La UPF dispone de una plataforma corporativa denominada "EVENTUM". Es conveniente utilizar esta aplicación debido a que los aspectos de protección de datos personales se han tenido en cuenta al diseñar la solución.

Debe informarse a las personas sobre cómo se tratarán sus datos. La nota legal puede ser de dos maneras:

• Opción 1: Poner una casilla de aceptación que las personas deban marcar cuando rellenen el formulario. Ejemplo:

• Opción 2: Poner un texto informativo mínimo con un enlace a la informació completa. Ejemplo:

La URL del enlace es la misma en todos los casos. Para acceder a la versión en otros idiomas basta con modificar el [es] de la URL per un [ca] o un [en], a conveniencia.

Recordad que solamente se debe informar una vez. Por tanto, no hará falta repetir la nota legal cada vez que se contacte con participantes previamente inscritos.

Antes de ser registrado o difundido, debe asegurarse de haber obtenido el consentimiento de las personas que aparezcan en la difusión o grabación. También es recomendable informar claramente sobre el propósito de la grabación y cualquier uso futuro que se dará a la misma.

En el caso de que el congreso disponga de uno o varios comités organizadores (de programa, de actividades paralelas...) se pueden compartir datos de personas participantes y ponentes con estos comités, debido a que éstos actúan como parte de la propia organización. Eso sí, es necesario que las personas que formen parte de los comités firmen un compromiso de confidencialidad.

Es habitual que el programa de los congresos incluya el nombre de los ponentes. Por tanto, es conveniente incluir una referencia al tratamiento de datos personales cuando se realice la llamada para recibir ponencias. Esto podría lograrse incorporando una referencia a las condiciones de tratamientos de datos personales.

Por lo que respecta a la lista de inscritos, se debe ser más cauteloso: antes de divulgar la lista de inscritos es importante obtener el consentimiento de los participantes a efectos de compartir esta información.

No se deben compartir los correos electrónicos de los participantes con otros asistentes, puesto que para asistir a un congreso no es necesario conocer la entidad de los demás presentes. Lo más pertinente y adecuado serán las comunicaciones en copia oculta.

Se desaconseja preguntar directamente sobre les intolerancias alimentarias. Lo más adecuado será preguntar qué tipo de menú se desea. Ejemplo:

Por favor indique el menú que preferirá:
       Vegano
       Sin gluten
       Sin lactosa

Adicionalmente, se puede proporcionar una dirección de correo electrónico o un contacto con la empresa de cátering con el propósito de que los participantes expresen sus necesidades al respecto.

Depende del tipo de relación que se mantenga con la agencia de viajes:

• Gestión directa del alojamiento por parte de la agencia: Es la opción más recomendable. Se facilita a los participantes un procedimiento de contacto directo con la agencia y, en su caso, un código de descuento o referencia para poder disfrutar de precios especiales.

De esta forma la UPF no gestiona datos del alojamiento y la agencia será la responsable de informar sobre el tratamiento de datos personales que realiza.

La organización puede pedir a la agencia de viajes datos agregados (número de asistentes que se alojan en cada hotel, etc.) si la logística del congreso así lo requiere.

• La organización hace de intermediaria: Si la organización del congreso actúa como intermediaria con el hotel o la agencia de viajes, hará falta un acuerdo entre la Universidad y la empresa proveedora que defina las condiciones de la comunicación de datos de carácter personal. Si se utilizan hoteles o intermediarios con los que la Universidad ha establecido un acuerdo marco, este acuerdo ya incorpora las cláusulas necesarias. 

Los datos personales deben conservarse el plazo necesario para atender a las obligaciones que puedan derivarse de la organización del congreso. Por ejemplo, en cumplimiento de la normativa financiera aplicable o para atender auditorías de los entes financiadores de las ayudas que han permitido la organización del congreso.

Los datos de los ponentes, comité organizador, vídeos o presentaciones del congreso, etc. se podrán almacenar en función de lo que se haya indicado en el formulario de autorización que hayan firmado las personas a las que hacen referencia los datos y siempre que éstos no manifiesten su oposición. En caso que una persona solicite la eliminación de sus datos, será pertinente eliminarlas.

En ocasiones, la pervivencia de los datos puede ser permanente por razones de archivo en interés público. Cuando esto sea así, se almacenarán únicamente aquellos datos que resulten imprescindibles.

Recordad que para poder grabar una sesión es necesario disponer del consentimento de los ponentes.

También es necesario informar a los asistentes con carácter previo que la sesión podrá ser grabada (imagen, sonido y/o chat). Esta información se puede dar en el material del congreso o en el auditorio antes de empezar el acto. 

Hace falta el consentimiento exprés de cada participante para el uso de sus datos personales para finalidades diferentes de la organización del congreso. Por ejemplo:

Es necesario el consentimento exprés de cada participante antes de facilitar a otra entidad (por ejemplo co-organizadora del congreso) sus datos personales. Ejemplo: