Tratamiento de las unidades archivísticas producidas y conservadas en las universidades: puntos en común.

Profile of archival units created and preserved in university departments: common points.


Tratamiento de las unidades archivísticas producidas y conservadas en las universidades: puntos en común.

ICA/SUV BARCELONA SEMINARUNIVERSITY ARCHIVES: A COMMON HERITAGE
Monday to Tuesday 26th - 27th May 1997

Joaquim Borràs
Arxiu Administratiu de la Universitat Pompeu Fabra Barcelona, 26 de mayo de 1997

 

SUMARIO

1. Escenario inicial
2. Contexto de la producción documental: sistema archivístico integrado
3. Los instrumentos del tratamiento uniforme
3.1. Cuadro de clasificación 3.2. Calendario de conservación y eliminación3.3. Método de descripción y recuperación
4. Proyectos de cooperación: propuestas y ejemplos actuales
5. Ventajas y dificultades inmediatas


INTRODUCCIÓN

El responsable académico de una universidad de más de 80.000 estudiantes comentaba recientemente su preocupación al no tener ningún mecanismo de control sobre la documentación producida y conservada por las unidades y servicios administrativos en los últimos 15 años. Observó que la documentación remitida por su secretaria a los demás responsables académicos, al cabo de poco tiempo de haberla enviado, era solicitada hasta dos y tres veces sucesivamente. La solución preventiva al caos fue no enviar más documentos y emitir simplemente certificados que daban fe de su existencia. Este caso nos sitúa en las puertas del debate sobre la necesidad de homogeneizar los procesos documentales y archivísticos en los centros universitarios, a través de programas uniformes para la gestión de documentos y archivos.

 

1.Escenario inicial

Tomando como referencia los principios que inspiran las Recomendaciones de la Sección de Archivos Universitarios y Centros de Investigación ICA/SUV, constatamos que las universidades contemporáneas tienen una misión común, que a pesar de su evolución y del marco social o geográfico particular, se basa fundamentalmente en la educación y la investigación, además de otras funciones que se les asignan.Las Recomendaciones del ICA/SUV describen someramente el conjunto de funciones y actividades relacionadas con los centros docentes y de investigación en el transcurso de su trayectoria histórica. Observamos que las universidades contemporáneas, al igual que cualquier organismo público o privado, desarrollan actividades comunes derivadas de la organización y gobierno, la gestión de recursos de información, la administración de los recursos humanos, las relaciones exteriores, la gestión de los recursos económicos, la dotación de bienes materiales y patrimoniales y la resolución de los asuntos jurídicos; por otra parte, como instituciones de enseñanza superior, desarrollan actividades específicas derivadas de la gestión de la docencia, la investigación, el estudio, etc.El conjunto de funciones y actividades expuestas son comúnmente, en mayor o menos grado, coincidentes entre las universidades contemporáneas. Así pues, podemos constatar, como de hecho ya han realizado algunos estudios previos, que las instituciones universitarias han estructurado mecanismos de actuación homogéneos para realizar los procesos administrativos, académicos y de investigación en general. La gestión de archivos y documentos universitarios debería enmarcarse en ese contexto funcional y programático de desarrollo de modelos de intervención, incorporando un sistema archivístico integral. Hoy, en la mayoría de países, parece un hecho irrenunciable; una intervención global del servicio de archivo en todo el ciclo de evolución documental, una intervención que debería abarcar los distintos órganos y servicios universitarios. La unificación del proceso de creación, utilización y disposición de documentos facilitará el alcance real de los objetivos de máxima efectividad y procurará economía en los citados procesos.

La demanda de las universidades en relación a la documentación y archivos, ha configurado diferentes sistemas, algunos de los cuales se han basado en programas integrados o sectoriales para el tratamiento y descripción de fondos administrativos, históricos, de donaciones y legados, de colecciones especiales, etc.2

2. Contexto de la producción documental

El sistema archivístico integradoA la vista del escenario inicial y como consecuencia del desarrollo de las actividades de los centros universitarios, nacen las distintas agrupaciones documentales, algunas de las cuales -como ya hemos mencionado- son comunes a otros organismos públicos o privados, mientras que otras son específicas de los centros universitarios, aunque observan ciertas diferencias. Una primera aproximación a la producción documental de las universidades, confirma que las principales agrupaciones que surgen de las áreas comunes, coinciden en esencia y naturaleza. La gestión de alumnos, la financiación, la investigación, la enseñanza, la gestión del personal, la promoción cultural y deportiva, las acciones de solidaridad, configuran el marco en el cual se producen los documentos. Desde estas áreas pueden establecerse secuencias más precisas de actividades estructuradas que deberían estar perfectamente documentadas. Las diferencias surgen como resultado del contexto social o jurídico universitario en cada país: el estatuto legal de la universidad (pública o privada), la antigüedad de los centros y sus fondos, las dimensiones y diversidad del campus, la legislación específica, el grado de autonomía, etc. A pesar de todo ello, encontramos factores intrínsecos que acentúan las diferencias entre agrupaciones documentales parecidas en las universidades actuales, como por ejemplo la ausencia de criterios de normalización de documentos, la incapacidad para establecer modelos e impresos, la descoordinación administrativa, y otros muchos factores. Las deficiencias observadas en la identificación y denominación de las mismas agrupaciones o series documentales, obedecen ocasionalmente a la evolución histórica o la legislación específica antes citada. Así por ejemplo, constatamos que en las universidades españolas, existen series documentales de continuidad histórica, como por ejemplo los libros de matrículas de alumnos, que a lo largo de los años han ido cambiado la denominación, el contenido, la forma, y a pesar de estos cambios sustantivos, su función se ha mantenido prácticamente inalterable, es decir, dejando constancia escrita de los datos de los alumnos matriculados. Hay que destacar que estas series documentales comunes aún siguen mostrando diferencias notables en las universidades contemporáneas. Tras estas primeras consideraciones, sería aconsejable la homogeneización y unificación de los procesos de creación, utilización y disposición de los documentos universitarios incluidos en los programas archivísticos y documentales, considerando algunos planteamientos comunes como los que citamos a continuación:

  1. Estudio y análisis imprescindible de todas agrupaciones y tipologías documentales de las universidades, incluidos los documentos en cualquier soporte y formato, con la finalidad de proponer siempre el tratamiento más adecuado. 
  2. Desarrollo de programas integrados de archivos y documentos universitarios, a partir de una concepción global de la intervención que abarque toda la documentación producida y recibida por los órganos y servicios universitarios en todas las fases de su evolución. 
  3. Aplicación de métodos y técnicas propias para el tratamientos uniforme de los documentos, basados en sistemas de clasificación, métodos estándares de recuperación de la información, etc.

Para alcanzar estos objetivos básicos, se debería reconocer explícitamente la capacidad del archivo universitario para intervenir en todas las fases del ciclo documental, con especial atención en la fase activa del documento. Este es el punto clave de inflexión donde se deciden una serie de aspectos trascendentes, como por ejemplo la definición de formas y contenidos, los soportes documentales, los sistemas de archivo, los circuitos, las aplicaciones informáticas, etc.

Con la misma regularidad, se debería reconocer las competencias de los archivos universitarios en los procesos de elaboración de normas y el tratamiento de documentos en soportes electrónicos que garantizaran el cumplimiento del principio de procedencia y su procesamiento adecuado.

3. Los Instrumentos del tratamiento uniforme

Para identificar y tratar los documentos de las universidades con los mismos criterios y métodos, se han elaborado los instrumentos documentales pertinentes, algunos de los cuales incorporan técnicas de gestión documental, combinadas con el substrato archivístico propio. Estos instrumentos siempre contribuyen de forma efectiva a la identificación, normalización y procesamiento técnico de las agrupaciones documentales, como es el caso del calendario de conservación y eliminación que, desde sus distintas modalidades, aporta elementos importantes de sistematización y estudio de las diferentes series comunes en las universidades. El modelo de gestión documental y archivo de las universidades catalanas, aunque no tenga una muy larga tradición, se basa en los siguientes instrumentos: el cuadro de clasificación, el calendario de conservación y eliminación, y el método de descripción de documentos. Estos estándares también se aplican a nivel de la administración autonómica catalana, la administración local y otras entidades públicas o privadas. Algunas universidades españolas también siguen esta metodología, u otras parecidas, que tiene como finalidad común dar una respuesta adecuada a la demanda de cada universidad y a la necesidad de adaptar estos servicios de una administración pública -la mayor parte de las universidades pertenecen al sector público-, cada vez más eficiente y moderna, según exige la legislación actual.

3.1. El cuadro de clasificación

La principal ventaja del cuadro de clasificación reside en el hecho de facilitar el acceso y la consulta de la documentación desde su creación o recepción en los archivos de gestión, tanto para los productores de documentos ante la necesidad de informar y fundamentar los procedimientos establecidos, como para el resto de la comunidad universitaria y la sociedad en general en uso de sus derechos. El cuadro de clasificación, aplicado ya en su fase activa, representa una metodología de organización y agrupación de los documentos que contribuye a la efectividad y eficiencia administrativa. Para su total operatividad se aplica de forma uniforme en toda la documentación y en todos los servicios universitarios.El cuadro de clasificación contribuye además al cumplimiento de los principios que informan de las actuaciones en las administraciones públicas y opera en una línea que facilita la legalidad y transparencia administrativa. Su existencia y aplicación generalizada, favorece la implantación de nuevas tecnologías, dado que es imprescindible organizar previamente la documentación antes de aplicar cualquier sistema. Estas son de forma general, y entre otras muchas, algunas de sus ventajas: facilitar el intercambio de información en el seno de la universidad, permitir que la movilidad del personal universitario no sea un problema gracias a la repercusión positiva del conocimiento del sistema, facilitar la identificación del ejemplar principal del secundario, etc.- Características de los cuadros de clasificación en las universidades catalanas:El cuadro de clasificación permite identificar pues los documentos y expedientes con un código y un título precisos que derivan de las funciones y actividades generales o específicas de las universidades. Este sistema de clasificación funcional parte de la propuesta universal de Michel Roberge que se basa en este instrumento del sistema como eje vertebrador a partir del cual se articulan los demás. El cuadro de clasificación se estructura en niveles que corresponden a las actividades generales y específicas de las universidades, de tal forma que las unidades administrativas clasifican sus documentos utilizando los mismos códigos y títulos, independientemente de donde se hayan generado o recibido. Con ello se facilita la búsqueda y localización de los expedientes, ahorrando pérdidas de tiempo considerables e innecesarias. El cuadro se divide en categorías, clases, subclases y divisiones que corresponden a las funciones y actividades de las universidades. De esta manera, el primer nivel agrupa, de una parte, los documentos derivados de las actividades administrativas generales, y de otra, los documentos derivados de las actividades específicas de las universidades. En el segundo nivel se identifican los documentos con las funciones generales derivadas de la división anterior, y así sucesivamente hasta llegar a las series documentales identificadas siempre dentro de esta estructura jerárquica y lógica.

3.2. Calendario de conservación y eliminación

Al igual que las demás administraciones modernas, las universidades han empezado a desarrollar políticas activas para la selección y expurgo de documentos innecesarios, dado el excesivo y creciente volumen de la producción documental contemporánea, añadido a la pérdida del valor administrativo de la documentación con el paso del tiempo y la evidente imposibilidad de efectuar el tratamiento de estos conjuntos documentales con los recursos y garantías necesarios. Así pues, los servicios de archivo universitarios han sido reclamados para seleccionar los documentos con criterios técnicos, conservando debidamente aquellos que tienen valor permanente, y eliminando aquellos otros que habiendo perdido su vigencia administrativa, legal o fiscal, no merecen ser preservados como memoria de la universidad.En ocasiones, el resultado técnico del estudio de las diferentes series documentales corresponde a la elaboración del calendario de conservación y eliminación de documentos, concebido como un conjunto de normas, fijadas a partir de la valoración administrativa, legal, fiscal e histórica de los documentos universitarios, estableciendo unos plazos de permanencia y conservación, desde su creación en los departamentos o unidades administrativas, docentes y de investigación hasta su conservación permanente o eliminación.Además de reducir considerablemente la documentación innecesaria, el calendario de conservación contribuye también al acceso rápido y eficiente a la información, racionaliza los espacios destinados a archivo de documentos, facilita la conservación de los documentos esenciales de la universidad en las condiciones más adecuadas, y en general, reduce los costes de producción y conservación.- Características principales:Las universidades catalanas y españolas estamos aún en la fase inicial de valorar y seleccionar documentos comunes que en un futuro nos permitirá obtener resultados satisfactorios. A pesar de ello, hemos establecido ya unos criterios homogéneos que se concretan en un formulario genérico, respetando los diferentes sistemas archivísticos de cada universidad y la posibilidad de vincular el calendario de conservación a los demás instrumentos en aquellas universidades que los han aprobado. Así por ejemplo, el modelo universitario catalán parte de los conceptos y series del cuadro de clasificación para establecer las correspondientes reglas de conservación y eliminación de documentos. Para cada nivel del cuadro de clasificación le corresponde un periodo de conservación determinado y una localización física en las tres fases de su evolución. Para completar el sistema de conservación de los documentos, se incorporan algunos campos asociados como el nivel de acceso y consulta, según las categorías establecidas, la determinación de los documentos esenciales y las medidas de protección, los cambios de soporte, etc. La situación actual en nuestro país parte de una realidad en la cual los procesos de valoración y expurgo de documentos públicos de las universidades españolas no ha seguido una trayectoria uniforme y constante, puesto que, en palabras recientes de un colega: "Si bien la legislación del Estado, en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en sus artículos 55 y 58, señala como preceptivo para la exclusión o eliminación de bienes del patrimonio documental el estudio y dictamen de una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, la transferencia de competencias en materia de cultura a las Comunidades Autónomas abre un debate sobre la titularidad de la documentación generada por las universidades. Fruto de ese debate es la dificultad en articular procedimientos operativos para la eliminación controlada de documentos inútiles. En la práctica, la Administración del Estado aún no ha creado su Comisión, y lo mismo sucede en la mayoría de comunidades autónomas. Sin embargo, ello no debe suponer un obstáculo para que cada universidad cree su propia Comisión para la valoración, selección y eliminación de documentos. Sus funciones, miembros que la componen y procedimientos a seguir deben estar contempladas a nivel normativo y reglamentario."

3.3. Método de descripción y recuperación:

El desarrollo de métodos de descripción y recuperación de la documentación universitaria, es la clave de acceso y consulta rápida a la información desde su origen, cumpliendo así con la condición de aportar pruebas y fundamentos para las decisiones y actuaciones administrativas y académicas en general. La unificación de un método de descripción de los documentos universitarios facilita el intercambio de información interna entre diferentes órganos y servicios universitarios, aumentando considerablemente su capacidad de obtener información desde áreas compartidas de la gestión sobre los mismos asuntos. La normalización de la descripción de los documentos desde la fase activa, además de contar con aplicaciones informáticas inherentes al entorno en el cual se producen, ofrece posibilidades para implantar sistemas automatizados de descripción, como componente del programa general de gestión de documentos y archivos. Esta descripción en la fase activa es esencial, puesto que va a perdurar en las fases posteriores (semiactiva e inactiva), cuando la documentación ingrese al archivo universitario. La descripción de los documentos en las unidades de producción es una realidad constatable a partir de los sistemas ofimáticos habitualmente disponibles en las universidades. Por ello, sería precisa la intervención del archivero para unificar algunos criterios y campos descriptivos. Las soluciones parciales de algunos departamentos tienen que ceder a una visión más global o corporativa. La consecuencia debería ser también la reducción inmediata de la multiplicidad de aplicaciones y sistemas que ocasionan problemas graves de conservación y obsolescencia de los equipos y programas cuando son utilizados por los servicios de archivos universitarios. - Características del método de descripción y recuperación:El establecer los citados instrumentos, según la propuesta presente, parte de la estructura y de los conceptos del cuadro de clasificación, eje central que permite la identificación de las series con los asuntos según los cuales han sido creados. La descripción de las series documentales, siempre partiendo de los conceptos del cuadro, se completa con otros elementos o puntos de acceso, como los descriptores o palabras clave, los resúmenes de contenidos e incluso la aplicación de algún tesaurus. La descripción de documentos en los archivos de gestión en su fase de creación, obliga a un control por parte del servicio de archivo a veces imposible de realizar. Aún considerando estos inconvenientes, pueden encontrarse algunas soluciones en la formulación de criterios y normas para usuarios, siempre teniendo en cuenta que habrá una posterior revisión de la descripción efectuada en el momento en que los documentos ingresen en los archivos. Los criterios de normalización de la descripción archivística actuales, más allá de los intentos de homogeneización internos en los centros, lamentablemente no han sido pensados para ser aplicados a la documentación activa, centrándose mayormente en el procesamiento de documentación permanente o histórica. Las normas archivísticas elaboradas hasta nuestros días, la norma ISAD (G) y la norma ISAAR (CPF), están exclusivamente pensadas para la descripción de documentación con valor perdurable. Ello puede producir un cierto distanciamiento entre las necesidades administrativas y las de la investigación histórica o científica.

4. Proyectos de cooperación: propuestas y ejemplos actuales

El desarrollo de programas archivísticos universitarios integrados o sectoriales, a través de los estándares citados facilita la cooperación entre los archivos para el diseño de propuestas comunes. De manera recíproca, para poder colaborar y avanzar conjuntamente es imprescindible establecer algunos estándares o programas generales que incorporen todos los elementos propios de un sistema archivístico integrado, coincidente en los aspectos básicos. A partir de estos programas comunes, que requerirían un reconocimiento explícito por parte de las universidades participantes en los proyectos, se podría establecer una colaboración en actuaciones más específicas, como por ejemplo, el desarrollo de planes de seguridad y conservación de fondos, la implantación coordinada de tecnologías de la información, programas de difusión cultural y científica, programas de documentos esenciales o vitales, etc. A pesar de la trayectoria más o menos reciente, me gustaría comentar la experiencia de la cooperación entre los archivos universitarios españoles y la colaboración entre los archivos universitarios catalanes. - Cooperación entre archivos universitarios españoles:La situación de los archivos universitarios españoles parte de realidades muy distintas, desde los que todavía no existen hasta los que están perfectamente estructurados en el marco de un sistema archivístico, pasando por todo tipo de situaciones intermedias en cuanto a definición legal y recursos materiales y humanos con los que están dotados. La encuesta reciente efectuada para la elaboración del estudio sobre Los archivos universitarios y la documentación de las universidades españolas: situación actual y propuestas de actuación, presentado en la última reunión de secretarios generales en La Rioja, desvela que de las 52 universidades encuestadas, tan sólo 29 manifiestan disponer de un archivo (55,76%). Además, podemos afirmar que las diferencias pueden ser notables debido, por ejemplo, a la antigüedad de los fondos, las dimensiones de los centros universitarios, el desarrollo de la autonomía universitaria y la coordinación autonómica en esta materia, la tradición archivística de los centros, etc. Ante este panorama de realidades diversas, los archiveros de las universidades públicas españolas nos planteamos hace tres años iniciar unas líneas de colaboración e intercambio que redundaran en una mayor eficiencia y rentabilidad de los servicios de archivo.De esta manera, en la actualidad se están desarrollando una serie de actividades que podemos concretar en tres aspectos.Por una parte, se ha formalizado la Conferencia de Archiveros de Universidades, con un comité ejecutivo permanente que tienen asignadas las funciones de coordinación y representatividad, difusión de información de interés común, así como la convocatoria de una reunión anual. Hay que señalar que hasta la fecha se han organizado tres reuniones: la primera en la Universidad de Valladolid en 1994, la segunda en la Universidad de Alcalá en 1995 y la tercera en las Universidades Autónoma de Barcelona y Pompeu Fabra en 1996. Sus conclusiones reflejan con nitidez la preocupación del colectivo de archiveros por la indefinición legal del patrimonio documental de las universidades y por la dotación de los recursos tanto humanos como materiales precisos para la realización de las tareas que los archivos tienen encomendadas.Por otra parte, se han constituido comisiones técnicas para trabajar en temas de interés general, entre ellas una comisión encargada de redactar unas recomendaciones para la dotación y funcionamiento de los archivos universitarios -recomendaciones que se aprobaron en la última conferencia y que están pendientes de publicarse en un monográfico dedicado a los archivos universitarios a finales de este año-, otra comisión de identificación y valoración de documentación administrativa y una tercera dedicada a la descripción de documentación histórica.El tercer aspecto es la participación y coordinación máxima con la Sección de Archivos Universitarios y Centros de Investigación ICA-SUV. Numerosos archivos universitarios españoles son miembros institucionales de la Sección de Archivos de Universidades y Centros de Investigación, además de tener por primera vez una representante en el Comité Directivo de la Sección. - Cooperación entre archivos universitarios catalanes:Los archivos de la universidades catalanas, desde su creación en los últimos seis años, hemos iniciado algunas líneas de colaboración. Las universidades catalanas, a excepción de la Universidad de Barcelona, disponen de fondos documentales de época contemporánea, algunos de los cuales no tienen más de treinta años de antigüedad, época en la que se desarrolló el sistema universitario catalán con la creación de nuevas universidades. Así pues, los archivos de las universidades catalanas hemos establecido algunas metodologías y técnicas comunes que nos han permitido colaborar e intercambiar nuestras experiencias e información. Estas actuaciones se inscriben en el desarrollo de políticas y programas de gestión de documentos y archivos, en sintonía con la evolución general del resto de las administraciones públicas catalanas. Recientemente, se ha iniciado una labor de coordinación entre las universidades catalanas en materia de documentos y archivos, a través del Comisionado de Universidades e Investigación del gobierno catalán, elaborándose un estudio conocido como las Recomendaciones para la gestión de la documentación y archivos de las universidades públicas catalanas, que ha servido para diagnosticar la situación de los archivos y proponer algunas acciones futuras. De forma genérica, las recomendaciones incluyen algunos aspectos que los respectivos sistemas archivísticos de cada centro deberían contemplar:

(1) la necesidad de desarrollar sistemas y programas integrados de gestión de archivos y documentos;
(2) la adscripción y el rango administrativo apropiado;
(3) la elaboración de propuestas comunes en aspectos especialmente complejos, como per ejemplo, la valoración y expurgo de documentación común, el intercambio de experiencias y proyectos de automatización de documentos y archivos, planes de seguridad, etc.;
(4) la redacción de normas y reglamentos, de acuerdo con algunas líneas comunes de coordinación entre todos los archivos universitarios; y
(5) la dotación suficiente de recursos humanos, económicos y materiales para desarrollar estos programas universitarios. Los resultados más inmediatos de esta colaboración, más allá de la evolución política para impulsar estos programas, se podrán establecer a partir de colaboraciones técnicas de los archiveros en los siguientes aspectos:

(1) La elaboración de cuadros de clasificación funcionales basados en la adaptación de los modelos existentes y del estudio comparativo de las agrupaciones documentales comunes;
(2) La elaboración del calendario de conservación y eliminación, basado en el modelo común asociado a las series documentales del cuadro de clasificación;
(3) La fijación de métodos estándares de descripción y recuperación de documentos que permitan su integración en el sistema automatizado de documentos y archivos.

5. Ventajas y dificultades inmediatas Las ventajas que suponen la cooperación y el desarrollo de líneas comunes de actuación entre los archivos universitarios, son más que justificadas. Por ello, deberemos insistir en la búsqueda de elementos comunes y potenciar las posibilidades que el nuevo panorama internacional nos ofrece, sobre todo a través de la misma Sección y sus comisiones de trabajo. - Algunas ventajas de esta cooperación pueden ser:

  • Mayor reconocimiento del servicio de archivo en el seno de cada universidad y, por consiguiente, aumento de su efectividad en todas las áreas de actuación.
  • Ofrecer respuestas concretas a las demandas administrativas para obtener eficacia y economía en los procesos de creación, uso y disposición de sus documentos y archivos.
  • Compartir algunos recursos necesarios para el desarrollo de programas conjuntos y específicos, según los criterios estándares.
  • Facilitar la conservación y difusión del futuro patrimonio documental de las universidades con criterios técnicos y metodologías uniformes desde su inicio.
  • Potenciar la colaboración entre los servicios de archivos universitarios para el intercambio de información y experiencias comunes en el seno de los programas generales o propuestas sectoriales.
  • Aumentar la preparación profesional y formativa de los archiveros en áreas clave de la gestión y las nuevas tecnologías de la información que se están aplicando actualmente y que se incrementarán en un futuro inmediato.
Las dificultades pueden ser de índole interna, reflejadas en los cambios importantes que afectan a los planteamientos individuales para encontrar punto en común, o de índole externa, puesto que nuestro mensaje debe interaccionar con los intereses de otros profesionales y con las líneas políticas de los responsables de centros universitarios. - Algunas dificultades que pueden aparecer son:
  • Falta de reconocimiento institucional necesario para impulsar iniciativas surgidas del servicio de archivo universitario en el desarrollo de programas y líneas de cooperación entre archivos.
  • Ausencia de mecanismos de coordinación estables y seguros para la coordinación de políticas y programas de archivos universitarios dentro de los respectivos países.
  • Inadecuación de la adscripción y el rango administrativo de los servicios de archivo sin tener una incidencia general en todos los órganos y servicios universitarios.
  • Concepción fragmentada del sistema de archivo universitario que no contemple todo el ciclo de la evolución documental, en una dirección homogénea y coherente que impulse el desarrollo de los programas archivísticos.
  • Y finalmente, ausencia de normativas y reglamentos del servicio de archivo que establezcan las responsabilidades para todos los agentes, con garantías suficientes para ejercer la protección, difusión y gestión del patrimonio documental de las universidades.

NOTAS BIBLIOGRÁFICAS

  1.  
    1. Guidelines for college and University Archives. Second draft presented at the ICA/SUV meeting in Beijing, 2nd. September 1996.
    2. ROBERGE, Michel. La gestió dels documenst administratiu administratius. Barcelona: Diputació de Barcelona - Associació d’Arxivers de Catalunya, 1992. Pág. 83-95
    3. SAMUELS, Helen Willa. Varisity Letters: Documenting Modern Colleges and Universities. Chicago: Scarecrow Press and The Society of American Archivist, 1992. Pág. 1-30
    4. Existen varios modelos de archivos universitarios a nivel internacional, agrupados en diferentes áreas y tradiciones archivísticas distintas. Las características de los fondos y su antigüedad son elementos que también condicionan; así por ejemplo, algunos fondos documentales pertenecientes a las universidades más antiguas se remontan a la Edad Media, por consiguiente la documentación histórica ha sido la prioridad básica de organización de los fondos universitarios. La mayoría de las universidades del estado tenían y tiene un inflación documental importante acumulada y sin organizar, ni describir. Mientras que las universidades más recientes han podido iniciar sistemas integrados de gestión de archivos y documentos como en otros paises.
    5. En la terminología archivística, la denominación unidades archivísticas determina los nivel de organización de la documentación dentro de los fondos, a pesar de ello nos referiremos a las agrupaciones documentales por ser una expresión más concreta y tangible a nivel de la documentación activa.
    6. ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol; LAJEUNESSE, Marcel. La gestion des archives informatiques (Collection Gestion de l’information). Conférence des recteurs et des principaux des universités de Québec. Québec: Université du Québec, 1994. Pág. 35-62.
    7. MAHER, William J. The Management of College and University Archives. Chicago: The Society of American Archivists and The Scarecrow Press, 1992. Pág. 25-28. Recomendaciones para archivos universitarios, aprobadas por las III Jornadas de Archiveros de las Universidades Españolas, Bellaterra y Barcelona, 24 y 25 de octubre de 1996.
    8. La Gestion des archives informatiques : Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec. Sainte-Foy : Presses de l'Université du Québec, 1994. (Colección: Gestion de l'information).
    9. Principalmente, esta metodología se basa en la adaptación e implantación de la propuesta de Michel Roberge. De igual forma, se han estudiado políticas y técnicas aplicadas en los archivos universitarios de la región de Quebec, una referencia importante puesto que el nivel alcanzado en estos archivos es considerable, prueba de ello son las numerosas publicaciones y trabajos (manuales, reglamentos, cuadros de clasificación, calendarios de conservación, instrumentos de descripción, etc.). Este es un ejemplo de cohesión interesante que les ha permitido colaborar entre ellos desde hace ya muchos años.
    10. ALBERCH, R. La Clasificación uniforme de documentos. Ventajas y límites. Ponencia presentada en el XII Congreso Internacional de Archivística (Ágora). Beijing. 1996.
    11. Ver ALBERCH, R. La Clasificación uniforme de documentos. Ventajas y límites. Op. cit. pág. 3-4.
    12. ROBERGE, Michel. La classification universelle des documents administratifs. La Pocatière, Québec: Documentor, 1985.
    13. COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Les archives au XXe. siècle: une réponse aux besoins de l'administration et de la recherche. Montréal : Université de Montréal, Secrétariat général, Service des archives, 1982. Pàg. 97-122
    14. ROBERGE, M. La gestió de la documentació administrativa. op. cit. pág. 105-111.
    15. Conferencia de Archiveros de las Universidades. "Los archivos y la documentación de las universidades españolas. Situación actual y propuestas de actuación." Informe presentado en el encuentro de Secretarios Generales, Universidad de La Rioja, Logroño, 24 de abril de 1997.
    16. Estudio sobre Los archivos universitarios y la documentación de las universidades españolas: situación actual y propuestas de actuación, presentado en el último encuentro de Secretarios generales de universidades, Universidad de La Rioja (Logroño), 24 de abril de 1997.
    17. El desarrollo de la autonomía universitaria en España parte de la Ley Orgánica 11/1983, de 25 de agosto, de Reforma Universitaria. BOE núm. 209, de 1 de septiembre de 1983. Posteriormente, y de acuerdo con esta ley general, las universidades han aprobado sus estatutos respectivos, algunos con escasa o ninguna referencia -los más-, a los archivos universitarios y su gestión.
    18. BORFO I BACH, Antoni. "Els arxius de les universitats". A: Els Arxius. L’experiència catalana, Barcelona, (1995), pág. 47-49.
    19. En estos momentos, existen diez universidades públicas y privadas en Catalunya.
    20. Este estudio, Recomendaciones para la gestión de la documentación y archivos de las universidades públicas catalanas, lo ha realizado la Associació d’Arxivers de Catalunya por encargo del Comissionat per a Universitats i Recerca (Generalitat de Catalunya).