Guia d'ús
L'accés al complement es realitza des de la peça de puzle que apareixerà a la barra de menús de Google Forms
Una vegada obert, el complement mostra una pantalla lateral a la cantonada inferior dreta del formulari. Podem identificar 4 blocs d'informació:
Bloc A. Confirmació de recollida de dades personals
Recorda que una dada de caràcter personal es qualsevol informació sobre una persona física identificada o identificable.
Pot ser que el formulari sigui anònim (no reculli dades que directament puguin indentificar una persona, com un nom i cognoms, una adreça de correu electrònic o un número de passaport), però sigui possible identificar a una persona a partir de les seves respostess (exemple: si un formulari preguntés l'edat, el departament de la UPF on es treballa i el poble on es viu seria fàcil identificar moltes persones, tot i que no ens hagin donat informació directament identificativa). En ambdós casos s'estaran recollint dades personals i la legislació ens obliga a incloure una llegenda informativa sobre el tractament de les dades.
Per recordar-nos aquest fet:
- El complement pregunta si el formulari és anònim, és a dir, si recull dades directament identificatives de persones.
- En el cas que contestem NO, ens pregunta si les respostes permetran identificar-ne les participants, és a dir si hi ha possibilitat d'identificació indirecta de persones.
- Només en el cas que el formulari sigui anònim i no permeti les respostes no permetin identificar-ne els participants podrem considerar que el formulari no recull dades personals, i per tant la llegenda informativa no serà necessària.
- També pot passar que un formulari no reculli dades de persones, sinó dades d'institucionals, històriques, estadístiques o d'altres origens. En aquest cas tampoc estarem tractant dades personals i no caldrà llegenda informativa.
-
En el cas que haguem configurat el formulari perque reculli l'adreça electrònica dels enquestats, o reculli adreces verificades, donat que aquesta recollida ja suposa un tractament de dades personals la llegenda informativa és obligatória. En aquest cas el complement no fa les preguntes i mostra un text explicatiu.
Bloc B. Recollida de dades personals de categoria especial
Quan es recullen dades de categoria especial la legislació exigeix un constentiment addicional per part de les persones. Per aquest motiu el complement pregunta si el formulari recull algun dels tipus de dades que estan tipificats com de categoria especial.
En el cas que es marqui alguna d'aquests tipus de dades el complement afegirà al formulari les caselles de consentiment exprés que sigui necessari.
IMPORTANT: Donades les limitacions de la interfície de programació (API) de Google no és possible configurar resposta obligatòria a les caselles de consentiment per al tractament de dades de categoria especial. De totes maneres, cal tenir present que únicament es poden tractar dades de categoria especial si els usuaris han marcat la casella de consentiment exprés.
(Existeixen excepcions a l'obligatorietat de consentiment de les persones, però son casos especials que van més enllà de l'abast del complement. En cas de dubtes contacteu amb [email protected] ).
SUGGERIMENT: Una vegada el complement ha afegit la casella de consentiment al formulari, es pot modificar el text per fer-lo més entenedor per als usuaris. (Exemple: Canviar el text estàndard "Dono el meu consentiment ... per al tractament d'informació sobre la meva salut." per "... per a la recollida de les meves constants fisiològiques durant l'execució de l'experiment.")
Bloc C. Comunicacions de dades a tercers
La legislació també exigeix consentiment addicional en els casos de:
- Comunicació de dades fora de l'àrea geogràfica d'aplicació del Reglament general de protecció de dades (RGPD), que és l'Espai Econòmic Europeu i està format pels 27 països de la Unió Europea, Noruega, Islàndia i Liechtenstein.
- Comunicació de dades a organitzacions diferents de la UPF (per exemple entitats del Grup UPF).
Com en el bloc anterior, en el cas que s'indiqui una d'aquestes situacions el complement afegirà al formulari les caselles de consentiment exprés necessàries, i només es podrà comunicar dades si la persona que respon el formulari ho ha autoritzat.
IMPORTANT: L'accés a les dades per part d'empreses o entitats perque aquestes puguin realitzar una prestació de serveis contractada per la Universitat no es considera comunicació de dades. En aquest casos el contracte o conveni de prestació de serveis ha d'incorporar clàusules de preservació de la privacitat.
SUGGERIMENT: Donat el funcionament de l'eina no és possible afegir automàticament detalls sobre la comunicació de les dades aportin informació addicional a l'usuari, com per exemple a quins països, a quines institucions concretes, o per quins motius es sol·licita la comunicació de dades. S'aconsella concretar la informació editant els textos de consentiment una vegada executat el complement. (Per exemple: canviar el text "Dono el meu consentiment ... per a la comunicació de les meves dades a tercers", per "... per a la comunicació de les meves dades a les entitats col·laboradores en l'organització del congrés").
Bloc D. Identificació del tractament de dades personals
Aquest apartat permet indicar a quin dels tractaments de dades personals que realitza la Universitat s'incorporaran les dades que recull el formulari.
Qualsevol gestió de dades personals ha d'estar associada a un dels tractaments declarats per la Universitat en el seu Registre d'Activitats de Tractament (RAT). En cas de dubte consulteu la informació sobre el RAT de la UPF.
Generació de la llegenda de protecció de dades
Una vegada s'ha seleccionat el tractament al que s'associaran les dades ja estem a punt per generar la llegenda informativa per al formulari.
Vista edició | Vista formulari | |
---|---|---|
![]() |
![]() |
![]() |
Una vegada es clica 'Generar llegenda...'
|
... el complement crea les caselles de consentiment exprés i les clàusules informatives necessàries per tal que el formulari compleixi amb la legislació de protecció de dades. Aquests elements es poden modificar per adaptar-los a les nostres necessitats específiques o fer la informació més entenedora. Per exemple, en el nostre cas:
|