La UPF disposa d'una plataforma corporativa, denominada "EVENTUM". Es convenient fer-ne ús d'aquesta aplicació ja que els aspectes de protecció de dades personals ja han estat tinguts en compte en el disseny de la solució. 

Cal informar les persones sobre com es tractaran les seves dades personals. La llegenda informativa pot ser de dues maneres. 

• Opció 1: Posar una casella de selecció que les persones han de marcar quan omplen el formulari. Exemple:

• Opció 2: Posar un text informatiu mínim i un enllaç a la informació completa. Exemple:

Fixeu-vos que la URL de l'enllaç és la mateixa en tots els casos. Per accedir a la versió en altres idiomes només cal modificar el [ca] de la URL per un [es] o un [en], segons convingui.

Recordeu que només s'ha d'informar una vegada. Per tant, no caldrà repetir la llegenda cada vegada que es contacta amb els participants que ja s'han inscrit.

Abans d'enregistrar o difondre un esdeveniment cal haver obtingut el consentiment de les persones que apareguin a la difusió o gravació. També és recomenable informar clarament sobre el propòsit de la gravació i qualsevol ús futur que se li donarà. 

En el cas que el congrés disposi d'un o varis comitès organitzadors (de programa, d'activitats paral·leles...) es poden compartir dades de les persones participants i/o ponents amb aquests comitès, donat que aquests actuen com a part de la mateixa organtizació. Això sí, caldrà que les persones que formin part dels comitès signin un compromís de confidencialitat. 

Es habitual que el programa dels congressos inclogui el nom dels ponents. Per tant, es convenient fer-ne menció quan es realitza la crida per rebre ponències, per exemple incloent una referència a les condicions de tractaments de dades personals.

Pel que respecta a la llista d'inscrits s'ha de ser més cautelós: abans de divulgar la llista d'inscrits és important obtenir el consentiment dels participants per a compartir aquesta informació.

No s'han de compartir els correus electrònics dels participants amb altres assistents, donat que per assistir a un congrés no és necessari conèixer la entitat dels altres assistents. Les comunicacions en còpia oculta serien les més adequades.

Es desaconsella preguntar directament sobre les intoleràncies alimentàries. Resulta més adequat preguntar quin tipus de menú es desitja. Exemple:

Siusplau indiqui el menú que desitjarà:
       Vegà
       Sense gluten
       Sense lactosa

Addicionalment, es pot donar una adreça de correu electrònic o un contacte amb l'empresa de càtering per tal que els participants expressin les seves preferències al respecte.

Depèn del tipus de relació amb l'agència de viatges:

• Gestió directa de l'allotjament per part de l'agència: És l'opció més recomenable. Es facilita als participants un procediment de contacte directe amb l'agència i, si de cas, un codi de descompte o referència per poder gaudir de preus especials.

D'aquesta manera la Universitat no gestiona dades de l'allotjament i l'agència serà la responsable d'informar sobre el tractament de dades personals que realitza.

L'organització pot demanar a l'agència de viatges dades agregades (número d'assistents que s'allotgen a cada hotel, etc.) si la logística del congrés així ho requereix.
 

• L'organització fa d'intermediària: Si l'organització del congrés actua com a intermediària amb l'hotel o agència de viatges caldrà un acord entre la Universitat i l'empresa proveïdora que defineixi les condicions de la comunicació de dades de caràcter personal. Si s'utilitzen hotels o intermediaris amb qui la Universitat ha establert un acord marc, aquest acord ja incorpora les clàusules necessàries. 

Les dades personals s'han de conservar el termini necessari per atendre a les obligacions que es puguin derivar de l'organització del congrés. Per exemple, en compliment de la normativa financera aplicable o per atendre auditories dels ens finançadors dels ajuts que han permès l'organització del congrés.

Les dades dels ponents, comitè organitzador, vídeos o presentacions del congrés, etc. es podran emmagatzemar en funció del que s'hagi indicat en el formulari d'autorització. No obstant, en el cas que una persona sol·liciti l'eliminació de les seves dades, caldrà atendre la petició.

A vegades, la pervivència de les dades pot ser permanent per raons d'arxiu en interès públic. Quan això sigui així, s'emmagatzemaran només aquelles dades que resultin imprescindibles.

Recordeu que per poder gravar un esdeveniment cal disposar del consentiment dels ponents.

Cal també informar els assistents amb caràcter previ que la sessió podrà ser gravada (imatge, so i/o xat). Aquesta informació es pot donar en el material del congrés o a l'auditori abans de començar l'acte.

Cal el consentiment exprés de cada participant per a la utilització de les seves dades personals per a finalitats diferents de la de l'organització del congrés. Exemple:

Cal el consentiment exprés de cada participant abans de facilitar a una altra entitat (per exemple co-organitzadora del congrés) les seves dades personals. Exemple: