Documents i fitxers multimèdia

Aquest apartat és on trobem el llistat de tots els arxius o documents del nostre site. A la pàgina Afegir documents i imatges s'explica com pujar un document o una imatge a un contingut.

Des d'aquest apartat d'administració també podem pujar un arxiu i a la vegada ens permet una administració avançada de tota l'estructura d'arxius del site: pujar diversos arxius a la vegada, redistribuir arxius en carpetes, pujar una nova versió d'un document, etc...

Tenim diferents botons que explicarem més avall, però no utilitzarem "Administra""Subscriviu-vos" ni la capseta amb els filtres. Com a usuari, qualsevol canvi que realitzis en aquesta secció serà sota la teva responsabilitat.

A continuació anem a veure les diferents accions que podem dur a terme: 

Botó "Afegeix"

Es desplega un seguit d'opcions:

Les opcions "Drecera", "Repositori" i "UPF Carrussel - IMG" estan reservades a l'equip tècnic i backoffice del Servei d'Informàtica. Com a usuari, qualsevol canvi que realitzis en aquesta secció serà sota la teva responsabilitat.
  1. Carpeta: permet crear una carpeta o subcarpeta per tal d'organitzar els arxius a nivell intern d'administració. Si movem un arxiu d'una carpeta a una altra no tindrà cap implicació si aquest arxiu està enllaçat o col·locat a un contingut del nostre site, ja que és una acció administrativa interna totalment independent a la URL de l'arxiu.
  2. Diversos documents: permet pujar múltiples documents a la vegada.
  3. : és l'opció bàsica per pujar un sol document. És l'opció recomanada si el que volem és pujar un arxiu.
  4. Slider - IMG: quan volem pujar una imatge per utilitzar amb l'slider: més informació a Slider Impacte

 

Botó "Ordenar per"

Podem ordenar el llistat de documents tenint en compte diferents criteris.

Mode de llistat

Amb aquest botó podem canviar el mode de llista dels arxius. Es recomana sempre tenir-lo en mode "Llistes" si volem reordenar el llistat amb les diferents opcions que ens dóna el botó "Ordenar per".

 

Accions sobre un fitxer

Cada fitxer disposa d'un botó desplegable des d'on hi podem realitzar diferents accions.

  1. Descàrrega: permet descarregar l'arxiu.
  2. Edita: podem editar el contingut tal i com s'explica a Editar/substituir un fitxer.
  3. Mou: permet moure un arxiu a una carpeta que haguem creat. Es recomana tenir els arxius i documents organitzats en carpetes amb l'objectiu de facilitar-ne la gestió. El fet de moure un arxiu a una altra carpeta no té cap implicació si aquest arxiu està enllaçat o col·locat a un contingut del nostre site, ja que és una acció administrativa interna totalment independent a la URL de l'arxiu.
  4. Bloquejar: Aquesta secció està reservada a l'equip tècnic i backoffice del Servei d'Informàtica. Com a usuari, qualsevol canvi que realitzis en aquesta secció serà sota la teva responsabilitat.
  5. Permisos: Aquesta secció està reservada a l'equip tècnic i backoffice del Servei d'Informàtica. Com a usuari, qualsevol canvi que realitzis en aquesta secció serà sota la teva responsabilitat.
  6. Mou a la paperera de reciclatge: permet moure un contingut a la paperera. Aquest ja no es mostrarà en el lloc web ni apareixerà a la pàgina d'administració de documents i fitxers multimèdia, però encara el podrem recuperar de la paperera.
Cal recordar que les carpetes de fitxers també disposen d'un botó desplegable des d'on hi podem realitzar les accions que hem comentat anteriorment amb l'afegit de dos més: "Afegeix una subcarpeta" i "Accedeix des de l'escriptori". Aquesta última opció està reservada a l'equip tècnic i backoffice del Servei d'Informàtica. Com a usuari, qualsevol canvi que realitzis en aquesta secció serà sota la teva responsabilitat.

 

Visualitzar un fitxer

Des "Documents i fitxers multimedia" també podem visualitzar els arxius clicant-los a sobre:

Aquesta pantalla de visualització de l'arxiu ens permet consultar el contingut del document, ja sigui una imatge, pdf, etc.

També podem veure una fila de botons amb les accions disponibles que ja hem comentat a Accions sobre un fitxer:

A la dreta del document tenim una zona d'informació bàsica sobre el document.

Aquesta zona presenta novament un botó de "Descàrrega" i dos botons més: "URL" i "URL de WebDAV".

  1. URL: ens mostra la URL que té l'arxiu. De vegades necessitem saber quina URL té l'arxiu com quan per exemple estem editant una fitxa titulació. Quan volem utilitzar la URL del fitxer per enllaçar el document des d'alguna de les pàgines del nostre site o qualsevol altre site del portal UPF és molt important només agafar la part relativa de la URL, és a dir, treure sempre la primera part "https://portal.upf.edu" i només utilitzar a partir de "/documents/...".
  2. URL de WebDAV: Aquesta URL està reservada a l'equip tècnic i backoffice del Servei d'Informàtica. Si tens cap necessitat, dubte o problema al voltant d'aquest tema et pots posar en contacte amb la unitat d'informàtica del teu campus via CAU per tal que ho puguin escalar a l'equip tècnic.

Per últim tenim la zona de les "metadates" de l'arxiu i l'"Historial de la versió":

A l'historial de la revisió podem recuperar versions anteriors del document, visualitzar-les i, fins i tot, descarregar-les.

 

Editar/substituir un fitxer

Moltes vegades necessitem canviar un fitxer per una versió més actualitzada. Un exemple pot ser un document amb informació acadèmica on necessitem actualitzar-hi algunes dades concretes degut a l'inici d'un nou curs acadèmic (pdf, imatge, etc...). Lògicament les modificacions del document les farem amb el software necessari al marge de Liferay (Microsoft Office, Acrobat, Photoshop, OpenOffice...). 

Un cop tenim l'arxiu modificat necessitarem pujar la nova versió al nostre site per substituir la versió vella. Per fer això és molt important no esborrar l'arxiu vell per després pujar el nou. Per tal d'evitar que es trenquin enllaços cap al document que puguin tenir continguts del nostre site hem de seguir els següents passos:

  1. Anar a Adminstació del lloc > Documents i fitxers multimèdia.
  2. Clicar el botó "Edita" de l'arxiu que volem substituir.
  3. Hem de pujar el document actualitzat mitjançant el camp "Fitxer":
  4. Cliquem el botó "Publica".
  5. Ja tenim el fitxer substituit i s'ha creat una nova versió a l'"Historial de la versió".

Filtres de llistat i botons "Administra" i "Subscriviu-vos"

Opcions deshabilitades o d'ús reservat per a l'equip tècnic i backoffice

Aquestes seccions estan reservades a l'equip tècnic i backoffice del Servei d'Informàtica. Com a usuari, qualsevol canvi que hi realitzis serà sota la teva responsabilitat.

Si tens cap necessitat, dubte o problema al voltant d'aquest tema et pots posar en contacte amb la unitat d'informàtica del teu campus via CAU per tal que ho puguin escalar a l'equip tècnic.