Organització i processos

La Universitat, en el seu camí per agilitzar el model de gestió i articular millor la nostra organització, ha vetllat per aconseguir una simplificació administrativa i un aplanament de l'estructura organitzativa. Alhora, ha apostat per la transparència pública de manera absoluta.

Algunes de les accions que ha posat en marxa per arribar a aquestes fites són les següents:

● Seguiment de les accions de millora recomanades pels informes de fiscalització: s'han fet públics els informes i les taules de seguiment de les auditories externes fetes sobre la Universitat per la Sindicatura de Comptes, la Intervenció General de la Generalitat i el Tribunal de Comptes. Amb aquesta acció s'ha volgut donar rellevància al compromís de donar a les recomanacions de les auditories el caràcter d'oportunitats de millora en l'àmbit de la gestió, i facilitar-ne el seguiment d'aquestes. L'execució de les recomanacions proposades s'està fent de manera progressiva, i es preveu l'actualització de la intranet amb els progressos assolits.

● Millora de la comunicació interna: l'objectiu és fer arribar la informació estratègica als equips del PAS i del PDI amb més eficàcia; garantir que els projectes institucionals s'acompanyin d'un pla de comunicació i minimitzar els possibles riscos psicosocials que es derivin de la manca o insuficiència de comunicació entre els comandaments i l'equip de treball. En total, s'han elaborat 36 plans de comunicació associats a la difusió de projectes, processos i canvis organitzatius.

● Creació de les unitats de coordinació acadèmica: per acord del Consell de Govern, de 10 de desembre del 2014, es creen les unitats de coordinació acadèmica (UCA), com a mesura de simplificació de l'organització acadèmica i de suport a l'activitat docent de la UPF. D'aquesta manera es concentra en una única estructura l'organització acadèmica existent fins aleshores diferenciada en centres, departaments i instituts universitaris. La Unitat d'Organització i Processos ha participat activament en la definició de la nova estructura.

● Projecte d'Administració Electrònica: la UOP és la unitat encarregada de coordinar i fer el seguiment del projecte global d'administració electrònica de la UPF, tant pel que fa als projectes interns com als projectes comuns interuniversitaris (CSUC).

● Unificació de codis: amb l'objectiu de contribuir a la simplificació administrativa i pensant en l'administració electrònica, s'ha treballat intensament per aconseguir la unificació de codis identificatius de l'estructura administrativa i de gestió. S'ha avançat en el projecte d'unificació de codis, amb la incorporació dels codis emprats per ERES (aplicació de registre).

● Mapa de processos de la UPF: la UOP continua treballant en l'elaboració i la revisió del mapa de processos de tota l'organització. És tot un procés en el qual s'identifiquen els processos, subprocessos i procediments i es determinen quins d'aquests són clau per al bon funcionament de l'organització en general (o la unitat en particular). Alhora, i si escau, se'n planifica la revisió. Els processos i els procediments que cal revisar són projectes autònoms. Actualment hi ha identificats i documentats un total de 37 processos de primer nivell, 83 subprocessos i 546 procediments.

Altres projectes rellevants sobre els quals s'ha treballat són:

● Implantar un nou model d'acollida del PDI internacional: l'equip de treball encarregat d'analitzar l'actual model d'acollida del PDI internacional, integrat per personal del Servei de Relacions Internacionals, el Servei de PDI, caps de secretaria de departament i la Unitat d'Organització i Processos, ha ideat un pla d'acollida que inclou el suport, els instruments i les eines homogènies per facilitar la tasca d'acollida al professorat nouvingut. Aquest pla d'acollida compta amb l'ordenació de les tasques que el procés d'acollida porta implícites segons la unitat a qui correspon executar-les (els serveis centrals o les secretaries de departament) i el moment en què esdevé oportú fer-ho (amb caràcter previ a la incorporació del treballador a la UPF o un cop ja s'hi ha instal·lat).

● Potenciar el reconeixement del PAS a les fases prèvia i posterior i a la seva edat de jubilació: per afavorir la transmissió dels coneixements adquirits a la UPF pel personal que és proper a la seva edat de jubilació i mantenir el seu vincle amb la universitat després de la jubilació, s'ha impulsat l'anomenat programa PAS sènior, que ha comptat amb la participació activa de persones properes a la seva edat de jubilació i altres que ja se n'han desvinculat per aquest motiu. Aquest programa es complementarà també amb accions relacionades amb la flexibilització de les condicions de treball d'aquest col·lectiu.

● Des del mes de setembre del 2014 fins al 31 de maig del 2015 s'han publicat cinc edicions del butlletí Funció Directiva.

● Impulsar un pla d'acció específic per a les persones dins el Programa de Responsabilitat Social de la UPF: s'ha treballat molt activament en el disseny de tot un seguit d'accions dins el Programa de Responsabilitat Social de la UPF que afecten tant les condicions de treball com els serveis i les activitats que es volen potenciar, per afavorir la compatibilitat entre el compliment de les obligacions laborals i la dedicació a activitats socials que permeti retornar a la societat part de tot allò que ella prèviament ens ha facilitat atorgant-nos responsabilitats en els àmbits docents, investigadors i de transferència.

● Elaboració d'anàlisis organitzatives, descripcions de llocs de treball i valoracions de llocs de treball: la Unitat d'Organització i Processos ha elaborat anàlisis organitzatives partint d'una metodologia en què es facilita al responsable de la unitat un diagnòstic i un pla de millora dels diferents aspectes organitzatius com són: l'estructura, la millora de processos, l'elaboració o revisió del mapa de processos, l'anàlisi i documentació dels processos clau, la plantilla amb la descripció dels llocs de treball (DLT) i la seva valoració (VLT). Des de finals de setembre del 2014 i fins ara, s'han descrit un total de 35 llocs de treball i se n'han valorat un total de 19.