El Consell de Govern va adoptar l’acord de 26 de gener del 2011, pel qual s'aprova el Reglament d'ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra. Aquest reglament donava el tret de sortida al desplegament del projecte en la seva globalitat, tot creant la seu electrònica (https://www.upf.edu/web/seu-electronica/) des de la qual es publicita l'oferta de serveis electrònics que la UPF adreça no només a la comunitat universitària, sinó també als ciutadans que es posin en contacte amb ella.

 

En paral·lel a la implantació del nou carnet, s'ha posat en marxa una eina de gestió d'identitats, que permet a la UPF gestionar les diferents identitats digitals de manera centralitzada i molt més eficient i segura.

 

A partir de l'aplicació actual de registre d'entrada i sortida de la UPF s'han incorporat les funcions telemàtiques, requerides per la Llei d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics (LAECSP), per tal de donar servei a la digitalització dels diferents processos de la UPF. Es tracta d’un registre amb capacitat d’interrelació amb gestors d’expedients i altres sistemes d’informació, que permet modelar la jerarquia de la Universitat per mitjà d’unitats organitzatives, integrant serveis de signatura electrònica i generant justificants electrònics de lliurament amb validesa legal.

 

La digitalització de documents permet generar còpies electròniques autèntiques. Aquestes, sempre que es generin mitjançant el procediment de digitalització segura, tenen la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals en paper i produeixen els mateixos efectes que aquests davant les administracions públiques.

 

Aquest mòdul ofereix un conjunt de serveis que permeten a les aplicacions signar digitalment documents, la possibilitat de poder-hi afegir evidències temporals (segell de temps) i que l'interessat, terceres persones o entitats afectades, puguin verificar la validesa i la veracitat de la informació d'un document originalment electrònic emès per la UPF identificat amb un codi segur de verificació (CSV). Aquesta plataforma s'està utilitzant en tots els serveis actius actualment.

 

Utilitat que permet la signatura de documents automàticament, mitjançant un segell d'òrgan que representa l'organització en aquest procés automàtic de signatura. Es farà servir en aquells procediments en els quals sigui possible la signatura desatesa, per exemple: digitalització de documents en suport paper, que pertanyen a la Universitat.

 

És una eina que permet gestionar un conjunt d'evidències, proves, actes, etc., realitzats tant per la UPF com per la comunitat universitària i que pot servir com a prova davant un jutge d'un fet que hagi pogut passar.

 

Conjunt d'eines que permeten generar un document en paper, a partir d'un original electrònic, amb totes les evidències per poder comprovar que el document en paper no s'ha manipulat.

 

Es tracta d’una eina que permet signar electrònicament documents provinents de diferents circuits. Aquesta és una eina bàsica en el procés d'implantació de l'administració electrònica, ja que possibilita la substitució del tradicional portasignatures físic i que la persona que hagi de signar ho pugui fer des de qualsevol lloc i a qualsevol hora.

 

La gestió d'una universitat sense papers requereix l'ús d'una plataforma des de la qual gestionar tots els expedients, tant en paper com electrònics, durant tot el cicle de vida: generació, tramitació o gestió, vigència i arxiu. Això ha significat passar la gestió de tots els expedients en paper a aquesta nova plataforma. Al mateix temps, s'ha definit el model de gestió documental i arxiu de la UPF.

 

S'ha iniciat la integració del gestor documental de la UPF amb l'arxiu electrònic de les universitats instal·lat al Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC). Aquest servei d'arxiu electrònic inclou, a grans trets: el desenvolupament d’estratègies o de solucions tecnològiques per tractar els problemes derivats de la durabilitat dels suports i l’obsolescència de la tecnologia, i la creació d’una plataforma tecnològica d’arxiu digital o repositori per emmagatzemar-hi els documents electrònics, en format d’objectes digitals perdurables, i poder-ne garantir, al llarg del temps, la integritat, la seguretat, la recuperació i la visualització.

 

D'acord amb el que estableix la Llei de Contractes del Sector Públic, en el Perfil del Contractant es publicaran els anuncis de licitació, les adjudicacions i formalitzacions dels contractes i també es difondran altres dades i informacions referents a l'activitat de l'òrgan de contractació.

 

La Carpeta Electrónica és el portal a través del qual el ciutadà rep informació sobre l'estat de tramitació dels seus expedients i pot obtenir còpia de la documentació presentada al Registre de la Universitat. Al mateix temps, la Carpeta Electrònica és un espai integrat amb la resta d'eines electròniques i facilita la relació entre el tramitador i els interessats, amb un seguit d'eines com el Portafirmes ciutadà (que permet rebre i signar documentació electrònica), la vista d'expedients administratius de la universitat, o futures eines com el visor de documentació pels membres d'òrgans col·legiats.