Premis i reconeixements

Quan una persona es presenta voluntàriament a un premi (per exemple, un concurs de fotografia, de redacció o un premi on s'ha de lliurar un treball o inscriure's), la base legitimadora és el consentiment de l'interessat i l'acceptació de les bases de la convocatòria. La persona hi participa només si s'hi presenta.

Cal informar les persones sobre com es tractaran les seves dades personals. La llegenda informativa pot ser de dues maneres. 

• Opció 1: Posar una casella de selecció que les persones han de marcar quan omplen el formulari. Exemple:

• Opció 2: Posar un text informatiu mínim i un enllaç a la informació completa. Exemple:

Fixeu-vos que la URL de l'enllaç és la mateixa en tots els casos. Per accedir a la versió en altres idiomes només cal modificar el [ca] de la URL per un [es] o un [en], segons convingui.

Recordeu que només s'ha d'informar una vegada. Per tant, no caldrà repetir la llegenda cada vegada que es contacta amb els participants que ja s'han inscrit.

A més, tingueu en compte que disposeu d'un recurs molt útil quan es tracta d'elaborar els vostres formularis d'inscripció al premi i personalitzar les "checkboxs" relatives a l'obtenció del consentiment de l'interessat:

Així doncs, per exemple, si es decidís sol·licitar permís per a l'enregistrament i posterior difusió de vídeo/àudio de l'acte de lliurament del premi caldria afegir una casella de lliure selecció amb un text equivalent a:

L'anterior és un exemple, però podreu veure que el complement Google Forms contempla vàries de les casuístiques més habituals per tal que se us pugui generar, de forma automàtica, la casella de consentiment exprés corresponent. A més, si és necessari, podreu després retocar els textos del formulari per adequar-los a les necessitats concretes del cas específic amb el que estigueu treballant:

Sí, és imprescindible incloure una clàusula informativa a les bases que regulen el premi. A continuació, us facilitem un model estàndard:

CLÀUSULA A AFEGIR A LES BASES DEL CONCURS:

XX. Tractament de dades personals. La participació en la convocatòria implicarà un tractament de dades personals en els següents termes: 

• Responsable del tractament: Universitat Pompeu Fabra. Carrer de la Mercè, 12. 08002-Barcelona
• Finalitat: Gestió i difusió de [les beques XXX | el premi XXX | el concurs XXX]
• Legitimació: Consentiment de la persona interessada.
• Destinataris: La Universitat Pompeu Fabra i les persones membres de la Comissió avaluadora. La identitat de les persones participants pot ser difosa pels canals de comunicació habituals de la Universitat, així com publicada a la web d’acord amb la legislació sobre transparència. Amb el consentiment de les persones participants es podrà publicar també la seva veu o imatge a la web, xarxes socials i altres canals de comunicació de la Universitat (Opcional. Habitualment es posa per si més endavant sorgís la necessitat. Cal una casella de consentiment específica).
• Drets: Podeu accedir a les vostres dades; sol·licitar-ne la rectificació o la supressió i, en determinats casos, la portabilitat; oposar-vos al tractament i sol·licitar-ne la limitació, seguint els procediments descrits a www.upf.edu/web/proteccio-dades/drets. Podeu contactar amb el delegat de protecció de dades de la UPF ([email protected]) per a qualsevol consulta, o si considereu que els vostres drets no s’atenen correctament. En cas de no resultar satisfet podeu presentar reclamació davant l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades.

Quan la Universitat atorga premis o reconeixements d'ofici (per exemple, premis a l'excel·lència acadèmica, millor expedient de promoció, etc.), el procés no s'inicia per una sol·licitud voluntària de l'interessat, sinó per l'exercici de les funcions pròpies de la institució.

En aquests casos, no existeix un formulari d'inscripció perquè el participant no s'ha "inscrit". Per tant:

1. La legitimació és l'interès públic: La base legal que legitima el tractament de les dades (inclosa la consulta d'expedients acadèmics o mèrits professionals per determinar el guanyador) és l'acompliment d'una missió realitzada en interès públic (art. 6.1.e del RGPD).
2. D'entrada, no cal el consentiment: En un inici, per avaluar els mèrits en aquests reconeixements on l'interessat no es presenta per iniciativa pròpia, la base legitimadora principal és la missió d'interès públic de la Universitat, i no pas el consentiment. Aquesta potestat permet a la institució valorar els membres de la seva comunitat acadèmica de manera autònoma. Tot i això, aquest fet no exclou que, en una fase posterior, el consentiment de l'estudiant sigui necessari per fer efectiu el premi o atorgar el reconeixement final.
3. Clàusula informativa a les bases: Com que no hi ha formulari, la informació sobre protecció de dades s'ha de garantir mitjançant la seva inclusió en les bases de la convocatòria o la resolució que crea el premi (vegeu el desplegable següent).

Tenint en compte que en aquesta tipologia de reconeixements no existiex un formulari d'inscripció com a tal, tota aquella informació relativa al tractament de les dades personals s'haurà d'incloure a les bases que regulen l'esmentat premi/reconeixment. A continuació, us facilitem un model estàndard:

CLÀUSULA A AFEGIR A LES BASES DEL CONCURS:

XX. Tractament de dades personals. La participació en la convocatòria implicarà un tractament de dades personals en els següents termes: 

• Responsable del tractament: Universitat Pompeu Fabra. Carrer de la Mercè, 12. 08002-Barcelona
• Finalitat: Gestió i difusió de [les beques XXX | el premi XXX | el concurs XXX]
• Legitimació: Missió realitzada en interès públic. Consentiment de la persona interessada.
• Destinataris: La Universitat Pompeu Fabra i les persones membres de la Comissió avaluadora. La identitat de les persones participants pot ser difosa pels canals de comunicació habituals de la Universitat, així com publicada a la web d’acord amb la legislació sobre transparència. Amb el consentiment de les persones participants es podrà publicar també la seva veu o imatge a la web, xarxes socials i altres canals de comunicació de la Universitat (Opcional. Habitualment es posa per si més endavant sorgís la necessitat. Cal una casella de consentiment específica).
• Drets: Podeu accedir a les vostres dades; sol·licitar-ne la rectificació o la supressió i, en determinats casos, la portabilitat; oposar-vos al tractament i sol·licitar-ne la limitació, seguint els procediments descrits a www.upf.edu/web/proteccio-dades/drets. Podeu contactar amb el delegat de protecció de dades de la UPF ([email protected]) per a qualsevol consulta, o si considereu que els vostres drets no s’atenen correctament. En cas de no resultar satisfet podeu presentar reclamació davant l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades.

Sí, tant en la modalitat de consentiment com en la de missió d'interès públic, la publicació del resultat de la concessió és legítima i necessària per garantir els principis de transparència, concurrència i publicitat dels actes administratius de la Universitat.

És sempre recomanable preveure aquesta circumstància a la clàusula informativa sobre el tractament de dades personals que s'inclou a les bases que regulen el premi.

Abans d'enregistrar o difondre l’acte de lliurament dels premis cal haver obtingut el consentiment de les persones que hi apareguin. També és necessari informar sobre el propòsit de la gravació i qualsevol ús futur de la mateixa. S'adjunten plantilles en tres idiomes (català, espanyol i anglès) per recollir aquest consentiment. PENDENT D'INSERIR LES PLANTILLES.

La gravació accidental o secundària de persones (públic, membres del cor, etc.) es considera legítima si es pot considerar l'existència d'una missió d'interès públic en la gravació. Cal informar clarament a les persones que assisteixen de la gravació o streaming de la sessió i donar la possibilitat d'exercir el dret d'oposició a ser enregistrades. Si així ho fessin caldria respectar la seva decisió.

• Dades del propi Jurat: El tractament de les seves dades està legitimat per la pròpia gestió administrativa i de funcionament dels òrgans col·legiats de la Universitat.
• Accés a dades dels candidats: Atès que els membres del jurat tindran accés a documentació confidencial dels participants (currículums, expedients, memòries de projectes, etc.), l'òrgan gestor de la UPF s'ha d'assegurar que tots els membres del jurat —especialment els externs— signin un compromís de confidencialitat i deure de reserva abans de lliurar-los les candidatures.

Les dades personals s'han de conservar el termini necessari per atendre les obligacions que es puguin derivar de la convocatòria i concessió del premi, concurs o reconeixement. Per exemple, en compliment de la normativa tributària i financera aplicable (especialment en aquells premis amb dotació econòmica) o per atendre auditories dels ens finançadors que hagin dotat el guardó.

Les dades de les persones participants, de les guanyadores, dels membres del jurat, així com els projectes o obres presentades, els vídeos o imatges de l'acte de lliurament, etc., es podran emmagatzemar en funció del que s'hagi indicat a les bases de la convocatòria o al formulari d'inscripció i autorització. No obstant això, en el cas que una persona sol·liciti l'eliminació de les seves dades, caldrà atendre la petició (sempre que no prevalgui una obligació legal de conservació).

A vegades, la pervivència de les dades pot ser permanent per raons d'arxiu en interès públic (com ara per mantenir el registre històric institucional de les persones guardonades o dels premis extraordinaris de la Universitat). Quan això sigui així, s'emmagatzemaran només aquelles dades que resultin imprescindibles.

Si el premi implica un pagament en metàl·lic o el finançament d'una beca d'estudis, la UPF necessitarà recollir de forma addicional el número de NIF/NIE i el compte bancari (IBAN) de la persona premiada. En aquest punt, el tractament se sustenta també en l'article 6.1.c) del RGPD (compliment d'una obligació legal). Cal informar explícitament a la clàusula informativa que aquestes dades es comunicaran obligatòriament a l'Agència Tributària per a la pràctica de les retencions fiscals i les declaracions impositives que corresponguin per llei.

No es poden utilitzar les dades de contacte recopilades per a la gestió d'un premi concret per enviar informació publicitària de nous concursos o d'altres serveis de la Universitat de forma automatitzada.

Tanmateix, si es preveu utilitzar els correus electrònics per a la difusió de futures edicions o activitats similars de la UPF, cal consentiment exprés. S'ha d'incloure al formulari una segona casella independent i opcional (no obligatòria per poder participar) amb un text similar a: