El Cuadro de Clasificación (en adelante QdC) es uno de los instrumentos esenciales del sistema de gestión documental y archivo de la Universidad. Es una herramienta transversal y dinámica que permite identificar los documentos y, por extensión, los expedientes con los procesos y procedimientos de trabajo que responden a las funciones y actividades de la Universidad.

La primera versión fue implantada en octubre de 1991. Posteriormente se implementó una segunda versión (QdC2) en el entorno de Documentum y una tercera (QdC3), desarrollada en el marco del proyecto de administración electrónica (PAE) de la Universidad. El QdC2 estuvo vigente hasta el mes de marzo de 2022 fecha a partir de la cual sólo queda es valida la versión 3.

En 2023 el Archivo ha obtenido una ayuda en la convocatoria de Subvenciones para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos en archivos de entidades locales y universidades públicas (CLT056) del Departamento de Cultura de la Generalidad de Cataluña . El alcance del proyecto ha sido la definición de las políticas de acceso y disposición a implementar en el gestor documental GD-Matrix a partir de la revisión conceptual del QdC3 y de la actualización de los datos de gestión vinculados, concretamente la vigencia, el acceso y la disposición.

Como resultado de esta ayuda, incorporamos el acceso a una nueva visualización del QdC3, en formato Excel, con el estado de trabajo de cada serie así como las definiciones correspondientes.

Calendario de conservación y eliminación (UPF)

El calendario de conservación y eliminación es el instrumento que indica los plazos de retención y disposición de la documentación, de acuerdo siempre con la normativa vigente. El calendario se estructura a partir del cuadro de clasificación de la Universidad y se asigna a cada código de clasificación un período de retención y disposición. El calendario nos indica qué debemos hacer con la documentación generada una vez cerramos los expedientes; concretamente si deben transferirse al Archivo para conservarla un tiempo más y en qué fecha o si se debe enviar al Archivo para eliminar y a partir de qué fecha enviarla.