Durant el curs acadèmic 2023-2024 s’ha continuat donant suport tècnic en matèria de gestió documental als arxius de les oficines facilitant-los, especialment, directrius per organitzar la documentació electrònica i digital que ha de ser incorporada a la Plataforma d'Administració Electrònica (PAE) com a nou gestor d’expedients.

De la mateixa manera s'ha mantingut la col·laboració en el desplegament de nous tràmits i serveis d'administració electrònica així com de les polítiques de gestió documental. També s’ha col·laborat en els projectes d’interoperabilitat de sistemes de gestió d’informació en curs aportant els criteris i les pautes tècniques requerides.

En el segon trimestre del curs s’ha dut a terme una nova licitació del servei de destrucció certificada de l’Arxiu apostant per empreses de funció social i per mesures de mobilitat sostenible.

Participació en projectes del CSUC

Durant el primer trimestre del curs acadèmic 2023-2024 l’Arxiu ha completat la participació de la Universitat en els dos projectes del Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC), finançats amb fons REACT-UE i coordinats des de l’àmbit de l’e-Administració del Consorci.

D’una banda, en el marc del projecte d’implantació de l’expedient digital (E2265 - Servei de desenvolupament de la plataforma de gestió documental GDC 4.0 i implantació de l'expedient digital) es va dur a terme la revisió, la descripció i la càrrega dels documents de 3.121 expedients de doctorat i actes de defensa de tesi digitalitzats a finals del curs 2022-2023. El nombre total de digitalitzacions ha estat de 118.221 imatges, que corresponen a 10.518 fitxers. La participació en el projecte ha impulsat el desenvolupament d’una nova eina per carregar de manera massiva documents electrònics a la PAE.

De l’altra, en el marc del projecte d’implantació de l’eina eArchiving Building Block (E2259 - Servei de desenvolupament, implantació i prova pilot d’eines i components d’administració electrònica) s’han dut a terme un seguit de proves amb el sistema de preservació digital RODA (Repository of Authentic Digital Records) i RODA-IN. La participació en el projecte ha permès fer una valoració molt positiva dels avantatges d’un model d’arxiu digital basat en estàndards europeus com els que ofereix aquesta eina, tant pel que fa  a ingesta com de gestió de documents en múltiples formats.

Gestió del dipòsit

En relació amb l’afectació de microorganismes en els espais del dipòsit, durant el primer trimestre del curs va finalitzar la consulta preliminar del mercat que ha permès disposar de la informació necessària per definir les solucions tècniques que s'han de prendre. Al llarg del curs s’han dut a terme, de manera satisfactòria, dues actuacions de contenció amb l’objectiu de mantenir estables els valors d’afectació.

En el context de les actuacions prèvies s’ha fet una eliminació extraordinària de documentació custodiada al dipòsit d’acord amb les taules d’accés i avaluació documental (TAAD) de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD). En total, s’han eliminat 35,66 metres lineals, que corresponen a expedients de 23 sèries documentals de 17 unitats productores diferents. 

Serveis i consultes

S'han rebut un total de 81 consultes del fons custodiat per l’Arxiu: 74 han estat internes de 13 serveis/unitats peticionàries diferents i 7, d'usuaris externs. En total, s'ha donat accés parcial o total a 147 expedients tant de documentació administrativa com del fons audiovisual i gràfic de la Universitat.

Pel que fa a les eliminacions ordinàries, durant aquest curs s'ha rebut documentació de 31 serveis/unitats peticionàries diferents. El volum de documentació eliminada de manera certificada i d'acord amb els criteris de l'Arxiu ha estat de 136,46 metres lineals. El nombre total de metres lineals eliminats el curs 2023-2024 de manera ordinària i extraordinària ha estat de 172,12.

Tot i mantenir-se les circumstàncies excepcionals del dipòsit de l'Arxiu, s’han atès i s'han gestionat 7 transferències de 7 serveis/unitats peticionàries diferents per donar resposta a les necessitats d’aquests arxius de gestió.

Formació

En el marc del Pla de Formació de la Universitat de l’any 2024, s’ha revisat el format del curs, simplificant els continguts teòrics i incorporant un pla de treball personal que permet als participants contextualitzar els continguts en les seves tasques diàries.

Durant el curs 2023-2024 s’han impartit 4 sessions de formació, amb un total de 18 participants.

Participació en jornades i congressos

L’Arxiu va participar en les XXVIII Jornadas de Archivos Universitarios (CAU) organitzades per la Universitat de Cantàbria celebrades del 20 al 22 de setembre del 2023 a Santander. Durant el primer trimestre del curs l’Arxiu s’ha incorporat al grup de treball d’Identificació, Valoració i Classificació i ha participat activament en les reunions periòdiques i les tasques derivades.

També durant el primer trimestre del curs l’Arxiu va participar en la jornada VALORA, organitzada pel Col·legi Oficial de Bibliotecaris i Documentalistes de la Comunitat Valenciana, i celebrada a València. L’objectiu de la participació va ser conèixer de primer mà els resultats del projecte de la comunitat de pràctiques VALORA, que té com a objectiu optimitzar recursos i facilitar eines per dur a terme les tasques d’avaluació documental.