Con el objetivo de incorporar una perspectiva plural sobre cada uno de los ámbitos que integran el Plan Estratégico 2016-2025, durante la fase participativa del proceso de elaboración, se crearon cinco grupos de trabajo, uno por cada ámbito estratégico. Estos grupos contaron con la participación de personas de todos los colectivos de la comunidad universitaria: miembros del PDI y del PAS, estudiantes de grado y postgrado. También participaron en ellos stakeholders, partners, alumni y miembros del Consejo Social, y fueron invitados a participar algunos especialistas externos a la Universidad, que complementaron el debate con su expertise. Estos grupos fueron coordinados por un presidente, designado por el rector, y se reunieron periódicamente de febrero a junio de 2015.

La labor de los grupos fue de carácter asesor y, tomando como punto de partida la diagnosis inicial elaborada por el equipo del Plan, debatieron y reflexionaron sobre la situación presente de la UPF, identificaron las oportunidades y las amenazas para su desarrollo futuro y apuntaron los retos más destacados que la Universidad deberá afrontar en los próximos años. Esta labor culminó con la elaboración, por parte de cada grupo, de un informe de su ámbito con una parte de diagnosis y una parte propositiva, que sirvieron como base para redactar el texto del Plan Estratégico 2016-2025.

Adicionalmente, se definieron dos ámbitos más, el de Internacionalización y el de Compromiso, que se analizaron de manera transversal en cada uno de los grupos de trabajo, así como en los demás canales de participación. En atención a su relevancia estratégica, por estar presentes en la totalidad de las actividades y de las áreas de la Universidad, estos dos ámbitos transversales se establecieron con el fin de estimular la reflexión de conjunto.

Para hacer el seguimiento de este proceso se creó el Comité Coordinador, formado por los presidentes de cada uno de los grupos de trabajo, el director del Plan, el vicerrector de Planificación, la jefa del Gabinete del Rectorado y el equipo del Plan.