Guia d'elegibilitat de despeses

CONTRACTAT A CÀRREC DEL PROJECTE

Cal disposar de la següent documentació:

• Publicació de l'oferta a la web del Departament corresponent. És obligatori la publicació a EURAXESS en el marc dels projectes amb finançament europeu (PREUR) i alguns amb fons NGE. També és recomanable fer-ne la màxima difusió possible: publicació de l'oferta a la web institucional, xarxes socials, llistes de correu, entre d'altres.
• Registre documental de les candidatures, la resolució i l’adjudicació de la plaça per tota mena de contracte.
• Contracte laboral on constin les següents dades:
  • Referència del projecte on es carrega
  • Entitat(s) finançadora(es)
  • Logos corresponents

Les contractacions es faran prioritàriament a través de les agències homologades sol·licitant un pressupost a [email protected]. En cas que no sigui així, caldrà demostrar documentalment que s’ha escollit l’opció amb la millor relació qualitat-preu.

Les reserves també es poden realitzar a través de la plataforma d'autoreserva de viatges, on podreu dur a terme directament la reserva d'avions, trens, allotjament o lloguer de vehicles.

Les despeses dels viatges es limitaran sempre al temps estrictament necessari per participar en l'activitat vinculada al projecte. De forma general, es pot imputar despesa des d'un dia abans fins un dia després de la durada de l'esdeveniment.

Documentació addicional que cal pujar a Àbac per justificar la despesa:

A més de la factura de les despeses de transport i allotjament amb les dades fiscals del proveïdor i de la UPF, caldrà aportar la següent documentació segons el tipus de despesa.

Reunions internes del projecte

• Agenda oficial amb la data, el lloc de reunió, els participants i el motiu de la reunió.
• Llista d’assistents o acta oficial de la reunió. En el cas dels projectes europeus, la llista ha d’anar signada per dia.
• Targetes d’embarcament
• Factures o tiquets de les despeses executades en el marc del viatge amb el comprovant de pagament del personal investigador.

Participació en esdeveniments (congressos, workshops, xerrades)

• Programa oficial que ha d'estar directament relacionat amb el projecte on es carrega el viatge. En el cas dels projectes europeus, la persona que viatja està obligada a presentar resultats del projecte, així que ha de constar el seu nom com a ponent i el títol de la ponència.
  • Caldrà adjuntar la presentació, pòster o article en format PDF amb els logotips i la referència al projecte finançador.
• Certificat d’assistència oficial.
• Targetes d’embarcament.
• Factures o tiquets de les despeses executades en el marc del viatge amb el comprovant de pagament del personal investigador.

Altres viatges (visita a un laboratori/institució, estades de recerca)

• Invitació on consti el motiu del viatge relacionat amb el projecte i els participants.
• Agenda de les activitats programades.
• Certificat de participació emès per l’entitat acollidora.
• Targetes d’embarcament.
• Factures o tiquets de les despeses executades en el marc del viatge amb el comprovant de pagament del personal investigador.

Tota la documentació ha d’estar en format PDF (eviteu imatges o arxius en format editable com Word o Excel).

Abans de processar la compra d'un equipament, cal verificar que està contemplat al pressupost de l'ajut. 

Com a documentació necessària per justificar l'equipament adquirit, cal aportar:

• Pressupost enviat pel proveïdor (preferentment homologat) i validat per la persona responsable del segment.
• Factura a nom de la UPF amb totes les dades fiscals obligatòries (raó social, CIF, adreça) on consti el detall dels béns inventariables adquirits.

Pels projectes europeus, també cal tenir i pujar a Àbac:

• Justificació de l’ús de l’equipament en el marc del projecte signada per l’IP (model justificatiu aportat pel SdR).
• Justificació de l’elecció de l’oferta segons la millor relació qualitat-preu. Exemple: presentació de tres pressupostos de diferents proveïdors.

Com a documentació necessària per justificar els béns o serveis, cal aportar:

• Factura a nom de la UPF amb totes les dades fiscals obligatòries (raó social, CIF, adreça) i on consti al concepte:
  • Nom del projecte
  • Núm. referència oficial de l’ajut
  • Tasques dutes a terme relacionades amb el projecte

També cal tenir i pujar a Àbac:

• Recull d'almenys 3 ofertes de diferents proveïdors per la justificació de l’elecció de l’oferta amb millor relació qualitat-preu, d’acord amb la política interna de la UPF (>5.000 €).
• Evidències de la compra o prestació del servei (albarà d'entrega, document del treball realitzat, informe, material de disseminació, fotografies, entre d’altres).
• En el cas que s’hagi hagut de preparar documentació addicional, cal pujar també el contracte o conveni de col·laboració per la compra o contractació de serveis.

Documentació addicional que cal pujar a Àbac per justificar la despesa:

A més de la factura amb les dades fiscals del proveïdor i de la UPF, i si s'escau, l'aplicació dels requisits corresponents als projectes europeus esmentats, també caldrà aportar la següent documentació segons el tipus de despesa.

Pòster científic i publicacions

• Pòster científic o publicació en format PDF amb el text oficial de la referència al projecte. També cal incloure els logotips oficials. Cal comprovar que el nom del projecte on es carrega la despesa hi consta, si no, la despesa no és elegible i caldria carregar-la a un altre segment.

Servei de càtering

• Agenda oficial amb data, lloc, participants i motiu, on consti que el dinar tipus càtering i el coffee break són oferts per la UPF. L’agenda ha de portar els logotips i referència oficials del projecte.
• Llista d’assistents per dia. Atenció: pels projectes europeus haurà d’anar amb la signatura manuscrita de cadascuna de les persones assistents.
• Factura on constin les dates en què s’ha ofert el servei i el nombre de persones, que ha de coincidir amb la llista d’assistents.

En el cas de no disposar d’alguna de la documentació obligatòria anterior, caldrà aportar altres evidències que permetin justificar correctament la despesa, com per exemple:

• Acreditacions oficials del congrés/conferència
• Fotografies de l’esdeveniment
• Correus electrònics originals (enviar com a arxiu adjunt al gestor/a del SdR, no en PDF ni reenviar)
• Notícies de premsa sobre l’esdeveniment

Tota la documentació ha d’estar en format PDF (eviteu imatges o arxius en format editable com Word o Excel).