Reforma organitzativa de la UPF

Creació de les unitats de coordinació acadèmica (UCA): per acord del Consell de Govern, de 10 de desembre del 2014, es creen les unitats de coordinació acadèmica (UCA), com a mesura de simplificació de l'organització acadèmica i de suport a l'activitat docent de la UPF. D'aquesta manera, s'inicia el camí per concentrar en una única estructura l'organització acadèmica existent fins ara en centres, departaments i instituts universitaris.

La reforma administrativa duta a terme durant el curs 2015-2016 ha constat de les fases següents:

  • Actuació sobre l’àmbit acadèmic: creació i posada en marxa de les unitats de coordinació acadèmica (UCA).
  • Actuació sobre l’àmbit organitzatiu (per donar suport a les UCA), també en dues fases:
    1. Posada en marxa de les unitats de gestió i administració (UGA).
    2. Reformes als serveis centrals.

És una reforma que afecta el conjunt de la Universitat. L’objectiu final és donar un impuls als projectes estratègics que endega la UPF creant, en cada àmbit, una estructura que hi doni un suport àgil i eficient, facilitant la presa de decisions i afavorint la comunicació entre tots els actors implicats, dins de la Universitat; però, també, cercant la col·laboració dels actors externs. Al mateix temps, la reforma vol fer la Universitat més intel·ligible a la societat que, sovint, ens veu com una organització massa complexa.

Fase 1. Actuació sobre l’àmbit acadèmic: creació i posada en marxa de les UCA

El Consell de Govern de l’11 de desembre del 2014 va aprovar la creació de les unitats de coordinació acadèmica (UCA).

Característiques generals:

  • Les vuit UCA creades es corresponen amb els vuit grans àmbits acadèmics ja existents i són el resultat de l’agrupació i la coordinació de centre i departament.
  • El model UCA és un model transitori i d’aprenentatge. La creació de les UCA no implica canvis en els Estatuts de la UPF. L’objectiu és posar en funcionament les proves pilot de totes les UCA abans d’una reforma dels Estatuts, que haurà d’aprovar el Claustre i que servirà per descriure i definir la nova organització de la Universitat i les seves funcions.
  • La reforma busca agilitzar la presa de decisions i millorar l’eficiència de la Universitat en un entorn global altament competitiu. La integració de les tasques de centres i departaments ha de permetre agilitzar i simplificar l’adopció de decisions en un context global que requereix universitats més flexibles, dinàmiques i capaces d’adaptar-se a un entorn en constant evolució. Alhora, disminuir el nombre d’actors, afavorir la fluïdesa de la comunicació entre la direcció de la Universitat i els diversos àmbits; però també facilitar la comunicació i la visibilitat de la tasca de la Universitat amb els agents externs.
  • La reforma respecta la diversitat científica sota un full de ruta compartit. S’incrementa la coresponsabilitat de cada àmbit en la presa de decisions. La direcció de la Universitat estableix unes directrius generals i cada àmbit acadèmic les concreta en funció de les seves necessitats i particularitats. Sota la premissa que les decisions s’han de prendre el més a prop possible del context on succeeixen, la reforma respecta la diversitat de cada àmbit acadèmic, però també garanteix que les decisions preses s’emmarquin en una estratègia institucional compartida. Sota aquesta lògica, a mig termini, la creació de les UCA anirà acompanyada d’un increment de la responsabilitat directa d’aquests àmbits en el govern de la Universitat. És a dir, es constituirà un equip de direcció amb un reduït nombre de vicerectors i el rector podrà acordar que els representants de cada àmbit puguin tenir, a més, altres funcions de coordinació general i formar part del Consell de Direcció.
  • La direcció de la Universitat garantirà que cada UCA s’organitzi d’acord amb les seves necessitats i prioritats, respectant dues premisses:
    • L’estructura final proposada per cada UCA no pot ser superior a la suma dels recursos que fins ara acumulaven entre centre i departament.
    • Cal mantenir una estructura mínima. Cada UCA es compondrà, com a mínim, d’un responsable d’UCA (una posició inicialment assumida, de comú acord, o bé per l’actual director de departament o bé per l’actual degà/director de centre; en una designació que correspon al rector), a més dels càrrecs del centre i el departament necessaris per coordinar. La resta de l’estructura serà flexible i, per tant, cada àmbit s’organitzarà de la manera més adient per al seu bon funcionament.
  • En última instància, aquesta reforma visualitzarà la UPF a escala global com una universitat singular dins del sistema. La reducció del nombre d’agents implicats en la presa de decisions no només afavorirà la comunicació interna, sinó també la comunicació amb els agents externs. La UPF esdevindrà també una universitat més comprensible i útil a la societat, d’acord amb la voluntat de servei públic. Alhora, també cal tenir present que, en un context en què les universitats competeixen a escala global pel mateix talent i recursos i que, en el cas de la UPF, aquesta tasca es duu a terme en un entorn normatiu molt rígid i amb un finançament essencialment basat en la mida i no en els resultats, la Universitat ha de buscar noves vies de finançament. També per assolir aquest objectiu, és imprescindible comptar amb un projecte propi, singular i innovador que distingeixi la Universitat Pompeu Fabra de la resta.

Fase 2. Actuació sobre l’àmbit organitzatiu

  • Posada en marxa de les UGA a cada àmbit.

La creació de les UCA fa necessaris canvis en l’organització per adaptar-se a aquesta nova estructura política i encarar nous reptes i necessitats.

  1. Millora de l’eficiència en la gestió. La creació de les UGA comporta la integració de les tasques que abans feien les secretaries dels centres i departaments, evitant la duplicitat funcional i optimitzant recursos.
  2. Adequació als nous reptes i les noves oportunitats laborals. La creació de les UCA busca donar un impuls a nous reptes prioritaris per a la Universitat. Des d’un punt de vista organitzatiu, això comporta l’aparició de noves tasques i, per tant, es promou la mobilitat horitzontal i les oportunitats laborals dins la mateixa universitat. Cal tenir present que el nombre de treballadors de la UPF no creixerà significativament en els propers anys.
  3. En paral·lel a aquesta reforma, la Universitat està fent un estudi de dimensionament i un estudi de les càrregues de treball de cada àmbit. L’objectiu és quantificar el grau d’eficiència de cadascun dels àmbits en una selecció d’activitats, amb l’objectiu de reorientar recursos i tasques quan s’identifiqui com a necessari.
  4. Durant aquest període d’aprenentatge, les places que s’ocupen a les proves pilot de les UGA ho fan de manera provisional.
  5. Actualment, hi ha 4 proves pilot en marxa: UGA d'ETIC, UGA d'Humanitats, UGA de CEXS i UGA de CPIS.
  • Reformes als serveis centrals

Com a conseqüència lògica de la creació i l'estructuració de les noves unitats de gestió i administració (UGA), la direcció de la Universitat aposta també per revisar l’estructura de la Gerència, amb l’objectiu de dinamitzar i de flexibilitzar un model organitzatiu administratiu en ocasions excessivament cristal·litzat. Alhora, s’aposta per descentralitzar una part de les funcions que tradicionalment s’havien associat a serveis centrals per apropar-les als campus i donar un servei més proper i personalitzat als usuaris.

Es presenten les principals reformes endegades:

  1. Reforç de la innovació docent i aposta pel multilingüisme.

La UPF vol definir i articular un model docent propi i singular, que la faci visible a escala global. Això passa per reforçar la innovació docent (tenint molt present l’escenari actual i el rol central de la tecnologia) i aglutinar totes les accions vinculades a aquesta sota un únic centre. Per evitar coincidències funcionals i optimitzar recursos, s’opta per reorientar el centre que ja s’ocupava d’aquest àmbit (CQUID) i reforçar-lo amb competències vinculades a aquest camp.

El nou Centre per a la Innovació en Aprenentatge i Coneixement  (CLIK) se centrarà, entre altres objectius, en el reforç de les noves metodologies d’aprenentatge vinculades a les TIC (millor coordinació amb La Factoria) o la capacitació pedagògica del professorat (que ha de fer front als nous models de docència i a un alumnat nadiu digital, entre d’altres).

Alhora, el multilingüisme és un eix transversal i estratègic en una universitat que vol esdevenir global i captar i acollir estudiants i professorat d’arreu. El nou centre aglutina i coordina totes les accions vinculades amb els idiomes de la docència i el programa de multilingüisme.

  1. Integració d’activitats estratègiques en l’àmbit organitzatiu per a l’impuls de projectes institucionals

Els canvis s'han fet per dotar la UPF d’una unitat especialitzada que aporti una visió integral necessària per a l’impuls de projectes institucionals cada cop més rellevants que, en l’actualitat, es gestionen de manera dispersa des d’un punt de vista organitzatiu.

La nova Unitat de Projectes, Estudis i Qualitat (UPEQ) fusiona unitats i serveis ja existents (UEPA + UOP + Qualitat) i assumeix tasques relacionades amb l’elaboració de polítiques estratègiques, de qualitat i avaluació docent, qualitat dels serveis, administració electrònica, dades (DataWarehouse, Open Data), etc.

  1. Reforç de les estructures de recerca i innovació

Reforç de les estructures de suport a la recerca i la innovació als campus del Poblenou i del Mar, amb l’objectiu d’acostar i incrementar el suport als investigadors, millorant la coordinació amb les diferents UCA i guanyant en eficàcia de cara a les convocatòries, la gestió i el seguiment dels projectes i el retiment de comptes.

  1. Descentralització d’algunes tasques de recursos humans

Amb l’objectiu d’oferir un servei més proper al professorat i facilitar la gestió de les UCA/UGA, la part de les tasques del Servei de PDI vinculades a la signatura de contractes passen a fer-se al campus.

  1. Descentralització de les tasques de comunicació

Amb l’objectiu d’oferir un servei més proper a les UCA/UGA, els efectius de l’àmbit de la comunicació treballaran, també, des dels campus. Aquesta mesura permet una major especialització de l’equip i facilita la comunicació i la difusió de les activitats que es produeixen als campus dins de la Universitat i cap enfora.