La transferencia es la operación relativa al traspaso físico y legal de la custodia de los expedientes y de los documentos de los diferentes servicios y unidades académicas y administrativas en el Archivo de la Universidad, de acuerdo con la regla de conservación y de eliminación correspondiente para cada serie documental. 

El sistema de gestión documental y archivo calcula y aplica automáticamente los tramos de retención de la documentación, de acuerdo con las determinaciones del calendario de conservación y eliminación de documentos, para cada tipo de documentos y / o series de expedientes.

Cuando la consulta de los documentos se hace cada vez más infrecuente y esporádica y su tramitación administrativa o académica se da por terminada, se aconseja retirarlos de los archivadores de gestión y traspasarlos a cajas de archivo definitivo en una operación que se llama desarchivado.

El desarchivado se considera el paso previo hacia la transferencia de la documentación al depósito del Archivo.

La unidad administrativa que desee efectuar una transferencia de documentos deberá ponerse en contacto con el Archivo, para iniciar y fijar la fecha de la operación. La transferencia se podrá realizar durante un periodo anual que comprende dos meses fijados para cada archivo de gestión en el calendario de transferencia.