Quan les normes reguladores del corresponent procediment administratiu requereixin l'aportació de còpies compulsades amb la sol·licitud, escrit o comunicació, la persona interessada aportarà, juntament amb el document original, una còpia del mateix. L'oficina de registre, o la unitat o servei que tramita el procediment, farà l'acarament entre l'original i la còpia, per tal de fer constar que la còpia reprodueix fidelment el document original aportat per la persona interessada. Un cop fet l'acarament i la compulsa, cal retornar els originals a la persona interessada de manera immediata.

La còpia compulsada té la mateixa validesa que l'original en el procediment concret de què es tracti, sense que en cap cas acrediti l'autenticitat del document original.

Cal recordar que la UPF només fa compulses de documents quan es queda la còpia compulsada per adjuntar com a documentació a lliurar dins d'un procediment; ni tan sols compulsa els documents expedits per la UPF si no és per incorporar-los a la presentació de documentació davant la pròpia UPF (Resolució del gerent d'1 de juny del 2004 d'instrucció sobre compulsa de documents a la UPF).

Les oficines de Correus no fan compulsa de documents. Per tant, si voleu enviar la documentació mitjançant Correus, us haureu de procurar la còpia compulsada davant d'un notari. També hi ha alguns ajuntaments que fan còpies compulsades previ pagament d'una taxa establerta a les ordenances municipals però heu tenir en compte que algunes administracions no admeten còpies compulsades que no hagin estat fetes per elles mateixes o per notari.

Si la còpia compulsada la necessiteu per presentar la documentació davant d'una altra administració, us la faran en el registre de l'administració davant de la qual hagueu de presentar la documentació. La compulsa us la faran de manera totalment gratuïta.

Segellat de documentació

En el cas de que alguna entitat privada o universitat estrangera demani als efectes, principalment, de presentació de beques o ofertes de treball, que la documentació vingui segellada per la universitat que ha emès la documentació, no es tracta d'una còpia compulsada sinó de que la universitat posi un segell a la documentació. En aquest cas, cal adreçar-se al Servei de Gestió Acadèmica i, una vegada s'hagi acreditat la documentació demanada, es segellarà el document. Aquest segell especificarà que només és vàlid a aquests efectes.

Compulsa de documents a presentar davant persones privades

Si la documentació l'heu de presentar davant de persones privades (empresa, fundació, universitat privada, etc.) i aquesta no vol realitzar l'acarament i exigeix còpia compulsada, us haureu de procurar la còpia compulsada davant d'un notari o, tal i com hem dit anteriorment, acudir a algun dels ajuntaments que fan còpies compulsades, la majoria d'ells, previ pagament d'una taxa establerta a les ordenances municipals.