Ref: 1046U01

Assumpte: avaluació dels documents de la Universitat.

La documentació de la Universitat està subjecta a uns períodes d’utilització, de consulta, de permanència als òrgans, unitats i serveis i, com a conseqüència, s’estableixen també uns terminis de conservació o d’eliminació, atès el seu valor temporal o permanent.

Aquest procés de selecció documental segueix la legislació comuna, aprovada per la Generalitat de Catalunya, i permet el desenvolupament de la normativa de la Universitat sobre el conjunt de la seva documentació en aquesta matèria, d’acord amb l’autonomia que se li reconeix.Per tal d’avançar cap a criteris homogenis d’eliminació de documents a l’administració pública catalana, el Decret 117/1990, de 3 de maig, de la Generalitat de Catalunya, preveu aquests mecanismes d’avaluació documental i estableix les bases per elaborar les taules corresponents.

L’aplicació més immediata de la selecció i eliminació de la documentació a la UPF s’expressa en uns mecanismes de control que garanteixen l’eliminació dels documents sobrers i la conservació d’aquells que tenen caràcter permanent. Amb aquesta finalitat s’han establert tres categories de documents que es podran eliminar, d’acord amb uns criteris, i que tenen com a objectiu, d’una banda, alliberar els documents sobrers de les unitats i, de l’altra, evitar la transferència d’aquesta documentació a l’Arxiu, seguint el procediment establert als efectes.Per norma general, per procedir a la destrucció d’aquesta documentació, en qualsevol suport, s’han de seguir els criteris vigents amb el formulari d’autorització per a l’eliminació de documents i les instruccions contingudes al manual d’instruccions dels arxius de gestió de la UPF.

El Secretari general Jacint Jordana i Casajuana14 de juny de 1999

1. DOCUMENTS QUE S’HAN D’ELIMINAR TAN BON PUNT S’HAGIN UTILITZAT

Es podran eliminar els documents que consten a continuació, després de la seva utilització primera per a la gestió i la consulta als diferents òrgans, serveis i unitats:

1.1. Les còpies i els duplicats de documents originals que estiguin perfectament localitzats i en bon estat de conservació; és el cas de les actes dels òrgans de govern de la Universitat, l’original de les quals estan sota la custòdia de la Secretaria General de la Universitat o de la secretaria del Consell Social, o bé de la secretaria de l’òrgan d’àmbit particular corresponent.

1.2. Les còpies de les actes de notes de la Secció de Suport a la Docència, Recerca i Promoció i les còpies dels deganats i direccions de centre o estudi, els originals de les quals resten sota la custòdia del Servei de Programació i Gestió Acadèmica fins que aquest servei les transfereixi a l’Arxiu. A més a més, qualsevol altra llista de notes, quan se n’hagin signat les actes definitives.

1.3. Les còpies i els duplicats de la documentació comptable, l’original de les quals estarà sota la custòdia del Servei de Pressupostos i Finances o d’altres serveis que puguin conservar originals, fins que aquests serveis els transfereixin a l’Arxiu.

1.4. Les notes interiors, quan no són de tràmit i no contenen cap actuació inclosa en un procediment administratiu.

1.5. Els missatges electrònics que expressen una comunicació no inclosa en cap procediment, l’equivalent a una comunicació telefònica o els correus de tramesa amb documentació adjunta, el valor dels quals no sigui permanent, a diferència del document associat, que pot fer referència a un procediment.

1.6. Les versions anteriors de documents originals o definitius, així com els esborranys que s’hagin utilitzat en la seva elaboració.

1.7. La propaganda i els documents informatius o impresos diversos d’activitats d’entitats externes, la utilitat dels quals sigui purament informativa i de referència.

1.8. El dossier de premsa de la UPF, amb l’única excepció d’aquelles notícies publicades sobre la Universitat, que es conserven al Gabinet del Rectorat.

1.9. Els catàlegs i les publicacions comercials.

1.10. Els documents impresos i les publicacions institucionals de la Universitat (memòries, vídeos, etc.) que siguin duplicats o sobrers es poden trametre al dipòsit de publicacions de la Universitat, llevat d’aquells casos en què els hagi originat la unitat en qüestió.

1.11. Els faxs, sempre que es conservin els originals del document o que no estiguin inclosos en cap procediment administratiu establert.

1.12. Les notes i els esborranys diversos de documents originals que estiguin en perfecte estat de conservació i localitzats.

2. DOCUMENTS QUE ES PODEN ELIMINAR EN SUBSTITUCIÓ DE LA VERSIÓ ACTUALITZADA

Hi ha una sèrie de documents, consistents majoritàrimanet en còpies o exemplars secundaris, que, en ser substituïts per un nou exemplar, es poden eliminar, llevat de l’exemplar principal emès per la unitat d’origen, que l’haurà de conservar com a testimoniatge de les seves activitats.

2.1. Les còpies dels acords dels òrgans de govern i altres comissions de la Universitat l’original del qual restarà a l’acta corresponent de l’òrgan emissor, llevat de la còpia que sigui necessària per a la gestió dels diferents procediments a les unitats i serveis.

2.2. Les comunicacions i les còpies de les resolucions dels òrgans de govern unipersonals de la Universitat referents als nomenaments i als cessaments de càrrecs, llevat de la còpia original, que es conservarà a l’expedient de personal, i la còpia personal de l’afectat.

2.3. Les instruccions i les circulars d’un òrgan unipersonal de govern de la Universitat que es trameti per mitjà electrònic a diverses unitats acadèmiques i administratives, llevat de l’exemplar principal de l’òrgan emissor, que el conservarà en suport electrònic i en suport paper.

2.4. Els documents fruit de l’elaboració de la Memòria de la UPF, així com les memòries dels centres i departaments, que romanen a la Secretaria General de la Universitat i a les secretaries dels centres i departaments corresponents.

2.5. Els documents fruit de l’elaboració de la Guia de l’Estudiant, que romanen a les secretaries dels centres, ja que el seu contingut es publica anualment.

3. DOCUMENTS QUE S’HAN D’ELIMINAR EN UNS TERMINIS ESTABLERTS

D’acord amb les taules d’avaluació documental aprovades per la Generalitat de Catalunya, es podrà procedir a l’eliminació controlada de la documentació en els terminis previstos i a les dependències de l’Arxiu de la UPF, segons consta en aquesta instrucció (annex 1). A més, es disposa l’eliminació de les sèries documentals que s’especifiquen a continuació, d’acord amb la normativa vigent relativa a documents originals que són susceptibles de ser eliminats atès que les seves dades resten en altres documents recapitulatius o publicacions.

3.1. Exàmens i treballs dels estudiants. Termini de destrucció: un any a partir de la signatura de les actes de notes i sempre que no hi hagi en curs cap procés de revisió administrativa.

3.2. Fitxes dels estudiants. Termini: un any, a partir de l’acabament del curs acadèmic.

3.3. Proves de publicacions. Termini: un any, sempre que es conservin els originals en bon estat i que siguin localitzats.

3.4. Inscripcions a activitats que no comportin cap pagament i de les quals es conservin llistes dels participants. Termini: sis mesos a partir del tancament de l’activitat.

Annex 1

Taules d’avaluació i tria, aprovades per la Comissió Nacional d’Avaluació i Tria de Documentació de la Generalitat de Catalunya, que són d'aplicació immediata.