Eina de gestió documental i arxiu: Operacions i tècniques del sistema

Objectius

  1. Conèixer i aprendre el sistema corporatiu de classificació de la Universitat per organitzar millor la documentació de la vostra unitat administrativa.
  2. Emprar les tècniques adients per accedir ràpidament i eficaç a la documentació administrativa en qualsevol moment de la seva evolució.
  3. Guanyar i millorar l'espai destinat a arxivar la documentació de la vostra unitat, transferint els documents que siguin de consulta infreqüent o baixa.
  4. Conèixer i aplicar totes les funcions de l'aplicació Documentum relacionades amb les operacions que han d'efectuar els usuaris dels arxius de gestió per facilitar i agilitzar el control, la recuperació i la transferència d'informació administrativa i d'arxiu.
  5. Organitzar sistemàticament la documentació dels expedients per millorar-ne el rendiment, fent que hi constin documentalment totes les actuacions administratives.
  6. Aplicar els criteris de la tria i l'eliminació dels documents, d'acord amb la normativa actual i els procediments de la Universitat.
  7. Conèixer els serveis que l'Arxiu ofereix en relació a la custòdia dels documents i la consulta i el préstec dels seus fons documentals.
  8. Implementació immediata del Documentum en aquells arxius de gestió que encara no l’utilitzin.

Destinataris

Personal administratiu que requereixi aquesta formació per gestionar en la documentació administrativa de la seva àrea, servei o unitat.

Metodologia

Curs semipresencial, de quatre setmanes de durada, a través de l’Aula Global.

Els participants treballen inicialment, durant la primera setmana, els conceptes bàsics mitjançant els recursos de l’Aula Global.

A la segona setmana es duu a terme la sessió presencial del curs en la qual es tracten els aspectes de temari que per la seva naturalesa necessiten la presencialitat.

Les dues darreres setmanes s’aprofundeix en el funcionament del Sistema de Gestió Documental amb la realització de lectures i exercicis pràctics i teòrics.

Durada

12 hores

Mètode Avaluació

20% Sessió presencial

80% Activitats (Qüestionaris d’autoavaluació de l’Aula Global i exercicis per lliurar).