones que no formen part de la UPF.
Les sol·licituds de consulta i de préstec s’han d’ajustar als criteris següents:
- Les peticions de consulta o de préstec dels documents sol·licitats s’han de formalitzar mitjançant el formulari establert.
- Pel que fa a la consulta i al préstec d'expedients produïts per un altre servei o unitat diferents del sol·licitant, es requereix una autorització expressa del cap de servei o de la unitat productora.
- La sol·licitud de consulta i de préstec de documents s'ha d’ajustar als procediments i a les característiques establertes; el seu incompliment pot ser motiu de desestimació de la sol·licitud esmentada.
- Els expedients retornats han de mantenir les mateixes característiques d'ordenació, d’integritat i de conservació en les quals hagin estat lliurades a la unitat sol·licitant per a la seva consulta. En cas contrari, no se n’acceptarà la devolució fins que es considerin restituïts l'ordre i les condicions que tenien en el moment del lliurament.
- El termini ordinari del préstec de documents es fixa en un mes, prorrogable tantes vegades com es consideri necessari mitjançant les sol·licituds corresponents. Fins i tot, en cas necessari i si escau, se'n pot sol·licitar el retorn a l'oficina productora. En cap cas, el préstec no es considera indefinit.
- Els préstecs sempre s’han de fer a partir d'expedients sencers; mai no se serviran parts d'expedients o de documents solts d'una unitat documental.
- La documentació en préstec no sortirà dels serveis i de les unitats acadèmiques i administratives de la Universitat, per raons de seguretat i de conservació, llevat dels expedients que siguin sol·licitats per l'Administració de Justícia o per un organisme públic, sempre que se'n dipositi una còpia a l'Arxiu Administratiu.