La documentación de la Universidad está sujeta a unos periodos de tramitación, de consulta y de permanencia en los órganos, unidades y servicios y, como consecuencia, se establecen también unos plazos de retención o de eliminación, dado su valor temporal o permanente.

Este proceso de selección documental sigue la legislación común, aprobada por la Generalitat de Cataluña, y permite el desarrollo de la normativa de la Universidad sobre el conjunto de su documentación en esta materia, de acuerdo con la autonomía que se le reconoce.

Para avanzar hacia criterios homogéneos de eliminación de documentos en la administración pública catalana, el Decreto 13/2008, de 22 de enero, de la Generalitat de Cataluña, prevé estos mecanismos de evaluación documental y establece las bases para elaborar las tablas correspondientes. La aplicación más inmediata de la selección y eliminación de la documentación en la UPF se expresa en unos mecanismos de control que garantizan la eliminación de los documentos sobrantes y la conservación de aquellos que tienen carácter permanente.

Con este fin, se han establecido tres categorías de documentos que se podrán eliminar, de acuerdo con unos criterios, y que tienen como objetivo, por un lado, liberar los documentos sobrantes de las unidades y, por otro, evitar la transferencia de esta documentación al Archivo, siguiendo el procedimiento establecido en este efecto. Por norma general, para proceder a la destrucción de esta documentación, en cualquier soporte, se deben seguir los criterios vigentes y las instrucciones contenidas en el manual de instrucciones de los archivos de gestión de la UPF. El paso final es solicitarlo al Archivo con el formulario de autorización para la eliminación de documentos.