El desarchivado se considera un paso previo a la transferencia, consistente en mover la documentación depositada en los archivadores de las oficinas y traspasarla a cajas de archivo definitivo.

Estas operaciones estarán coordinadas por la persona encargada del archivo de gestión, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

• Comprobar que los expedientes estén debidamente clasificados y dados de alta en la PAE. Si el expediente tiene más de una carpeta, cada carpeta será un expediente.

• Identificar cada carpeta con la etiqueta correspondiente (una en la portada y la otra en el interior visible en vista apaisada).

Aquí podrá acceder a los manuales de apoyo de la PAE donde encontrará cómo hacer los diferentes procedimientos, entre otros cómo dar de alta expedientes.

• Extraer todos aquellos elementos que sobran (copias, duplicados, borradores, documentos repetidos, catálogos, propaganda...) y los elementos que son nocivos para la conservación de la documentación (clips, gomas elásticas, fundas de plástico...).
• Colocar las carpetas dentro de las cajas de archivo definitivo ordenadas por el orden numérico del código de clasificación.
• Identificar con un lápiz las cajas de archivo con los siguientes elementos:
• Código de archivo de gestión (unidad productora)
• Códigos extremos de clasificación
• Años
• Las cajas que se transfieren al Archivo deben estar en muy buen estado, a poder ser nuevas; ya que la documentación quedará archivada directamente en el depósito para su conservación. Por ello, no deben estar pintadas con bolígrafo o rotulador, ni deben contener ninguna identificación, salvo lo especificado en el apartado anterior. Igualmente, no deben llevar adheridas ningún tipo de etiquetas, ya que entonces se tendrán que cambiar antes de ser enviadas.

• Las cajas deben estar razonablemente llenas, es decir, ni demasiado llenas ni demasiado vacías.