L'Arxiu General de la Universitat Pompeu Fabra: un sistema integrat de la gestió dels documents administratius i d'arxiu

Sumari

  1. L'estudi de l'automatització de la gestió de la documentació administrativa i de l'arxiu.
  2. L'establiment del sistema de gestió documental i de l'arxiu.
  3. La implantació del sistema.
  4. Vers un sistema automatitzat de la gestió de la documentació administrativa i d'arxiu.

 

La creació de la Universitat Pompeu Fabra afegeix una nova proposta al sistema universitari català per augmentar l'oferta de places i la qualitat de l'ensenyament superior. El Parlament de Catalunya va aprovar la Llei de creació de la Universitat Pompeu Fabra el dia 12 de juny de 1990 i a l'octubre del mateix any, la Universitat va començar les activitats docents del curs 1990-91. Des d'aquell moment la Biblioteca de la UPF va ser l'encarregada de planificar i organitzar el fons bibliogràfic i documental amb els recursos tecnològics més avançats, oferint a la comunitat universitària un servei permanent i eficaç. El mes de febrer de 1991 es posa en funcionament l'Arxiu General Administratiu i Històric per tal d'organitzar el sistema de gestió dels documents i de l'arxiu.(1)Des que s'inaugura de la Universitat, queda reflectit en el seu organigrama la unitat funcional de l'Arxiu General. Es tracta doncs d'una actuació encertada, si tenim en compte que, d'aquesta manera i des del principi, hi haurà un seguiment permanent del procés documental amb un profund coneixement de l'evolució estructural de la Universitat. La importància que s'ha volgut donar a l'Arxiu és cabdal a l'hora d'inserir-lo en els circuits habituals de l'organització administrativa. Malauradament aquesta consciència del paper de l'arxiu a l'administració pública és encara un fet insòlit al nostre país, ja que la creació de les estructures per a la gestió dels documents i dels arxius se sol lligar al desordre preexistent, al caos per a la recuperació de la informació, a la vulnerabirilitat de la informació confidencial i tota mena de desastres derivats de la manca de professionals especialitzats en el control i l'organització de la documentació a les institucions. La Universitat Pompeu Fabra ha volgut donar una altra dimensió de l'arxiu i de l'arxiver, més propera a les concepcions del records manager, és a dir, un especialista de la racionalització i de l'organització del procés documental amb la tecnologia més avançada. L'Arxiu General va començar a treballar en tres grans línies: l'estudi de l'automatització de la gestió de la documentació administrativa i de l'arxiu, l'establiment del sistema de la gestió dels documents - en una primera fase el quadre de classificació i el manual d'instruccions dels arxius de gestió -, i l'organització dels cursos de formació per als usuaris del sistema.

1.- L'estudi de l'automatització de la gestió de la documentació administrativa i de l'arxiu

Qualsevol proposta d'automatització de la gestió dels documents i de l'arxiu ha de tenir en compte una anàlisi rigurosa de les necessitats, tant pel que fa als aspectes estrictament informàtics, com pel que fa als aspectes arxivístics del software. En aquest article només s'esmenta la fase de la planificació, resta al marge la segona i tercera fase corresponents a la implementació i al manteniment de l'automatització, respectivament. En el cas de la Universitat Pompeu Fabra la planificació ha estat la següent:1.1 Fixació dels objectius generals:

  • El sistema ha de poder-se implementar en l'entorn informàtic de la UPF, és a dir, ha de ser compatible amb els ordinadors i la xarxa pròpia de la Universitat.- El sistema ha de permetre la implementació fàcil i ràpida a tots els arxius de gestió de la Universitat. El control de la gestió dels sistema ha de centralitzar-se a l'Arxiu General. Per tant, el sistema ha de funcionar en xarxa.- El tractament de la documentació ha de ser únic per a tots els arxius de gestió. I les seves operacions han de quedar enregistrades en una base de dades comuna i accessible segons la tipologia dels documents i segons la tipologia de l'usuari.- En darrer lloc, el sistema ha de ser comercialitzat per una empresa amb seu al nostre país que garanteixi les futures ampliacions i pugui resoldre qualsevol problema del software.

1.2 Formulació dels requeriments:Prosseguint amb aquest estudi es van formular uns requeriments generals del software i uns requeriments específics per a la gestió dels documents per adreçar-los a les empreses de softwares d'arxius. Els requeriments de la UPF han estat els següents:

I.- Requeriments generals del software:

1. El sistema ha de poder instal.lar-se en el hardware de la Universitat, amb les característiques tècniques precises palesades en el document tramès a les empreses.2. El proveïdor del programa ha de responsabilitzar-se del manteniment del programa instal.lat, garantir la correcció i millora dels problemes que es detectin i desenvolupar noves versions.3. El proveïdor ha d'oferir un servei d'assistència tècnica per solucionar qualsevol problema del funcionament del software amb l'existència de representants de la companyia al nostre país.4. El sistema ha de garantir una baixa dependència informàtica i poques hores de dedicació del personal informàtic.5. Altres requeriments al software:

a) ha de ser parametritzable;b) ha de funcionar en xarxa;c) ha de ser compatible amb les noves tecnologies aplicades als suports electrònics.

6. El sistema ha d'estar implementat en altres entorns similars.

II. Requeriments arxivístics del software:

1. El sistema ha de desenvolupar totes les funcions pròpies de la gestió de documents i d'arxius: les funcions relatives a la gestió del sistema ( establiment del quadre de classificació, concreció del calendari de conservació, fixació dels criteris de descripció, definició dels drets d'accés, etc); i les funcions operatives de l'usuari basades en l'execució de les funcions que li escaiguin.

2. Integració dels diferents mòduls i subsistemes en una base de dades comuna accessible i operativa en línia.

3. Desenvolupament de tots i cadascun dels mòduls i subsistemes.

4. Els mòduls relatius a les funcions de la gestió del sistema han de reunir els requeriments següents:

a) S'ha de poder elaborar i gestionar el quadre de classificació corporatiu de la Universitat;
b) S'ha de poder controlar la descripció i la indexació dels expedients o de les sèries documentals, a partir del quadre de classificació;
c) S'ha de poder fer el seguiment dels expedients des que es generen o es reben als arxius de gestió fins que ingressen al dipòsit de l'Arxiu;
d) S'ha de poder elaborar i imprimir el manual dels arxius de gestió;
e) S'ha de poder fer el tractament dels documents en tot tipus de suport: paper, microfilm, suport magnètic i suport òptic;
f) S'ha de poder crear el calendari de les transferències i establir els criteris per a la tria i l'eliminació dels documents;
g) S'ha de poder fer la gestió del dipòsit dels documents semiactius i inactius;
h) S'ha de poder definir els drets dels diferents usuaris.

5. Els mòduls relatius a l'usuari del sistema han de reunir els requeriments següents:

a) S'ha de permetre la descripció dels expedients i els documents identificats amb el codi i el títol del quadre de classificació;
b) S'ha de poder modificar la descripció dels expedients o dels documents a nivell de la documentació activa;
c) A partir de la unitat de l'expedient, s'ha de poder descriure algunes parts o documents que la integren: documents solts, plànols, videos, fotografies, etc;
i) S'ha de fer el seguiment dels expedients que es tramiten per diverses unitats administratives;
h) S'ha de poder consultar i complir el calendari de les transferències d'acord amb la programació preestablerta;
i) S'ha de poder consultar i demanar en préstec els documents transferits.

6. El sistema ha de permetre els requeriments següents pel que fa als subproductes:

a) Possibilitat d'imprimir els informes en les diferents fases:

- Llista del quadre de classificació de forma total i/o parcial.- Llista dels expedients i els documents en les diferents fases.- Llistes indexades dels elements anteriorment esmentats.- Llista dels documents a transferir.- Llista dels documents transferits.- Llista dels documents per ser eliminats.- Llista dels documents eliminats.- Llista dels usuaris i dels arxius de gestió.- Llista dels suports documentals subjectes a canvis.b) Possibilitat d'imprimir les etiquetes per adherir a les carpetes d'arxiu i a les capses definitives;

A més ha de poder efectuar la reindexació de la base de dades i ha de possibilitar fer les còpies de seguretat.

1.3 Valoració de les respostes:La fase de planificació es tanca amb la valoració de les respostes rebudes en relació a la tramesa dels requeriments a les diferents empreses i als proveïdors de software de gestió de documents i d'arxius. Les empreses que comercialitzen software d'arxius a Catalunya són molt escasses i, consegüentment, les respostes han estat limitades. Les necessitats de cercar software d'arxius són evidents si del que es tracta és de treballar amb productes ràpids i eficients per accedir a la informació. En aquests moments existeixen només dos productes comercialitzats al nostre país, amb finalitats molt diferents.La Universitat Pompeu Fabra està en el procés final de la valoració d'un producte d'àmbit internacional; amb aquesta finalitat el procés s'ha desenvolupat de la manera següent:

a) Valoració global de les respostes, concertació de visites i contactes amb el proveïdor per assistir a demostracions del funcionament general del producte. Per tal d'analitzar millor les respostes s'ha efectuat una instal× lació del programa a un ordinador de l'Arxiu General;
b) Aprofundiment dels requeriments per detallar i concretar alguns aspectes del hardware i del software del producte (a nivell informàtic i a nivell arxivístic). Els tècnics informàtics de la UPF han avaluat molt directament els problemes i les deficiències informàtiques del software en relació a les característiques específiques de la Universitat;
c) Quantificació aproximada del volum del sistema a llarg termini, prenent com a referències el volum de registres anuals (documents i expedients), els usuaris potencials i les possibilitats d'ampliació de la memòria. D'aquest estudi s'ha confegit un informe lliurat al proveïdor;
d) Avaluació dels costos econòmics mitjançant un pressupost que ha d'incloure tots els aspectes relacionats amb la implementació i el manteniment;
e) Valoració funcional del producte que contemplés l'adaptació del software al sistema de gestió documental i de l'arxiu propi de la UPF, basat en un sistema corporatiu de la classificació, la descripció i l'avaluació de la documentació;
f) La selecció final ha de tenir en compte tots els aspectes anteriorment esmentats fent incidència amb la solvència de l'empresa i del proveïdor, el suport per a la implementació, el correcte funcionament amb l'equipament informàtic de la Universitat i reincidir en tots els aspectes funcionals. El pas següent ha de ser l'aprovació del projecte i l'establiment del calendari per a la seva implementació.

En aquest procés de valoració i de selecció del producte s'ha arribat a les conclusions a partir de les quals se sol.licita al proveïdor el reforçament informàtic del software per assegurar i garantir el funcionament amb l'equipament informàtic de la UPF, sobretot en el que fa referència a l'abast total i integrat de sistema a través de la xarxa i de les diferents unitats de la Universitat. Davant el repte d'automatitzar la gestió dels documents i de l'arxiu a la UPF, les solucions passen per dues vies:

a) Prosseguir l'estudi i la recerca dels paquets de software comercialitzables i,
b) Elaborar una proposta d'aplicació pròpia. Aquesta darrera solució seria desenvolupar una aplicació que s'adeqüi a totes les condicions esmentades, tenint molt en compte els avantatges i els inconvenients que podria representar una solució com aquesta. Aquesta proposta representaria iniciar un altre estudi que considerés molt seriosament la garantia d'aspectes tant importants com l'assistència tècnica en la implementació i el desenvolupament, les actualitzacions, les revisions i les ampliacions. S'ha de considerar que els productes fets a mida, sense la presència d'un representant comercial, poden derivar en paquets estancats i amb molt poques possibilitats de futur. En aquests moments es comença a percebre un cert interès per part d'empreses i de professionals de la informació per oferir algunes solucions de sistemes automatitzats de la gestió documental i dels arxius. També seria interessant cercar algunes empreses estrangeres, que comercialitzen software d'arxius, per oferir-nos els seus productes, si no volem restar al marge dels avantages i dels progressos aplicats al camp de la documentació.

2.- L'establiment del sistema de gestió documental i de l'arxiu

Per a l'establiment del sistema de gestió de la documentació administrativa i de l'arxiu a la UPF, es va elaborar un programa basat en la creació dels instruments del tractament dels documents en la seva fase activa, semiactiva i inactiva. Paral× lelament s'ha iniciat la segona fase que correspon a la implantació i al manteniment del sistema. (2) La concepció i el desenvolupament de la gestió de la documentació administrativa i de l'arxiu és totalment integrada i única per a tota la Universitat. Els tres elements del tractament es desenvolupen de la manera següent:

  1. Elaboració del quadre de classificació corporatiu de la Universitat Pompeu Fabra. Avui es pot dir que està totalment elaborat i en fase de implantació a les unitats administratives.
  2. Confecció del calendari de conservació dels documents: concreció del calendari de transferències i criteris per a la conservació i l'eliminació dels documents, sempre a partir del quadre de classificació.
  3. Creació dels instruments de descripció i de recuperació dels expedients i dels documents.

Per tal d'aconseguir aquests objectius es van efectuar unes accions:

a) Estudi de l'estructura orgànica i funcional de la Universitat;
b) Buidatge exhaustiu de la legislació universitària;
c) Estudi de les principals sèries documentals.

De les accions esmentades es va obtenir la informació necessària sobre el funcionament i l'organització de les unitats administratives de la Universitat. Al mateix temps es va poder fixar un primer inventari de les sèries documentals i alguns trets específics de la seva producció. La metodologia de treball es va basar en la confecció d'enquestes i la concertació d'entrevistes amb els caps administratitius i responsables de cada unitat. Aquestes reunions tenien com a finalitat obrir una línia permanent de treball entre els caps de cada unitat administrativa i el cap de l'Arxiu com a responsable del sistema de gestió documental. L'intercanvi d'informació es concretava en unes sessions organitzades de la forma següent: En una primera sessió es presentava la funció de l'Arxiu General i el programa de desenvolupament de la gestió documental a la Universitat amb la voluntat de crear un sistema totalment integrat i automatitzat. La segona sessió s'iniciava amb el coneixement i la concreció de les activitats de cada unitat administrativa en relació a les competències generals que la legislació universitària determina. La tercera sessió va permetre accedir al coneixement directe dels documents i dels expedients en la seva fase activa o de tramitació.

2.1 L'elaboració del quadre de classificació: (3) Com a resultat dels estudis i les sessions de treball anteriorment esmentades es va començar a elaborar el quadre de classificació de la UPF. El quadre de classificació és el fonament del sistema a partir del qual s'estructuren els altres dos instruments ( el calendari de conservació i els instruments de descripció dels documents). El quadre de classificació es va elaborar, analitzar i, finalment, consensuar amb totes les parts implicades després de nou mesos de feina intensa.Per a la seva elaboració es van consultar diferents models de quadres de classificació en l'àmbit dels arxius universitaris i de l'administració pública en general. D'una banda, els que es basen en les estructures ja tradicionals orgànico-funcionals i, de l'altra, els quadres essencialment funcionals. Els quadres orgànico-funcionals, fins i tot els estrictament orgànics, corresponien a l'àrea de les universitats anglosaxones. Els arxius d'aquestes universitats conserven fons documentals d'èpoques històriques molt diverses; així doncs, hi ha un sistema de classificar per a cada fons històric.(4) Aquests arxius no desenvolupen cap sistema integrat de classificació dels documents actius i semiactius de les universitats. Els que més s'hi acosten, es limiten a dissenyar uns criteris molt generals a partir de la procedència orgànica amb una mínima descripció de les seves sèries. Alguns d'aquests criteris generals per a l'organització dels fons actuals afegeixen normatives de conservació i de transferència dels documents als centres d'arxius.(5) Per extensió, les universitats nord-americanes segueixen aquest model. Tanmateix, sorprèn l'increment i la precisió dels calendaris de conservació i d'eliminació de documents d'aquestes universitats, alguns circumscrits en l'àmbit universitari i d'altres d'abast federal.Els quadres de classificació basats en les funcions presentaven uns avantatges i unes prestacions molt superiors per a les necessitats de crear un sistema de gestió de la documentació des de la creació i la recepció dels documents fins a la seva transferència a l'arxiu definitiu.(6) El quadre de classificació funcional és l'únic que permet una aplicació eficaç per organitzar els arxius de gestió amb els mateixos criteris i un mètode ràpid de recuperar la informació. Aquesta uniformitat per a la classificació i per a la recuperació de la informació és bàsica si es vol crear un sistema automatizat de la gestió documental. Els documents s'identifiquen amb les funcions i les activitats de la Universitat, de tal manera que els documents relatius al mateix concepte reben un tractament únic, és a dir, es classifiquen, s'arxiven i es descriuen de la mateixa manera, encara que restin a unitats administratives diferents. Els documents d'un expedient dispers estaran agrupats intel× lectualment per la seva funció i, si aquest expedient esdevé històric, la seva integració serà senzilla. També es va tenir en compte el fet que qualsevol servei pugui assumir, amb el mínim risc i amb un cost econòmic baix, les reestructuracions internes que afecten a la gestió dels documents administratius.

2.2 El quadre de classificació de la UPF:Després de nou mesos d'estudi i d'elaboració, el quadre de classificació de la UPF es presentava com una estructura jeràrquica de totes les funcions i les activitats desenvolupades pels diferents serveis i les diferents persones adscrites a la Universitat. Hi ha onze classes de documents que reflecteixen les funcions derivades de la gestió dels recursos generals de l'administració i les funcions derivades de la gestió dels recursos específics de la Universitat (concretament l'estudi, la docència i la recerca).Els codis i els títols són únics per a cada grup de documents. Cada document s'identifica amb un nivell del quadre de classificació que ens remet a un concepte general o específic. Al seu torn, algunes divisions es poden subdividir segons les subdivisions nominals, les subdivisions uniformes i les subdivisions específiques.Les classes del quadre de classificació de la UPF són les següents:

ADMINISTRACIÓ GENERAL I ORGANITZACIÓ GESTIÓ DE LA INFORMACIÓ I DE LES COMUNICACIONS REPRESENTACIÓ I RELACIONS PÚBLIQUES GESTIÓ DELS RECURSOS HUMANS GESTIÓ DELS RECURSOS ECONÒMICS GESTIÓ DELS BÉNS MOBLES GESTIÓ DELS BÉNS IMMOBLES LEGISLACIÓ I ASSUMPTES JURÍDICS GESTIÓ DELS RECURSOS ACADÈMICS ORGANITZACIÓ DE LA DOCÈNCIA ORGANITZACIÓ DE LA RECERCA

Cada classe es divideix en les subclasses i les divisions corresponents.Les classes de documents derivats de l'administració i de l'organització es van adaptar a la realitat concreta de la Universitat (7). La mateixa legislació universitària determina una estructura administrativa i una distribució de les competències derivades de l'ordenament jurídic universitari. La Llei de la Reforma Universitària defineix l'estructura de govern de les universitat i en determina les funcions.(8) L'organització general parteix de les funcions dels òrgans de govern col× legiats (el claustre, les juntes, els consells i les comissions) i els unipersonals (el rector, els vice-rectors, el secretari general, el gerent, etc.). El quadre reflecteix les funcions de govern d'aquests òrgans, ja siguin d'àmbit intern (Claustre, Consell Social, Junta de Govern, etc), com d'àmbit extern (Consell Interuniversitari de Catalunya, el Consejo de Universidades, etc). El desenvolupament de l'organització administrativa completa el quadre d'activitats generals. La segona classe de documents, la gestió de la informació i de les comunicacions, reflecteix les funcions derivades de l'organització dels fons bibliogràfics i documentals (molt importants entre els recursos de les universitats), la creació i producció documental (publicacions i edicions pròpies de la Universitat), la mateixa gestió dels documents administratius i tots els recursos derivats de la informàtica i les comunicacions. La tercera classe de documents, que correspon a les funcions de representació i relacions públiques, inclou una sèrie d'activitats molt particulars en l'àmbit universitari. S'inclouen els actes oficials (les inauguracions dels cursos acadèmics, les exposicions, l'atorgament de distincions i els premis, com per exemple el Doctor Honoris Causa, etc.), les relacions públiques (molt especialment la imatge corporativa) i tot tipus de relacions institucionals i privades.La quarta classe de documents fa referència a la gestió dels recursos humans: es distingeix de forma específica el personal acadèmic i el personal d'administració i serveis. Tanmateix, les seqüències de la gestió d'aquests recursos són les mateixes.La cinquena classe, que correspon a la gestió dels recursos econòmics, inclou la gestió pressupostària i la fiscalització. La sisena i setena corresponen a la gestió dels recursos de béns mobles i de béns immobles, respectivament, i són una adaptació del model citat i de la legislació vigent per a aquesta classe de documents. La darrera classe, la vuitena, dins aquest grup correspon a les competències legislatives i als assumptes jurídics, segons determina la mateixa autonomia universitària i el desenvolupament estatutari de cada universitat (estatuts, reglaments, etc).Com a resultat de l'estudi dels recursos específics de la Universitat es van crear tres classes de documents que reflecteixen els recursos de la gestió acadèmica o la gestió dels estudiants, els recursos de l'organització de la docència, i els recursos de l'organització de la recerca.


-GESTIÓ DELS RECURSOS ACADÈMICS

- ACCÉS I ADMISSIÓ

- INSCRIPCIONS

- EXPEDIENTS D'ESTUDIANTS

- AJUTS I BEQUES

- EXPEDICIÓ DE TÍTOLS

- ORGANITZACIÓ D'ACTIVITATS CULTURALS

- SERVEIS OFERTS ALS ESTUDIANTS

- REPRESENTACIÓ DELS ESTUDIANTS

En la gestió dels recursos acadèmics s'inclouen els documents sobre l'accés i l'admissió dels estudiants a la Universitat, sobre el procés de la matriculació, sobre les convalidacions d'estudis, sobre la gestió dels expedients (la permanència), sobre la tramitació dels ajusts i les beques, sobre els serveis oferts als estudiants, i sobre les organitzacions i les representacions del estudiants.


-ORGANITZACIÓ DE LA DOCÈNCIA

- PROGRAMACIÓ UNIVERSITÀRIA

- GESTIÓ DELS PLANS D'ESTUDIS

- CONDICIONS DE LA DOCÈNCIA

- ALTRES ACTIVITATS DOCENTS

- VALORACIÓ DOCENT

L'organització de la docència inclou els documents sobre l'autorització de nous estudis, sobre la creació de centres, sobre les directrius i els programes dels plans d'estudis amb les diferents matèries, sobre les condicions de la docència (la jornada i els horaris, el calendaris acadèmics i d'exàmens, etc), sobre les activitats docents per organitzar cursos, conferències i congressos i sobre la valoració docent dels resultats


- ORGANITZACIÓ DE LA RECERCA

- ORGANISMES DE GESTIÓ DE LA RECERCA

- AJUTS A LA RECERCA

L'organització de la recerca és una important funció que la llei atorga a les universitats. La gestió d'aquests recursos implica un gran nombre d'activitats on intervenen aspectes docents, administratius, de cooperació internacional, econòmico-financers, etc. Els documents inclosos en aquesta classe fan referència als organismes de la gestió de la recerca, als ajuts per a infrastructura científica, per a projectes d'investigació, per a beques, per a la mobilitat del personal investigador, per a l'organització i l'assistència a congressos i, finalment, el pla de foment a la recerca de la UPF.

3.- La implantació del sistema

Des de la creació de l'Arxiu General es va programar un pla per a la implantació del sistema de gestió de la documentació administrativa articulat en dues accions:3.1 Elaboració del programa dels cursos de formació de tècniques d'arxiu.Els cursos s'adrecen al personal d'administració i serveis de la Universitat que organitzen i custodien els documents administratius en la fase activa. Durant les cinc edicions celebrades s'han format, com a mínim, dos responsables de cada unitat administrativa. Aquests seran els primers que aplicaran el sistema de la gestió de la documentació administrativa de la forma següent: implantació del quadre de classificació i estudi de les instruccions del manual dels arxius de gestió (classificació, arxivatge, transferències, etc).L'oferta de cursos s'amplia, l'objectiu és arribar més enllà d'aquests mínims, fins que el sistema estigui totalment estès i assimilat per tot el personal de l'administració i serveis de la Universitat.La planificació dels cursos es van desenvolupar en relació als objectius següents:

a) Conèixer el sistema de gestió documental i d'arxiu de la UPF.
b) Adquirir les nocions bàsiques relatives al document administratiu i als expedients.
c) Conèixer els conceptes i el funcionament del quadre de classificació de la Universitat.
d) Conèixer les operacions de l'arxivatge i la recuperació dels documents.
e) Tenir una informació exhaustiva del procediment de les transferències en aplicació del calendari de conservació i eliminació de documents.

La durada dels cursos és de nou sessions amb un total d'onze hores. Als assistents, se'ls lliura el material del curs: el quadre de classificació i el manual d'instruccions dels arxius de gestió. Tot aquest material reuneix el contingut complet del curs.En acabar el curs es fa una sessió pràctica amb cada usuari per planificar l'aplicació del sistema al seu servei. D'aquesta manera, s'inicia el contacte per a la segona fase d'organitzar l'arxiu de gestió.L'usuari rep durant onze hores una proposta concreta de classificar i arxivar documents a partir d'una metodologia única i vàlida per a totes les unitats administratives de la Universitat.

3.2 Planificació i organització dels arxius de gestió.El següent pas de l'aplicació del sistema de gestió de la documentació administrativa a la UPF és l'organització dels arxius de gestió. La planificació s'ha fet per centres i per edificis, atenent sempre a un calendari genèric que intentava compaginar la intervenció a certs serveis paradigmàtics amb l'operativitat de les accions.Totes aquestes operacions estan coordinades i supervisades pel cap l'Arxiu i el cap de cada unitat administrativa i, a partir del moment en què les operacions comencen a realitzar-se de forma efectiva, hi intervé el personal del propi servei i el personal de l'Arxiu.Aquestes operacions es divideixen en les accions següents:

1) Presentació del programa de les sessions i dels instruments del tractament (el quadre de classificació i el manual d'instruccions).
2) Anàlisi i identificació de tots i cadascun dels documents segons les divisions del quadre de classificació.
3) Si escau, referent a certes divisions del quadre, s'apliquen les subdivisions, segons la necessitat de descripció dels expedients i dels documents.
4) Arxivatge dels documents d'acord amb les instruccions del manual: ordenació dels documents dins dels expedients, codificació i senyalització de les carpetes i ordenació dels expedients en les diferents unitats d'instal.lació.

Quan aquestes operacions s'han realitzat, s'instrueix l'usuari per utilitzar i mantenir el sistema amb el mínim esforç possible i amb el màxim suport de l'Arxiu. Per facilitar la recuperació de la informació continguda en els expedients i els documents es realitzen els índex de les carpetes amb els codis i el títol del quadre de classificació. Aquests instruments de descripció estaran totalment automatitzats a partir del moment es què el software d'arxiu ho permeti. En acabar totes aquestes operacions relatives a l'organització d'un arxiu de gestió es redacta un informe exhaustiu on es deixa constància de tot el procés d'implantació dels sistema. Els resultats són significatius de com un sistema de gestió de la documentació administrativa accelera la rapidesa de les decisions administratives, de com evita problemes derivats de la massificació incontrolada dels documents i de com l'usuari se sent més còmode en el seu treball diari.

4.- Vers un sistema automatitzat de la gestió de la documentació administrativa i d'arxiu

L'Arxiu General de la UPF ha establert un sistema integrat i corporatiu de gestió de la documentació administrativa. Els resultats són tota una sèrie de serveis inserits en els circuits administratius i culturals de la Universitat. Aquest sistema permet el control i l'ordenació de tota la documentació amb valor administratiu, fiscal, legal, de recerca o històric, fins que es decideixi eliminar-la o conservar-la, com a testimoni de la memòria històrica de la Universitat. Després d'un any i escaig de funcionament de l'Arxiu General, els resultats són els següents:

a) Organització sistemàtica de la gestió dels documents: La planificació i l'organització del sistema ha estat la clau de volta per a la implantació del tractament de la documentació en totes les seves fases i el màxim de normalitzada possible.
b) Accés ràpid a la informació: L'estudi de l'automatització està a punt d'acabar-se i els resultats poden marcar una nova fase documental en què l'eficàcia i la rapidesa per accedir a la documentació administrativa de la Universitat, sigui les característiques més significatives.
c) Comunicació i cooperació amb els usuaris: Els cursos de formació per als usuaris del sistema i la presència de l'arxiver en l'organització dels arxius de gestió han permès, entre altres factors, la implantació del sistema i la coordinació de les accions futures que afecten la racionalització i la homogeneïtzació de la documentació.

NOTES

  • (1) Memòria: curs acadèmic 1990-91. Barcelona: Universitat Pompeu Fabra, 1991.
  • (2) Per a l'estudi del sistema es va seguir la metodologia de Michel Roberge exposada en la seva obra, així com també en les lliçons i els cursos que ha donat a Barcelona (II Màster en arxivística organitzat per l'Associació d'Arxivers de Catalunya i la Universitat Autònoma de Barcelona, abril i maig de 1992) sobre la gestió dels documents administratius. ROBERGE, Michel La classification universelle des documents administratifs. Québec : Documentor, 1985.ROBERGE, Michel La gestion des documents administratifs. Québec : Documentor, 1983.
  • (3) Un quadre de classificació mai no és un treball de laboratori, ni una recerca personal. Aquest treball reuneix les aportacions i els suggeriments de tot un equip, concretament l'ajut dels meus companys de la Biblioteca, la col× laboració de la Isabel Martínez i les facilitats de tots els caps de serveis de la UPF.
  • (4) OWEN, D.M. Cambridge University Archives: a classified list. Cambridge : Cambridge University Press, 1988. Els instruments de descripció dels fons històrics de la Cambridge University es basen en tres models definits segons el moment històric: A. Medieval muniments, B. The University, c. 1550 to 1856 i C. The modern University.
  • (5) The University of Liverpool. University Archives Unit. Administrative Records Centre. Schedule of Retention Periods for Classes of University Records. 3 rd. edition, revised, 1989. (Publicació d'ús intern)
  • (6) Per a l'elaboració del quadre es va estudiar la proposta universal de Michel Roberge en la seva extensa i coneguda bibliografia; igualment, com a molt bon exemple de la seva aplicació dins l'administració catalana, es va estudiar el quadre de classificació del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, elaborat per Montserrat Canela; també es van consultar els quadres de classificació d'algunes universitats del Quebec i dels USA, com per exemple la Université du Québec à Montréal, la Université Laval, University of Missouri, etc.
  • (7) La Universitat Pompeu Fabra es regeix pel Decret 31/1992, de 3 de febrer, d'aprovació de les normes provisionals de funcionament, publicades al Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya Núm. 1561 - 26.2.1992, p.1250-1253.
  • (8) CHAVES GARCÍA, José Ramón La Universidad pública española: configuración actual y régimen jurídico de su profesorado. Oviedo : Servicio de Publicaciones de la Universidad de Oviedo, 1991.

RESUM

Aquest article pretén explicar l'experiència de l'Arxiu General de la Universitat Pompeu Fabra en la planificació i l'organització del sistema de gestió de la documentació administrativa i d'arxiu amb la tecnologia més avançada. Com a resultat de la seva tasca cal destacar l'estudi de l'automatització de l'arxiu, analitzant totes les seves fases i un estat de la qüestió; l'establiment del sistema a partir de l'elaboració dels instruments del tractament dels documents en les successives fases, - fruit d'aquest estudi és l'elaboració del quadre de classificació únic per a tota la Universitat, la concreció del calendari de conservació i d'eliminació dels documents i la creació dels instruments de descripció i recuperació de la informació -; i finalmentcal destacar la implantació del sistema mitjançant les accions formatives dels usuaris i l'organització dels arxius de gestió.