Asunto: evaluación de los documentos de la Universidad

La documentación de la Universidad está sujeta a unos periodos de utilización, consulta, permanencia en los órganos, unidades y servicios y, como consecuencia, se establecen también unos plazos de conservación o de eliminación, dado su valor temporal o permanente.

Este proceso de selección documental sigue la legislación común, aprobada por la Generalitat de Cataluña, y permite el desarrollo de la normativa de la Universidad sobre el conjunto de su documentación en esta materia, de acuerdo con la autonomía que se le reconoce. Para avanzar hacia criterios homogéneos de eliminación de documentos en la administración pública catalana, el Decreto 117/1990, de 3 de mayo, de la Generalitat de Cataluña, prevé estos mecanismos de evaluación documental y establece las bases para elaborar las tablas correspondientes.

La aplicación más inmediata de la selección y eliminación de la documentación en la UPF se expresa en unos mecanismos de control que garantizan la eliminación de los documentos sobrantes y la conservación de aquellos que tienen carácter permanente. Con este fin, se han establecido tres categorías de documentos que se podrán eliminar, de acuerdo con unos criterios, y que tienen como objetivo, por un lado, liberar las unidades de los documentos sobrantes, y, por otro, evitar la transferencia de esta documentación al Archivo, siguiendo el procedimiento establecido a tal efecto. Por norma general, para proceder a la destrucción de esta documentación, en cualquier soporte, se seguirán los criterios vigentes según el formulario de autorización para la eliminación de documentos y las instrucciones contenidas en el manual de instrucciones de los archivos de gestión de la UPF.

Jacint Jordana Casajuana

Secretario general, 

14 de junio de 1999

1. DOCUMENTOS QUE DEBEN ELIMINARSE UNA VEZ UTILIZADOS

Se podrán eliminar los documentos que constan a continuación, después de su primera utilización para la gestión y consulta a los diferentes órganos, servicios y unidades:

1.1. Las copias y los duplicados de documentos originales que estén perfectamente localizados y en buen estado de conservación; es el caso de las actas de los órganos de gobierno de la Universidad, el original de las que están bajo la custodia de la Secretaría General de la Universidad o de la secretaría del Consejo Social, o bien de la secretaría del órgano de ámbito particular correspondiente.

1.2. Las copias de las actas de notas de la Sección de Apoyo a la Docencia, Investigación y Promoción y las copias de los decanatos y direcciones de centro o estudio, los originales de las que quedan bajo la custodia del Servicio de Programación y Gestión Académica hasta que este servicio las transfiera al Archivo. También, cualquier otra lista de notas, cuando se hayan firmado las actas definitivas.

1.3. Las copias y los duplicados de la documentación contable, el original de las cuales estará bajo la custodia del Servicio de Presupuestos y Finanzas o de otros servicios que puedan conservar originales, hasta que estos servicios los transfieran al Archivo.

1.4. Las notas interiores, cuando no son de trámite y no contienen ninguna actuación incluida en un procedimiento administrativo.

1.5. Los mensajes electrónicos que expresan una comunicación no incluida en ningún procedimiento, el equivalente a una comunicación telefónica o los correos de envío con documentación adjunta, cuyo valor no sea permanente, a diferencia del documento asociado, que puede hacer referencia a un procedimiento.

1.6. Las versiones anteriores de documentos originales o definitivos, así como los borradores que se hayan utilizado en su elaboración.

1.7. La propaganda y los documentos informativos o impresos varios de actividades de entidades externas, cuya utilidad sea puramente informativa y de referencia.

1.8. El dossier de prensa de la UPF,  con la única excepción de aquellas noticias publicadas sobre la Universidad, que se conservan en el Gabinete del Rector.

1.9. Los catálogos y las publicaciones comerciales.

1.10. Los documentos impresos y las publicaciones institucionales de la Universidad (memorias, vídeos, etc.) que sean duplicados o sobrantes se pueden remitir al depósito de publicaciones de la Universidad, salvo aquellos casos en que los haya originado la unidad en cuestión.

1.11. Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento o que no estén incluidos en ningún procedimiento administrativo establecido.

1.12. Las notas y los borradores varios de documentos originales que estén en perfecto estado de conservación y localizados.

2. DOCUMENTOS QUE SE PUEDEN ELIMINAR EN SUSTITUCIÓN DE LA VERSIÓN ACTUALIZADA

Hay una serie de documentos, consistentes mayoritariamente en copias o ejemplares secundarios, que, al ser sustituidos por un nuevo ejemplar, se pueden eliminar, salvo el ejemplar principal emitido por la unidad de origen, que deberá conservarse como testimonio de sus actividades.

2.1. Las copias de los acuerdos de los órganos de gobierno y otras comisiones de la Universidad cuyo original quedará en el acta correspondiente del órgano emisor, salvo la copia que sea necesaria para la gestión de los diferentes procedimientos en las unidades y servicios.

2.2. Las comunicaciones y las copias de las resoluciones de los órganos de gobierno unipersonales de la Universidad referentes a los nombramientos y los ceses de cargos, salvo la copia original, que se conservará en el expediente de personal, y la copia personal del afectado.

2.3. Las instrucciones y las circulares de un órgano unipersonal de gobierno de la Universidad que se envíe por medio electrónico a diversas unidades académicas y administrativas, salvo el ejemplar principal del órgano emisor, que lo conservará en soporte electrónico y en papel.

2.4. Los documentos fruto de la elaboración de la Memoria de la UPF, así como las memorias de los centros y departamentos, que permanecen en la Oficina de la Secretaría General de la Universidad y en las secretarías de los centros y departamentos correspondientes.

2.5.Los documentos fruto de la elaboración de la Guía del estudiante, que permanecen en las secretarías de los centros, ya que su contenido se publica anualmente.

3. DOCUMENTOS QUE DEBEN ELIMINARSE EN UNOS PLAZOS ESTABLECIDOS

De acuerdo con las tablas de evaluación documental aprobadas por la Generalitat de Cataluña, se podrá proceder a la eliminación controlada de la documentación en los plazos previstos y en las dependencias del Archivo de la UPF, según consta en esta instrucción (anexo 1). Además, se establece la eliminación de las series documentales que se especifican a continuación, de acuerdo con la normativa vigente relativa a documentos originales que son susceptibles de ser eliminados, dado que sus datos quedan en otros documentos recapitulativos o publicaciones.

3.1. Exámenes y trabajos de los estudiantes. Plazo de destrucción: un año a partir de la firma de las actas de notas y siempre que no haya en curso ningún proceso de revisión administrativa.

3.2. Fichas de los estudiantes. Plazo: un año, a partir de la finalización del curso académico.

3.3. Pruebas de publicaciones. Plazo: un año, siempre que se conserven los originales en buen estado y que sean localizados.

Anexo 1

Tablas de evaluación y selección, aprobadas por la Comisión Nacional de Evaluación y Selección de Documentación de la Generalitat de Catalunya, que son de aplicación inmediata.