Guía de uso
Hacer click en la pieza de puzle de la barra de menús de Google Forms para acceder al complemento
Una vez abierto, el complemento muestra una pantalla lateral en la esquina inferior derecha del formulario. Se pueden identificar 4 bloques de información:
Bloque A. Confirmación de la recogida de datos personales
Recuerda que un dato personal es cualquier información sobre una persona física identificada o identificable.
El formulario puede parecer anónimo (porque no recoge datos que identifiquen directamente a una persona, com nombre y apellidos, direcciones de correo electrónico o números de pasaporte), pero permitir la identificación de personas a partir de sus respuestas. Por ejemplo: si un formulario preguntase la edad, el departamento de la UPF donde se trabaja y la localidad de residencia seria fácil identificar muchas personas, aunque no hayan proporcionado información directamente identificativa.
- Tanto si un formulario recoge datos directamente identificativos como si permite la identificación de personas a partir de sus respuestas se están recogiendo datos personales y la legislación obliga a incluir una nota informativa sobre el tratamiento de los mismos.
Para recordarnoslo:
- El complemento pregunta si el formulari és anónimo, es decir, si recoge datos directamente identificativos de personas.
- En el cas que contestemos NO, pregunta si las respuestas permitirán identificar a los participantes. Es decir, si existe la posibilidad de identificación indirecta de personals.
- El pie de página informativo sobre el tratamiento de datos personales no es necesario si el formulario es anónimo y las respuestas al mismo no permiten identificar a los participantes .
- Si el formulario recoge datos de empresas o instituciones, datos históricos, estadísticos o de otros orígenes. Es decir, datos que no corresponden a personas físicas, el pie de página spbre el tratamiento de datos personales tampoco es necesario.
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Si se ha configurado el formulario para recoger la dirección de correo electrónico de las personas encuestadas o direcciones verificadas, dicha recogida supone ya un tratamiento de datos personales y, por tanto, el pie de página informativo es obligatorio. En este caso el complemento no hace las preguntas y ofrece una explicación.
Bloque B. Recogida de datos personales de categoría especial
Cuando se recogen datos de categoria especial la legislación exige una legitimación adicional, en este caso el consentimiento expreso de las personas. Por dicho motivo el complemento pregunta si el formulario recoge algún dato de los tipificados como de categoría especial.
Si se marca alguno de estos tipos de datos el complemento añadirá al formulario las casillas de consentimiento expreso que sea necesario.
IMPORTANTE: Dadas las limitaciones de la interfaz de programación (API) de Google no es posible configurar como obligatorias las casillas de consentimiento para el tratamiento de datos de categoría especial. De todos modos, es necesario tener presente que únicamente se pueden tratar datos de categoría especial si los usuarios han marcado la casilla de consentimiento expreso.
(Existen excepciones a la obligatoriedad de consentimiento de las personas, pero son casos poco habituales. En caso de dudas contactar con [email protected] ).
SUGERENCIA: Una vez el complemento ha añadido las casillas de consentimiento al formulario, se puede modificar el texto para hacerlo más inteligible a los usuarios. (Por exemplo, se puede cambiar el texto estándard "Doy mi consentimiento ... para el tratamiento de información sobre mi salud." por "... a ser preguntado sobre la medicación que tomo.")
Bloque C. Comunicación de datos personales a terceras entidades o al extrangero
La legislación también exige consentimiento adicional en los casos de:
- Comunicación de datos personales fuera del área de aplicación del Reglamento europeo de protección de datos (RGPD), que es el Espacio Económico Europeo y está formado por los 27 países de la Unión Europea, Noruega, Islandia y Lichtenstein.
- Comunicación de datos a terceras entidades para las que no exista una obligación legal (por ejemplo, a entidades coorganizadoras de un congreso).
Del mismo modo que en el bloque anterior, si se indica una de estas situaciones el complemento añadirá las casillas de consentimiento expreso que sean necesarias, y únicamente se podrán comunicar datos de las personas que hayan prestado su consentimiento.
IMPORTANTE: El acceso a los datos por parte de empresas o entidades para que éstas realicen una prestación de servicios contratada por la Universidad no se considera comunicación de datos. En este caso el contrato o convenio de prestación de servicios debe incorporar cláusulas de preservación de la privacidad. En caso de dudas contactar con [email protected]
SUGERENCIA: Dado el funcionamiento del complemento no es posible añadir automáticamente detalles sobre la comunicación de datos. Por ejemplo, a qué países o organizaciones se comunicarán los datos, o la motivación de dicha comunicación. Siempre que sea posible se aconseja concretar dicha información editando los textos de consentimiento una vez generados por el complemento. Por ejemplo, se puede cambiar el texto "Doy mi consentimiento... a la comunicación de mis datos a terceros" por "... a la comunicación de mis datos al resto de entidades colaboradoras en la organización del congreso").
Bloque D. Identificación del tratamiento de datos personales
Este apartado permite identificar en cual de los tratamientos de datos personales que realiza la Universidad se incorporarán los datos recogidos en el formulario.
Cualquier conjunto de datos personales gestionado por la Universidad debe estar asociado a uno de los tratamientos que ésta tiene declarados en su Registro de Actividades de Tratamiento (RAT). En cas de duda consultar la información sobre el RAT de la UPF.
Generación de la cáusula informativa
Una vez seleccionado el tratamiento al que se asociará el formulario ya estamos en condiciones de generar su cláusula informativa.
| Vista edición | Vista formulario | |
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Una vez se hace clic en 'Generar cláusula...'
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... el complemento crea las casillas de consentimentp expreso y las cláusulas informatives. Estos elementos pueden modificarse para adaptarlos a necesidades específicas o para facilitar su comprensión. En nuestro caso, por ejemplo:
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