En la fase final del ciclo vital de los documentos se decide conservarlos o eliminarlos, en virtud de su valor administrativo, legal, fiscal, científico o histórico.

La selección de los documentos se hace de acuerdo con los criterios técnicos aprobados por la Universidad y de acuerdo con la legislación vigente sobre selección y eliminación. Según estos procedimientos, solo se podrán eliminar las copias o duplicados de los documentos originales, siempre que los originales estén localizados y en buen estado de conservación. En cuanto a la eliminación de originales, solo se eliminarán aquellos originales que oficialmente hayan sido autorizados por la Universidad y por la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental de la Generalitat de Cataluña.

Calendario de conservación y eliminación

Instrumento que contiene el conjunto de las reglas de conservación y de eliminación establecidas para cada uno de los expedientes y de los documentos en las diferentes fases de su ciclo de vida.
 

Regla de conservación y de eliminación

Indicativo que señala los periodos de retención y los soportes de conservación de los documentos y expedientes en tramitación y vigencia, y que identifica los expedientes cerrados que deben conservarse permanentemente y los que se deben eliminar.

A cada código de clasificación se aplica una regla de conservación y de eliminación para el expediente principal (conjunto de documentos que contienen la información más completa sobre un asunto concreto) y otra para el expediente secundario (documentos que pueden sustituir, durante un tiempo limitado y para fines precisos, el ejemplar principal). Del proceso de evaluación documental se derivan tres posibles soluciones: la conservación total, la eliminación total, o la conservación parcial. 

Objetivos generales

  • Controlar el volumen creciente y desmesurado de los documentos.
  • Hacer efectivo el acceso rápido y eficiente a la documentación.
  • Optimizar los espacios destinados a archivar los documentos activos y semiactivos.
  • Conservar los documentos importantes y esenciales para el organismo.
  • Seleccionar el fondo documental que en el futuro deben constituir el patrimonio histórico de la institución.
  • Racionalizar los costes de producción y conservación de los documentos.