Durant el primer trimestre del curs 2024-2025 s’ha dut a terme la migració del fons fotogràfic i audiovisual instal·lat fins aleshores en un servidor local (NAS) al núvol d’Amazon Web Services (AWS). Aquest canvi ha millorat l’accessibilitat, la seguretat i la preservació d’aquest fons que resta pendent de ser gestionat amb un programari específic adient.

S’ha acceptat la invitació a participar en el projecte "Catalunya, país d’arxius. Documents que fan Europa", del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. El context d’aquest projecte és el Congrés Internacional d’Arxius ICA Barcelona 2025, que tindrà lloc l’octubre del 2025. L’Arxiu participa en l’àmbit d’activitats divulgatives amb una exposició virtual del fons audiovisual que mostra l’estret vincle entre la història de la Universitat i l’europeïtzació de la ciutat de Barcelona. Aquesta exposició també forma part del programa d’activitats del 35è. aniversari de la Universitat.

S’ha contractat del Gestor Documental Consorciat (GDC) del Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC). El nou projecte, que permetrà completar totes les fases de la gestió documental, té com a valor afegit la incorporació en el grup de treball del GDC, en el qual participen un nombre elevat d’universitats públiques catalanes.

La Universitat s’ha adherit a la licitació del Sistema Dinàmic d’Adquisició (SDA) per acreditar proveïdors de serveis d’Arxiu del CSUC. Aquest sistema permetrà agilitzar la contractació de serveis recurrents en l’àmbit de l’arxivística i la gestió documental.

També s’ha posat en marxa el projecte de migració a la PAE dels expedients de contractació administrativa finalitzats i instal·lats en un programari ja obsolet. El projecte ha permès desenvolupar millores a la PAE que possibilitaran millorar la sistematització i la qualitat de les dades en la ingesta d’expedients.

S’ha publicat la licitació del servei de neteja i desinfecció del fons documental i dels espais de l’Arxiu administratiu (UPF-2023-0044). Aquesta és la primera de les tres actuacions previstes de millora de les instal·lacions del dipòsit que es duran a terme l’any 2025.

En el marc del Pla de Formació de la Universitat durant el curs 2024-2025 s’han impartit 2 sessions del curs Gestió Documental i Arxiu a la PAE, amb un total de 9 participants.

Finalment, l’Arxiu ha participat a les XIX Jornadas de Archivos Universitarios (Conferencia de Archivos Universitarios, CAU), organitzades per la Universitat de Jaén i que van tenir lloc del 2 al 4 d’octubre de, 2024, a Jaén. En el marc de les Jornades s’ha assistit també a l’assemblea anual de la Conferencia. Aquest curs s’ha renovat la pertinença al Grup de Treball d’Identificació, Valoració i Classificació, i s’ha participat activament tant en les reunions periòdiques com en les tasques que se'n deriven.

Serveis d'Arxiu

S’han rebut un total de 47 consultes del fons custodiat per l’Arxiu: 44 han estat internes i 3, externes. Les peticions internes han estat del col·lectiu del PTGAS de 12 serveis/unitats diferents, a les quals cal afegir una petició d’una estudiant de màster. Les peticions externes rebudes han estat d’una fundació privada i d’un estudiant de grau d’una universitat pública catalana. Les dades per sexes dels sol·licitants de les consultes són 40 dones i 7 homes.

En total, s'ha donat accés parcial o total a 244 expedients: 133 expedients administratius, 76 fotografies, 31 vídeos i 4 tesis doctorals. Des de l’Arxiu s’ha col·laborat en la preparació del 35è. aniversari de la Universitat i de l’Aula de Teatre.

Pel que fa a les eliminacions, s’han gestionat un total de 158 sol·licituds d’eliminació de 26 unitats productores diferents (serveis, unitats i seccions), incloses les d’ofici dutes a terme des de l’Arxiu. Les dades per sexe dels sol·licitants de les eliminacions són 96 dones i 62 homes. En total,s’ha destruït documentació, de manera certificada, que equival a 204,36 metres lineals i 6.047 kg.

Tot i mantenir-se les circumstàncies excepcionals del dipòsit de l’Arxiu, s’han atès i gestionat 13 transferències d'11 unitats productores diferents. En total, han passat a custòdia de l’Arxiu un total de 3.024 expedients en paper, instal·lats en 213 capses.

Per donar resposta a la necessitat de càrrega massiva d’expedients oberts als arxius de gestió, des de l’Arxiu s’ha fet la ingesta de 5.640 expedients, en format paper, híbrid i electrònic.