Workspace Studio és una solució integrada a l'ecosistema de Google que permet crear fluxos de treball per automatitzar tasques i processos mitjançant Gemini. 

La plataforma connecta aplicacions com el Gmail, Google Docs, Sheets, Drive i Calendar per executar accions automàtiques, fet que ajuda a estalviar temps en tasques repetitives i a millorar la gestió de la informació.

L'eina destaca per la seva senzillesa: només cal descriure la tasca que vols realitzar en llenguatge natural i Gemini configura el procés automàticament. 

Com funciona un flux de treball?

Cada automatització es divideix en tres passos:

• Activador (starter): l’esdeveniment que inicia el procés (per exemple, rebre un correu nou)
• Acció d’IA: Gemini analitza la informació, en fa un resum o n'extreu dades clau
• Acció final: el sistema executa una tasca (per exemple, desar un fitxer al Drive o enviar un avís)

Actualment, Workspace Studio pot generar resultats en català sempre que s’indiqui explícitament. Per exemple, en passos com el resum de missatges, cal especificar que el resultat es vol en català. Google recomana afegir al final de cada pas del flux la indicació “Output language: Catalan”.

Què pots fer amb Workspace Studio?

• Resumir documents: genera síntesis de fitxers extensos, fils de correu o transcripcions
• Organitzar fitxers: classifica i desa automàticament els adjunts del correu en carpetes específiques del Drive
• Extreure dades: identifica informació clau dels documents i l’envia a un full de càlcul
• Notificacions intel·ligents: configura avisos personalitzats segons el contingut dels missatges rebuts

Com utilitzar l’eina

• Accedeix: entra a studio.workspace.google.com o clica la icona  de la barra superior del Gmail o del Google Chat.  
• Configura: descriu l'automatització que necessites (ex: "Quan rebi un correu amb un PDF adjunt, guarda’l en una carpeta del Drive i avisa’m pel Google Chat.").
• Activa: revisa el flux generat per Gemini, verifica les connexions amb les aplicacions i activa'l perquè s'executi.

També pots utilitzar plantilles o exemples de fluxos ja creats i adaptar-los a les teves necessitats específiques.

Privadesa i seguretat

Workspace Studio garanteix la màxima privadesa de les dades. El contingut es manté en un entorn segur i no es fa servir per entrenar models públics d’IA.

Límits d’ús de la funcionalitat

Actualment, Google estableix alguns límits d’ús, com ara un màxim de 100 fluxos per usuari, fins a 20 passos per flux i un topall de 400 execucions mensuals (100 diàries), així com un màxim de 25 fluxos actius amb Gmail per evitar enviaments massius. Si s'excedeixen aquests límits, poden aparèixer missatges del tipus: "Rate Limit Exceeded".

Més Bones pràctiques amb la IA