FAQs Elegibilitat de despeses

1. És possible contractar algú a càrrec de més d'un projecte de recerca? 

Sí que és possible, però per gestió interna únicament és viable imputar-ho a un únic segment.

Sempre cal confirmar-ho prèviament amb qui gestiona el projecte de recerca corresponent. Si en el moment de la primera contractació, aquesta es va fer exclusivament per aquell projecte, enlloc de fer-se per línia de recerca, caldrà fer un nou procés de selecció.

2. Voldria contractar un PIPF3 a càrrec del projecte, és elegible?

De forma general els PIPF3 no es poden imputar als projectes.

Només es podran imputar contractes PIPF-UPF tipus 3 quan la convocatòria ho permeti i sempre que s’hagi previst al pressupost. En el marc d’un ajut europeu ERC sí que és elegible la contractació de personal pre-doctoral en formació tipus 3. Es podrà carregar al projecte tant el sou base com el complement addicional que consti al contracte, i els triennis, quan n’hi hagi.

El complement no es pot modificar aleatòriament. S'ha de mantenir o es pot augmentar la quantitat pactada durant tota la durada del projecte, però no es pot reduïr.

1. Viatjo a un congrés i m'agradaria carregar despeses de viatge al projecte, és elegible? 

Sí, i en el cas dels ajuts europeus, la persona que viatja sempre ha de participar activament al congrés explicant resultats del projecte. A més, el gestor/a de la UGA haurà de:

• Comprovar que qui viatja és membre vinculat al projecte;
• Aportar el programa de l’esdeveniment on figuri el nom de qui viatja com a ponent i, si és possible, l’acrònim del projecte;
• Aportar la presentació/abstract/poster/article presentat amb la referència i agraïment al projecte;
• Aportar el certificat d'assistència;

Projecte MSCA: Excepcionalment, els viatges per l'assistència a congressos són elegibles (tot i que no es presentin resultats del projecte), sempre que el fellow pugui demostrar que són necessaris per a la seva recerca i la seva formació.

2. M'agradaria fer una estada de recerca no prevista inicialment al Grant Agreement (GA), és possible? 

Caldrà aportar l’intercanvi de correus o la invitació oficial on conviden l’investigador/a, una agenda que detalli la relació de les activitats que durà a terme cada dia i la vinculació amb el projecte, i un document que certifiqui la seva visita. Si aquesta despesa no ha estat prèviament contemplada al GA, consulteu amb el gestor/a de recerca corresponent.

3. Vull combinar un viatge previst per fer recerca del projecte amb una estada personal i voldria arribar al destí uns dies abans. És viable?

Per normativa, es permet viatjar des d'un dia abans fins a un dia després de les dates de l’esdeveniment. Si, tot i així, es decideix viatjar en una altra data, caldrà aportar una comparativa de preus realitzada el mateix dia (sempre abans d'haver realitzat la reserva) i amb característiques similars (ex. vol en horari semblant) del que costa el transport entre:

• La data real del viatge (dia que voleu viatjar) i
• La data que hagués estat elegible (dia abans de l'esdeveniment).

El cost que es podrà imputar al projecte serà el de menor import.

Els dies addicionals d'allotjament no es podran imputar en cap cas al projecte.

4. M'agradaria viatjar a un congrés des de Girona en comptes de Barcelona perquè per motius personals em va millor, és elegible?

Caldrà aportar una comparativa dels costos entre el viatge amb origen Barcelona (lloc de treball) i el viatge amb origen Girona (lloc de residència). El preu màxim que es podrà pagar és el que hagués costat viatjant des de Barcelona.

5. Una persona no contractada a càrrec del projecte necessita viatjar per presentar resultats del projecte, com ho gestionem? 

En cas que qui viatgi sigui una persona de fora de l’equip, caldrà explicar la necessitat ineludible que aquesta persona participi a l‘esdeveniment amb un escrit (certificat de vinculació) detallant la rellevància de la persona per al projecte.

A més, els viatges per a l’assistència a congressos, workshops, etc. només seran elegibles si es presenten resultats del projecte i s’haurà d’aportar el programa que així ho acrediti, on consti el nom d'aquesta persona com a ponent i, si és possible, l’acrònim del projecte.

6. En el marc d'una MSCA tinc previst de fer un secondment; és possible fer la reserva a un apartament particular o AirBNB? 

Aquells allotjaments tipus AirBNB o plataformes similars que no emetin factura NO són elegibles.

En el cas d'escollir un apartament o residència fora del circuït de les agències homologades, serà necessari proporcionar la següent documentació per tal d'assegurar la traçabilitat de la despesa i demostrar que l’estada és exclusiva pel projecte:

• Contracte de lloguer (que mencioni el vincle amb el projecte i l’entitat beneficiària del qual és la Universitat Pompeu Fabra);
• Rebuts mensuals emesos per la persona propietària de l'allotjament seguint el model proporcionat pel SdR.
• Comprovants de pagament amb extractes bancaris del compte corrent del fellow;
• Informe justificatiu de l'excepcionalitat;
• Pressupostos de l'allotjament d'hotels de les agències per poder demostrar la comparativa de preus (BVfM);

Traçabilitat:

Els pagaments s’han de fer per transferència bancària des del compte corrent de la persona que lloga el pis. Així, al resguard hi apareixerà el seu nom i l’import. Al concepte de la transferència s’hi ha d’indicar “lloguer mes X de l’apartament Y (adreça)”.

El propietari del pis ha d’emetre un rebut mensual signat amb el detall del lloguer (data del rebut, nom de l’inquilí, direcció de l’apartament, mensualitat, import, mètode de pagament i les seves dades personals).

El fellow que lloga el pis ha d’aportar tota la documentació mencionada a la UGA. La UGA, haurà d’aportar els comprovants de pagament de la UPF al fellow amb l’explicació detallada al concepte del pagament.

7. He agafat allotjament fora del circuit de les agències homologades perquè el coordinador del projecte m'ha fet arribar una opció més econòmica. Quina documentació de suport he d'aportar?

Serà elegible sempre que:

• Es compleixi amb la normativa de la política de viatges de la UPF.
• Es respecti la tarifa d'indemnitzacions (Decret 138/2008 de la Generalitat).
• Quedi demostrat documentalment que l'organització té aquests acords. Aquesta informació ja hi sol constar habitualment a la pròpia documentació del congrés/workshop.
• També caldrà aportar el full d'excepcionalitat degudament emplenat (cal sol·licitar-lo a la UGA).

8. Després d’un viatge organitzat en el marc del projecte, he dut tiquets de restaurant per tal que se m'aboni l’import corresponent de les despeses. És elegible? 

Per normativa general de la UPF, es prioritza l'abonament de dietes. En el cas que l’investigador o el grup del projecte vulgui pagar tiquets, aquests han de ser llegibles (anglès/espanyol/català) i cada concepte ha de ser clarament identificable (total persones, begudes alcohòliques…).

L’import màxim que es pagarà és l’equivalent a la dieta corresponent segons la normativa d'indemnització de dietes de la Generalitat (Decret 138/2008).

El cost de les begudes alcòholiques no es reemborsarà, ja que no és elegible.

9. Voldria imputar una despesa de taxi a Barcelona, cap a l’aeroport, en el marc d’un viatge vinculat al projecte. La data del viatge són les 10h del matí. És elegible? 

Els taxis utilitzats per al desplaçament del personal investigador no són elegibles de manera general.

Excepcionalment, en el marc d’un viatge programat per al projecte, es podran considerar elegibles els desplaçaments cap a o des de l'aeroport o estació si es fan a hores intempestives (en què no hi ha transport públic alternatiu) o en el lloc de destinació.

1. M'agradaria comprar equipament pel projecte, és elegible?

Sí, sempre que estigui previst al pressupost. Si no s’ha comentat a la reunió d’inici de projecte, contacteu amb el gestor/a de recerca corresponent.

Cal comprar-lo a través dels canals habituals de la UPF amb proveïdors homologats. En el cas dels projectes europeus, únicament es podrà imputar al projecte l'import corresponent a l'amortització acumulada d'acord amb la tipologia de material inventariable adquirit.

1. He d'encarregar uns serveis per un import de 6.500 €, haig de demanar 3 ofertes? He contactat amb dos proveïdors i un no m'ha respost, és vàlid? 

Per un cost d'entre 5.000 i 49.999,99 EUR (IVA no inclòs): a més de l’informe d’inici i de justificació de la necessitat validat per la Direcció del Campus, sempre caldrà aportar evidències de la tria del subministrament o servei escollit d’acord amb el criteri de millor relació qualitat-preu.

En cas que s’opti per demanar pressupost, s’aconsella que es faci a mínim tres proveïdors (si és menys, cal justificar el per què –per exemple, és l'únic proveïdor i té exclusivitat–). Si s’ha demanat pressupost i aquest no s’ha rebut, és vàlid a efectes de best value for money, però s'ha de poder demostrar que s'ha enviat amb comprovant de lectura de correu.

2. He encarregat uns serveis per import de 30.000 € i només he contactat amb un proveïdor perquè és l’únic que pot dur a terme els serveis. Cal que aporti més ofertes?

Es pot acreditar un únic adjudicatari per raons tècniques o drets d’exclusiva.

S'ha d'acreditar documentalment aquest caràcter exclusiu mitjançant qualsevol dels dos documents següents que s’han d’acompanyar a l’informe d’inici i de justificació de la necessitat:

a) Patent.

b) Certificat d’exclusivitat del producte a nivell nacional o internacional.

3. En el marc d'una MSCA vull que se'm retorni l'import de la taxa de matriculació al doctorat. És elegible? 

En el cas dels projectes MSCA-DN sí que és elegible.

4. M'agradaria subscriure’m a una revista perquè això em donaria descomptes de cara a inscriure’m a una conferència per presentar resultats del projecte. Puc imputar la quota al projecte?

Les subscripcions a publicacions o associacions NO són elegibles encara que donin accés a descomptes en inscripció a congressos o activitats relacionades amb el projecte.

5. M'agradaria imputar el cost de la publicació d’un article al projecte. Què necessito per justificar l'elegibilitat de la despesa? 

Cal que s’aporti l’article amb l’agraïment explícit al projecte indicat per l'entitat finançadora.

6. En el marc d’un projecte col·laboratiu s’organitza una conferència final a la UPF i es vol encarregar un càtering per a 30 persones. Què necessito contemplar a l’hora d’efectuar aquesta despesa? 

Només seran elegibles els coffee breaks i dinars tipus càtering que es realitzin en el marc d'una activitat directament relacionada amb l'execució del projecte (seminari, conferència, workshop, etc.) i en la qual s’identifiqui explícitament a l'agenda/programa que s’han ofert per la UPF.

També caldrà aportat la llista dels assistents signada per cadascun d'ells a l’acte o prova documental dels assistents a l’acte (també en actes oberts).

7. En el marc d’un acte relacionat amb el projecte, organitzat per la UPF, m'agradaria convidar tots els participants a sopar a un restaurant.

Els sopars són despeses protocol·làries i, per tant, no són elegibles.

Si us plau, teniu en compte que:

• Els dinars només són elegibles si són tipus càtering i estan enmarcats en una reunió o activitat relacionada amb el projecte.
• Els dinars i sopars del personal UPF efectuats a Barcelona (ex. a un restaurant) no es consideren dietes i no són elegibles.