Workspace Studio es una solución integrada en el ecosistema de Google que permite crear flujos de trabajo para automatizar tareas y procesos mediante Gemini.

La plataforma conecta aplicaciones como Gmail, Google Docs, Sheets, Drive y Calendar para ejecutar acciones automáticas, lo que ayuda a ahorrar tiempo en tareas repetitivas y mejorar la gestión de la información.

La herramienta destaca por su sencillez: basta con describir la tarea que quieres realizar en lenguaje natural y Gemini configura el proceso automáticamente.

¿Cómo funiona un flujo de trabajo?

Cada automatización se divide en tres pasos:

• Activador (starter): el evento que inicia el proceso (por ejemplo, recibir un correo nuevo)
• Acción de IA: Gemini analiza la información, hace un resumen o extrae datos clave
• Acción final: el sistema ejecuta una tarea (por ejemplo, guardar un archivo en Drive o enviar un aviso)

Actualmente, Workspace Studio puede generar resultados en catalán siempre que se indique explícitamente. Por ejemplo, en pasos como el resumen de mensajes, es necesario especificar que el resultado se quiere en catalán. Google recomienda añadir al final de cada paso del flujo la indicación "Output language: Catalan".

¿Qué puedes hacer con Workspace Studio?

• Resumir documentos: genera síntesis de archivos extensos, hilos de correo o transcripciones
• Organizar archivos: clasifica y guarda automáticamente los adjuntos del correo en carpetas específicas de Drive
• Extraer datos: identifica información clave de los documentos y la envía a una hoja de cálculo
• Notificaciones inteligentes: configura avisos personalizados según el contenido de los mensajes recibidos

Cómo utilizar la herramienta

• Accede: entra en studio.workspace.google.com o clica en el icono  de la barra superior de Gmail o del Google Chat.  
• Configura: describe la automatización que necesitas (ej: "Cuando reciba un correo con un PDF adjunto, guárdalo en una carpeta de Drive y avísame por Google Chat.").
• Activa: revisa el flujo generado por Gemini, verifica las conexiones con las aplicaciones y actívalo para que se ejecute.

También puedes utilizar plantillas o ejemplos de flujos creados y adaptarlos a tus necesidades específicas.

Privacidad y seguridad

Workspace Studio garantiza la máxima privacidad de los datos. El contenido se mantiene en un entorno seguro y no se utiliza para entrenar modelos públicos de IA.

Límites de uso de la funcionalidad

Actualmente, Google establece algunos límites de uso como un máximo de 100 flujos por usuario, hasta 20 pasos por flujo y un tope de 400 ejecuciones mensuales (100 diarias), así como un máximo de 25 flujos activos con Gmail para evitar envíos masivos. Si se exceden estos límites, pueden aparecer mensajes del tipo: "Rate Limit Exceeded".

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