La gestión de los documentos de la Universidad es el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, el desarrollo, la implantación y la evaluación de los sistemas administrativos y archivísticos necesarios, desde el momento de la creación o la recepción de los documentos a las unidades productoras hasta su destrucción o conservación definitiva en el Archivo.

El sistema de gestión de los documentos tiene como finalidad la unificación del tratamiento y la recuperación de la documentación e incide sobre toda la documentación del patrimonio documental de la Universidad Pompeu Fabra.

Los componentes esenciales que integran el sistema de gestión de los documentos de la Universidad Pompeu Fabra son el cuadro de clasificación, el calendario de conservación y eliminación, y el repertorio de expedientes y documentos, cuya característica principal es su uniformidad y funcionalidad.

A los efectos de integrar todos los componentes mencionados, la gestión de los documentos se fundamenta en la implementación de un sistema informático general, de aplicación descentralizada para todos los servicios y unidades académicas y administrativas.