Tecnologia per fer la nostra feina
més fàcil, ràpida i eficient!

Per què un Pla de Transformació Digital?

Un Pla de Transformació Digital és un pla estratègic TIC que té per objectiu aprofitar les oportunitats que ofereix la tecnologia per millorar els processos, els serveis i els productes d’una organització. El Pla de Transformació Digital de la UPF és una eina transversal de priorització de projectes que estableix el full de ruta a seguir per als anys 2024 - 2028, tot fixant uns objectius realistes i les fites i accions necessàries per assolir-los.

El Pla vol donar resposta, entre altres, a les necessitats següents:

1.Alinear les prioritats TIC amb l’estratègia i els valors de la UPF.
2.Definir un model de govern del pla que garanteixi la millora en la gestió de les actuacions i en la coordinació entre les diferents unitats que hi intervenen.
3.Dibuixar el rol de les tecnologies emergents en els àmbits de docència, gestió i recerca.
4.Digitalitzar, datificar i automatitzar els processos clau relacionats amb la docència, la gestió, la recerca i la transferència del coneixement.
5.Definir una nova arquitectura de les aplicacions que tingui com a finalitat millorar l’experiència dels usuaris.
6.Convertir la UPF en una organització Smart-Data Centric que identifica i recull les dades amb valor estratègic i les posa en el centre per a la presa de decisions.

 

Fase 1:
Avaluació i diagnosi

maig 2023 - juliol 2023
El punt de partida per a l'elaboració del Pla de Transformació Digital de la UPF ha estat l'anàlisi, mitjançant entrevistes i enquestes anònimes, de la situació actual, identificant les necessitats de millora dels sistemes, les aplicacions i els serveis existents sobre la base de l’evolució del mercat, les necessitats de les àrees funcionals i la seva estratègia.

Alineació estratègica

  • Entrevistes amb la rectora i el gerent

Definició de línies estratègiques

  • Entrevistes amb l'equip de govern
  • Entrevistes amb vicegerents
  • Entrevistes amb caps de departaments/facultats
  • Entrevistes amb responsables de gestió

Valoració subjectiva anònima

  • Enquestes anònimes en línia amb responsables de gestió i usuaris avançats del PTGAS

 

Fase 2:
Línies estratègiques

setembre 2023 - novembre 2023
Com a resultat de les entrevistes i qüestionaris que s'han dut a terme durant la fase d'avaluació, s'han identificat 11 línies estratègiques agrupades en 4 àmbits d'actuació.


1. Digitalització, datificació i automatització de processos

  • 1.1 Digitalització dels processos de gestió vinculats a la docència
  • 1.2 Digitalització dels processos de gestió vinculats a la recerca
  • 1.3 Digitalització dels processos de gestió: recursos econòmics, jurídics i humans


2. Organització orientada a la dada

  • 2.1 Acceleració del programa de dades
  • 2.2 Desenvolupament d'informes i sistemes de control de qualitat (QCis) per millorar la presa de decisions
  • 2.3 Infraestructures i serveis transversals de dades orientades a la recerca


3. Transformació dels serveis tecnològics

  • 3.1 Programa de seguretat i protecció de dades
  • 3.2 Nova arquitectura d’informació i serveis


4. Transformació TIC de la Universitat

  • 4.1 Tecnologies emergents aplicades als processos de docència i recerca
  • 4.2 Campus intel·ligent
  • 4.3 Digitalitzar els canals de comunicació amb estudiants, PDI i PTGAS

Per cadascuna de les 11 línies estratègiques s'ha creat un grup de treball multidisciplinari, no jeràrquic i, sobretot, funcional, amb l'objectiu d'identificar, prioritzar i establir un calendari dels projectes que permetin millorar la nostra feina diària i la qualitat del servei.

11
Grups de treball
24
Sessions presencials
126
Participants

Fase 3:
Pla d'acció

desembre 2023 - gener 2024
Els grups de treball de cadascuna de les 11 línies estratègiques han identificat 190 projectes, dels quals al pla d'acció inicialment s'han prioritzat i planificat més d'un centenar.

El pla d'acció enumera els passos que s'han de fer per assolir l'objectiu de la transformació digital. La finalitat del pla d'acció és determinar els recursos necessaris, definir els rols dels diferents agents implicats, identificar els riscos i establir una planificació temporal per poder-ne fer un seguiment acurat.

Els projectes del pla d'acció s'articulen en 4 etapes seqüencials que permeten superar les barreres de la transformació digital.

 

Consolidar els sistemes i funcions institucionals "bàsiques". Inclou l'actualització dels sistemes a les versions actuals, la millora de la xarxa, l'augment de l'amplada de banda, l'abordatge de les llacunes i els riscos de seguretat i el suport a l'usuari final. Sense l'estabilització, les institucions no poden aprofitar les últimes característiques del seu sistema i seran més propenses a les interrupcions i a un manteniment costós i que requereix molt de temps.

Les institucions han d'adoptar una infraestructura tecnològica bàsica estabilitzada i trobar noves oportunitats d'eficiència i estalvi de costos. Aquesta etapa inclou la implementació de la governança per garantir que les prioritats estiguin alineades, la reducció al mínim necessari de les solucions fetes a mida i la migració a tecnologies de núvol. L'harmonització requereix una voluntat d'adaptació, un compromís amb la gestió del canvi i un acord sobre els resultats previstos centrats en l'experiència d'usuari.

Implementar la tecnologia per racionalitzar les tasques manuals tedioses, maximitzar els recursos i oferir automatització i eficiència, permetent, en última instància, que el professorat i el personal creïn experiències més ràpides, més previsibles i personalitzades. És habitual que les institucions intentin començar el seu camí en aquesta etapa. Tanmateix, sense aconseguir primer l'estabilització i l'harmonització, les institucions tindran molt complicat el repte d'aconseguir l'èxit de l'optimització.

Un cop optimitzat l'ecosistema tecnològic, les institucions poden començar a implementar tecnologies transformadores que els permetin aprofitar les seves dades connectades per impulsar decisions mitjançant l'anàlisi predictiva, introduir innovacions en l'ensenyament i l'aprenentatge, personalitzar el viatge de l'estudiant i dotar els estudiants de tecnologia, estratègies de retenció, etc.

 

Fase 4:
Governança i seguiment

febrer 2024 - desembre 2028
Un dels punts claus del pla d'acció és la definició dels mecanismes de governança i seguiment que han de garantir que el Pla de Transformació Digital evoluciona segons el previst i han de permetre, eventualment, afegir o desestimar projectes per adaptar-lo a noves conjuntures.

Governança

S'han definit els següents mecanismes de governança organitzats jeràrquicament en 3 nivells.

Garanteix l'execució correcta del Pla de Transformació compromès i el dota dels recursos necessaris.

  • Seguiment: anual
  • Autonomia: disposa de total autonomia per afegir qualsevol projecte estratègic al Pla de transformació.

Informa l’Equip de Govern de l’avanç del Pla de Transformació i en fa el seguiment amb els Comitès de Direcció TIC. Aprova els nous projectes proposats pels Comitès de Direcció TIC i els fa arribar les noves necessitats de l’Equip de Govern.

  • Seguiment: trimestral
  • Autonomia: pot afegir projectes estratègics al Pla de transformació independentment de la volumetria del projecte, però sí que cal l’acord amb el Comitè de Direcció TIC específic per a encaixar el projecte dins l’organització d’execució temporal.

Comitès de Direcció TIC: recullen les necessitats dels usuaris funcionals, afegeixen els projectes autònomament en funció de la volumetria, fan el seguiment de l’avanç del Pla de Transformació i recullen les necessitats estratègiques emanades dels nivells superiors per encaixar-les al pla operatiu.

  • Seguiment: bimestral
  • Autonomia: poden afegir projectes XS, S o M al Pla de Transformació només informant l'Equip de Gerència, per afegir projectes més grans caldrà, a més, la seva aprovació.

Grups del Pla de Transformació: recullen anualment l’informe d’avanç i garanteixen que els projectes nascuts dels grups, així com les seves prioritats es respecten i s’executen en temps.

  • Seguiment: anual, coincidint amb la revisió anual de l’Executiva.
  • Autonomia: no disposen d’autonomia per a afegir cap projecte al Pla.

 

Seguiment de l'estat dels projectes

Quadre de comandament de l'estat dels projectes
 

 

Consulta l'evolució dels projectes des del quadre de comandament.

Seguiment del PTD

Què hi trobaràs?

Filtres

Els filtres permeten visualitzar les dades i els gràfics de l'informe segons diferents criteris. Pots seleccionar diversos valors d'un mateix filtre o combinar valors de filtres diferents.

  • Línia estratègica: línies estratègiques definides a la Fase 2 del Pla.
  • Tipus de projecte: els projectes s'han agrupat en 8 tipologies diferents.
  • Etapa: etapes seqüencials d'aplicació del pla d'acció.
  • Responsable funcional: servei o unitat responsable de definir la funcionalitat i fer les proves.

Per netejar els filtres que hagis aplicat clica al botó "Restableix" que trobaràs a la capçalera del quadre de comandament.

Evolució dels projectes

  • Gràfic resum de l'evolució dels projectes: mostra quants projectes hi ha en els diferents estats. Clicant als valors del gràfic també pots filtrar les dades del quadre de comandament.
  • Evolució mitjana dels projectes: percentatge mitjà d'evolució dels projectes (només es tenen en compte els projectes en curs i finalitzats).

Llistat de projectes

Desplaça't cap avall per veure tots els projectes. Pots ordenar el llistat clicant al nom de la columna corresponent, si hi tornes a clicar invertiràs l'ordre. Per a cada projecte trobaràs la informació següent:

  • Projecte: nom del projecte. Si el nom queda tallat situa el cursor damunt per veure la descripció completa.
  • Mida: estimació de les hores de dedicació de personal tècnic.
    • XS: 120 h.
    • S: 240 h.
    • M: 360 h.
    • L: 700 h.
    • XL: 900 h.
    • XXL: més de 900 h.
    • Per cada 100 h. de personal tècnic s'ha estimat una dedicació de 20 h. dels responsables funcionals.
  • Línia: número de la línia estratègica a la qual pertany el projecte
  • Inici / Final: dates de començament i de finalització del projecte
  • Complet: percentatge completat del projecte.