Acord del Consell de Govern de 19 d'octubre del 2016.

El capítol VI del títol preliminar de la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, del sector públic regula els convenis administratius, en la línia prevista en el Dictamen 878 del Tribunal de Cuentas, de 30 de novembre del 2010, que recomanava sistematitzar el seu marc legal i la tipologia, establir-ne els requisits per a la seva validesa i imposar l'obligació de remetre'ls al mateix Tribunal o al corresponent de cada comunitat autònoma.

Així, els articles 47 i següents de l'esmentada Llei, d'aplicació a les universitats públiques, desenvolupa un règim complet dels convenis, fixa el seu contingut mínim, les classes, la durada i l'extinció, i n'assegura el control.

A banda, les importants i extenses relacions de la Universitat amb altres organismes genera la signatura de molts convenis, i aquesta important producció fa necessari dictar unes normes que facilitin i que agilitin la tramitació administrativa d'elaboració dels convenis amb un procediment que garanteixi que la signatura d'un conveni ha seguit tots els tràmits necessaris que requereix per confirmar-ne l'oportunitat i la legalitat, a més del seu coneixement per part de tots els òrgans i unitats implicades.

És per això, que el Consell de Govern,

 

ACORDA:

Aprovar la normativa sobre convenis administratius signats per la Universitat Pompeu Fabra.

 

Títol 1. Definició, classes i contingut dels convenis

Article 1. Objecte i definició

1. L'objecte d'aquesta normativa és regular la subscripció de convenis administratius de la Universitat Pompeu Fabra amb altres entitats públiques o privades, de qualsevol nacionalitat, i el procediment de proposta, tramitació, aprovació, signatura i control d'aquests convenis.

2. S'entén per conveni els acords, amb efectes jurídics, adoptats per la Universitat amb administracions públiques, amb els organismes públics i entitats de dret públic vinculats o dependents d'aquelles o d'ella mateixa, amb altres universitats i amb subjectes de dret privat per a un fi comú.

No tenen la consideració de convenis, a efectes de la Llei 40/2015, els protocols generals d'actuació o els instruments similars que comportin meres declaracions d'intenció de contingut general o que expressin la voluntat de les administracions i les parts subscriptores per actuar amb un objectiu comú, sempre que no suposin la formalització de compromisos jurídics concrets i exigibles. Això no obstant, queden subjectes a la present normativa interna a efectes de tramitació amb les especialitats indicades quant al procediment.

3. Els convenis no poden tenir per objecte prestacions pròpies dels contractes. En aquest cas, la seva naturalesa i el règim jurídic s'ajustaran a la legislació de contractes del sector públic.

4. No se sotmeten a aquesta normativa les encomandes de gestió, els convenis que finalitzen un procediment administratiu, ni tampoc els instruments que suposen la cessió de la titularitat de la competència, que es regulen per les seves pròpies normes.

 

Article 2. Negocis jurídics exclosos

No tenen la consideració de convenis i, per tant, queden exclosos d'aquesta normativa, els contractes de qualsevol naturalesa i en particular:

- Els de l'àmbit d'aplicació de la Llei de contractes del sector públic i de la Llei de patrimoni.

- Els contractes subscrits a l'empara de l'article 83 de la LOU i els relatius als projectes de recerca, al suport tecnològic i a la transferència de tecnologia.

- Les donacions de persones privades, físiques o jurídiques i qualsevol negoci jurídic subscrit amb persona privada que estigui sotmès al dret privat.  

 

Article 3.  Convenis amb especialitat per la matèria

Tots els convenis signats per la Universitat Pompeu Fabra seguiran el procediment de proposta, tramitació, aprovació, signatura i control previst en aquesta normativa, si bé hi ha convenis que per l'especialitat de la matèria hauran de tenir en compte, a més, la normativa que els regula, com ara:

- Els convenis per a l'adscripció de centres d'ensenyament superior o per a l'adscripció o creació de centres de recerca o d'instituts universitaris de recerca conjuntament amb altres institucions.

- Els concerts amb institucions sanitàries previstos a la legislació sanitària i universitària.

- Els convenis que instrumentin una subvenció hauran de complir el previst en la legislació de subvencions que els resulti aplicable.

- Els convenis per a la implantació d'ensenyaments oficials conjuntament amb altres universitats.

- Els convenis de cotutela de tesi.

- Els convenis de pràctiques externes dels estudiants.

- Els convenis per adscriure o vincular residències universitàries.

- Els convenis d'avantatges per a la comunitat universitària que preveuen descomptes, ofertes, etc., sense contraprestació per part de la Universitat.

- Els convenis amb entitats bancàries per donar serveis bancaris o financers a la comunitat universitària.

- Els convenis de cessió de dades personals.

 

Article 4.  Tipus de conveni

Els convenis poden ser del tipus següent:

a) Convenis interadministratius: els signats per la Universitat amb administracions públiques o els seus ens dependents o vinculats.

b) Convenis intraadministratius: els signats per la Universitat amb els seus ens dependents o vinculats.

c) Convenis signats per la Universitat amb entitats privades.

d) Convenis signats per la Universitat amb subjectes de dret internacional que no siguin constitutius ni de tractat internacional, ni d'acord internacional administratiu, ni d'acord internacional no normatiu, que estan sotmesos a l'ordenament jurídic del país que determinin les parts.

 

Article 5. Classes de conveni

Els convenis poden ser de la classe següent:

1. Convenis generals: els que estableixen línies generals de cooperació i d'intercanvi i comprenen a tota la Universitat. En general, requereixen el desenvolupament mitjançant convenis específics.

2. Convenis específics: els que plantegen un objectiu determinat, amb indicació de les obligacions i les contraprestacions concretes de les parts.

 

Article 6. Contingut dels convenis

Els convenis han de contenir, com a mínim, els elements següents:

a) Subjectes que subscriuen el conveni i la capacitat jurídica amb què actua cada una de les parts, amb indicació expressa de les dades identificatives de les entitats, de la competència en la qual es fonamenta l'actuació de la Universitat, i de la responsabilitat, càrrec o poders que ostenta la persona que signa com a representant de l'altra part.

b) Una part expositiva en la qual es descriuen les raons i les circumstàncies que motiven la col·laboració.

c) En el cas que existeixi un conveni general previ, els convenis específics hi hauran de fer referència.

d) Descripció de l'objecte del conveni, i actuacions que ha de fer cada subjecte per al seu compliment, amb indicació, en el seu cas, de la titularitat dels resultats obtinguts.

e) Obligacions i compromisos econòmics assumits per cada una de les parts, si n'hi ha, amb indicació de la seva distribució temporal per anualitats i la seva imputació concreta al pressupost corresponent, d'acord amb el previst en la legislació pressupostària. Llevat que s'expressin en un altre document, s'han d'indicar les dades bancàries del compte on es faran els ingressos.

f) Conseqüències aplicables en cas d'incompliment de les obligacions i els compromisos assumits per cadascuna de les parts i, en el seu cas, els criteris per determinar la possible indemnització per l'incompliment.

g) Mecanismes de seguiment, vigilància i control de l'execució del conveni i dels compromisos adquirits, bé sigui amb la creació de comissions mixtes, bé amb la indicació del responsable de cada entitat per al seguiment, a més de la presentació de memòries, documents, resultats o similars. Aquest mecanisme resoldrà els problemes d'interpretació i compliment que es puguin plantejar respecte dels convenis.

h) El règim de modificació del conveni. Si manca una regulació expressa, la modificació del contingut del conveni requerirà acord unànime de les parts signants.

i)  Termini de vigència del conveni sota les regles següents:

- Els convenis tindran una durada determinada, que no pot ser superior a quatre anys, llevat que normativament estigui previst un termini superior.

- En qualsevol moment abans de la finalització del termini establert en l'apartat anterior, els signants del conveni podran acordar-ne unànimement la pròrroga per un període de fins a quatre anys addicionals o la seva extinció.

j) Sotmetiment a la jurisdicció que correspongui. Alternativament i sempre que estigui justificat i les parts signants hi estiguin d'acord, es podran preveure sistemes per sotmetre les controvèrsies a arbitratge.

 

Article 7. Extinció dels convenis

1. Els convenis han d'incloure les causes d'extinció i, com a mínim, han de 
constar-hi les causes següents:

-Pel compliment de les actuacions que constitueixen el seu objecte.

-Per incórrer en causa de resolució, indicant les causes següents, com a mínim:

a) El transcurs del termini de vigència del conveni sense haver-ne acordat la seva pròrroga.

b) L'acord unànime de tots els signants.

c) L'incompliment de les obligacions i dels compromisos assumits per part d'algun dels signants. En aquest cas, qualsevol de les parts pot notificar a la part incomplidora un requeriment perquè es compleixin en un determinat termini les obligacions o els compromisos que es considerin incomplerts. Aquest requeriment serà comunicat al responsable del mecanisme de seguiment, vigilància i control de l'execució del conveni i a la resta de les parts signants. Si transcorregut el termini indicat en el requeriment persistís 
l'incompliment, la part que ha fet el requeriment notificarà a les parts la concurrència de la causa de resolució i s'entendrà resolt el conveni. La resolució del conveni per aquesta causa pot comportar la indemnització dels perjudicis causats si així s'ha previst.

d) Per decisió judicial declaratòria de la nul·litat del conveni.

e) Per qualsevol altra causa prevista en la legislació.

2. Els efectes de l'extinció seran els establerts a l'article 52 de la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, del sector públic.

 

Títol 2. Tràmits per a la subscripció de convenis

Article 8. Iniciativa

La iniciativa per a l'establiment d'un conveni pot provenir de qualsevol unitat acadèmica o administrativa de la Universitat o del seu professorat. En el cas dels convenis a iniciativa del professorat, la proposta haurà de comptar amb el vistiplau del titular de la unitat acadèmica afectada i, en el seu cas, del coordinador o coordinadora d'intercanvis, segons l'àmbit del conveni.

 

Article 9. Inici del procediment

1. La unitat acadèmica o administrativa o el professor o professora que promogui un conveni haurà de complimentar una proposta, amb un model normalitzat, on consti:

- La justificació del conveni.

- L'entitat o entitats amb les quals se signarà.

- La indicació de si hi ha un conveni general previ.

- Les activitats que s'han de desenvolupar.

- El caràcter no contractual de l'activitat.

- Els compromisos adquirits per cadascuna de les parts amb indicació, en el seu cas, de la titularitat dels resultats obtinguts.

- Els recursos humans, econòmics o materials i la dotació pressupostària prevista.

- Les persones que signaran per l'altra o altres entitats, amb indicació del càrrec que ostenten i la menció a l'acreditació de la seva representació.

- La persona de contacte amb la tercera entitat, amb telèfon i adreça.

- El nom de l'interlocutor a la UPF.

- L'autoritat de la UPF que signarà el conveni, amb indicació de la competència que ostenta.

- Els mecanismes de seguiment, vigilància i control de l'execució del conveni i dels compromisos adquirits.

- En el seu cas, el vistiplau del titular de la unitat acadèmica corresponent o, en el seu cas, del coordinador o coordinadora d'intercanvis.

2. En el cas que es disposi d'un esborrany de conveni, s'adjuntarà a la proposta.

3. En cap cas s'adjuntarà una proposta de conveni ja signada per l'altra entitat.

4. En el cas de propostes de conveni redactades en una llengua estrangera per raó de la nacionalitat de l'entitat signant, els serveis i les unitats administratives que tramitin o que informin el conveni podran demanar-ne una versió en català.

5. Les addendes a un conveni, ja siguin de pròrroga o de modificació del conveni principal, així com les propostes de denúncia per finalitzar un conveni, seguiran la tramitació prevista per les propostes de conveni. En el cas de les propostes de denúncia, s'ha d'adjuntar un informe sobre les causes i si hi ha pendents d'execució compromisos adquirits en el conveni.

 

Article 10. Tramitació

1. La tramitació d'un conveni correspon a un servei o unitat administrativa, sense perjudici de qui promou el conveni:

- Si la iniciativa és d'un professor o professora o d'una unitat acadèmica, la unitat administrativa de tramitació serà la unitat de gestió i administració de l'àmbit de la unitat acadèmica o el servei o unitat administrativa especialitzat en la matèria del conveni.

- Si la iniciativa és d'un servei o unitat administrativa, la unitat administrativa de tramitació serà aquest mateix servei o unitat.

- Si la iniciativa és del Rectorat o de la Gerència, assenyalaran quin és el servei o unitat administrativa de tramitació.

2. El servei o unitat administrativa de tramitació elaborarà l'esborrany de conveni si el promotor no li ha facilitat.

3. El servei o unitat administrativa de tramitació obrirà un expedient administratiu, d'acord amb les normes del sistema de gestió documental i arxiu de la UPF, que inclourà els documents normalitzats que indica aquesta normativa, els informes i l'esborrany o esborranys de conveni i quan estigui signat, l'original del conveni.

4. El servei o unitat administrativa de tramitació sol·licitarà els informes i les validacions necessaris per formalitzar el conveni d'acord amb el previst en aquesta normativa.

5. El servei o unitat administrativa de tramitació és el responsable del seguiment de l'execució del conveni, sense perjudici del sistema de seguiment previst en el conveni.

 

Article 11. Tramitació especial per als convenis internacionals

1. Les propostes de convenis institucionals amb universitats i centres estrangers seran adreçades directament pel promotor al Servei de Relacions Internacionals, que farà el seguiment del conveni fins a la seva signatura i sol·licitarà els informes sobre l'oportunitat, la legalitat i la viabilitat de la proposta. En el cas que la proposta provingui d'un professor o professora, haurà de portar el vistiplau del titular de la unitat acadèmica o, en el seu cas, del coordinador o coordinadora d'intercanvis.

2. En el cas de conveni amb subjectes de dret internacional que siguin constitutius de tractat internacional, d'acord internacional administratiu o d'acord internacional no normatiu, seran sotmesos al que estableix la legislació de l'Estat en aquesta matèria, sens perjudici de complir les fases de tramitació previstes en aquesta normativa.

 

Article 12. Informes

1. Els convenis amb compromisos econòmics o que impliquin recursos humans o d'espais o infraestructures requeriran l'autorització de la Gerència. Les propostes de conveni promogudes per professors i unitats acadèmiques, llevat dels convenis amb institucions internacionals, hauran de ser informades prèviament per la direcció del campus, que haurà de valorar els compromisos adquirits sobre recursos de qualsevol mena i el sistema de finançament previst.

2. Tots els convenis han de ser informats preceptivament pel Servei d'Assessoria Jurídica, llevat si el conveni segueix un model tipus prèviament aprovat per aquest servei o es tracti de convenis de l'article 3 d'aquesta normativa que es limitin a incloure les clàusules previstes a la normativa que els regula. L'informe del Servei d'Assessoria Jurídica, que serà posterior a l'informe econòmic, pot incloure indicacions de millora o modificacions per fer en la proposta o en la redacció resultant del conveni.

3. En el cas que dels informes es derivin propostes de modificació, el servei o unitat administrativa de tramitació les comunicarà al promotor o promotora del conveni i es comunicarà a l'entitat tercera per aconseguir el consens en la redacció definitiva. La unitat tramitadora farà un informe justificatiu de les esmenes fetes en els informes que no s'incorporaran finalment al conveni.

4. Si dels informes es derivés la no-viabilitat de la proposta en els termes plantejats, el servei o unitat administrativa de tramitació ho comunicarà a l'entitat tercera, als efectes de tancar el procediment o de començar-ne un de nou amb una nova proposta.

5. En el cas que la documentació no sigui completa, els serveis que han d'informar els convenis demanaran al servei o unitat administrativa de tramitació que la completi.

6. El Gabinet del Rectorat podrà, en qualsevol moment abans de la signatura d'un conveni, informar sobre l'oportunitat del conveni.

7. Els serveis i unitats administratives que han d'informar un conveni podran demanar al servei o unitat administrativa de tramitació l'esborrany de conveni en format electrònic.

 

Article 13. Signatura

1. La signatura dels convenis correspon al rector o rectora, llevat que hi hagi una delegació expressa en altres òrgans.

2. En el cas que, degut al càrrec que ostenta la persona que signa per l'altra entitat, es consideri que un conveni el signi una autoritat diferent, el rector o rectora podrà delegar-ne la signatura. La resolució de delegació s'ha de sol·licitar al Servei d'Assessoria Jurídica. Aquesta resolució haurà d'incorporar-se a l'expedient del conveni.

3. Els convenis es perfeccionen per la prestació del consentiment de les parts. La signatura d'un conveni podrà fer-se amb un acte presencial, segons que acordin ambdues parts, o de manera separada.

4. Els convenis seguiran, en principi, les normes lingüístiques de la UPF.

5. Els convenis se signen en paper blanc sense senyals corporatives, llevat que les entitats signants acordin incorporar el logotip o senyal de totes les institucions signants.

6. El servei o unitat administrativa de tramitació elevarà a la secretaria del  Rectorat el conveni per signar, conjuntament amb els documents normalitzats que formen part de l'expedient administratiu.

 

Article 14. Difusió

1. El servei o unitat administrativa que tramita el conveni ha de donar trasllat d'un exemplar original a l'entitat o entitats signatàries.

2. També ha de fer arribar una còpia del conveni a aquelles unitats acadèmiques o administratives de la UPF directament implicades en el seu compliment i execució. Quan el conveni prevegi moviments econòmics, s'hauran de comunicar al Servei de Pressupostos i Finances les dates previstes.

3. Correspon al servei o unitat administrativa que tramita el conveni custodiar l'expedient del conveni, d'acord amb el model de gestió documental i arxiu de la Universitat, que inclourà, a més dels documents normalitzats, l'exemplar original del conveni signat.

 

Article 15. Registre de Convenis

1. La Universitat crearà el Registre de Convenis als efectes de publicitat i control dels convenis subscrits per la Universitat sotmesos a aquesta normativa.

2. El Registre de Convenis queda adscrit a la Secretaria General.

3. El servei o unitat administrativa que ha tramitat el conveni ha de fer arribar, en el termini màxim de deu dies des de la signatura, una còpia del conveni al Registre de Convenis i la informació necessària per inscriure el conveni en el Registre, segons que aquest indiqui.

 

Article 16. Informació als òrgans de govern de la UPF

1. La Secretaria General informarà periòdicament al Consell de Govern dels convenis inscrits en el Registre de Convenis.

2. La Gerència haurà de fer arribar al Consell Social informació de manera periòdica sobre els convenis que suposen ingressos o despeses.

 

Article.17. Tramitació als òrgans de control extern

Els convenis subscrits que superin els 600.000 euros, o la xifra que s'estableixi en cada moment en la legislació, així com les seves modificacions, pròrrogues o extinció, seran remesos per la Gerència a l'òrgan o òrgans externs de fiscalització de comptes de la Universitat.

 

Disposició addicional primera. Creació del Registre de Convenis

1. S'autoritza el rector o rectora a crear, per resolució, el Registre de Convenis i a determinar les seves característiques.

2. Mentre no estigui en marxa el Registre de Convenis, els convenis es continuaran inscrivint a l'Arxiu de Convenis i custodiantse l'original en l'esmentat Arxiu.

 

Disposició addicional segona. Documents normalitzats

S'autoritza el rector o rectora a aprovar els documents normalitzats que han de formar part de l'expedient dels convenis administratius.

 

Disposició addicional tercera. Procediment electrònic

En el cas que el procediment de tramitació de convenis sigui electrònic, el rector o rectora en farà les adaptacions oportunes.

 

Disposició addicional quarta. Adaptació dels convenis vigents subscrits

Els convenis signats per la Universitat s'han d'adaptar a la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, del sector públic, en el termini de tres anys a comptar des de l'entrada en vigor de la Llei; això és, l'1 d'octubre del 2019. Això no obstant, l'adaptació serà automàtica en allò que es refereix al termini de vigència dels convenis. Els convenis que no tinguin fixat un termini o, si el tenen, tinguin prevista una pròrroga tàcita per temps indefinit, el termini de vigència serà de quatre anys a comptar des de l'entrada en vigor de la Llei; això és, l'1 d'octubre del 2020.